(Business Lounge Journal – Human Resources)
Jepang, negara dengan total penduduk – pada tahun 2024 – sebanyak 120 juta orang lebih dan terkenal dengan budaya kerja yang efektif, efisien, dan produktif. Tak heran, jika Jepang menjadi 4 besar negara maju di dunia dan budaya kerjanya banyak ditiru oleh negara-negara lain. Pekerja yang berpakaian rapi dan berjalan tergesa-gesa adalah pemandangan yang biasa dijumpai di subway dan jalan-jalan, memberikan kesan orang Jepang serius dan tak main-main dalam hal pekerjaan. Seperti yang penulis saksikan sendiri, budaya para pekerja di Kota Tokyo yang disiplin, mereka sudah mulai berdatangan di kantor sejak pukul 06.00 pagi.
Mari kita sama-sama mempelajari filosofi kerja orang Jepang. Di balik kemajuan teknologi dan perkembangan kehidupan orang Jepang dalam bekerja, ternyata negeri sakura tersebut menerapkan budaya kerja yang disebut sebagai Kaizen.
Secara harafiah dalam bahasa Jepang, “Kaizen” berarti perubahan baik (Kai = perubahan, Zen = baik). Kaizen dikembangkan di Jepang pada tahun 1950. Metode Kaizen ditemukan oleh seorang ahli teori organisasi dan konsultan manajemen di Jepang, Masaaki Imai. Dia populer karena karya-karyanya tentang manajemen mutu. Mengutip perkataan Masaaki Imai seperti dilansir dari Times of India, “Filosofi strategi Kaizen, yakni tidak ada hari yang berlalu tanpa semacam perbaikan yang dilakukan di suatu tempat. Metode Kaizen tidak bisa hanya dilakukan sekali atau dua kali dan kita mengharapkan hasil yang langsung dirasakan. Anda harus melakukannya untuk jangka panjang”, demikian pungkasnya.
Budaya kerja Kaizen adalah melakukan perbaikan terus-menerus. Kita tidak dituntut melakukan perubahan revolusioner yang dapat membahayakan perusahaan, namun kita dapat memberikan perubahan-perubahan kecil/spesifik dengan intensitas tinggi pada alur kerja tertentu. Prinsipnya tidak ada metode yang terbaik, tetapi menjadikan lebih baik adalah sebuah kewajiban. Mengutip yang dilansir dari Times of India, Kaizen dikenal juga sebagai “prinsip satu menit” untuk perbaikan diri.
Hebatnya, metode Kaizen merupakan teknik yang diterapkan oleh penduduk Jepang dan terbukti efektif dapat mengalahkan kemalasan dan menyelesaikan pekerjaan. Memang pantas bila orang Jepang terkenal sebagai bangsa yang memiliki budaya disiplin dan cepat tanggap dalam menyelesaikan masalah. Ide atau konsep di balik Kaizen, yaitu seseorang harus berkomitmen untuk melakukan aktivitas setidaknya selama satu menit, setiap hari pada waktu yang sama.
Metode Kaizen melatih cara berpikir untuk melakukan perbaikan dan kemajuan secara terus menerus dalam kehidupan seseorang, baik dalam keluarga, masyarakat maupun dalam lingkungan pekerjaan. Kaizen merupakan proses yang terus berlangsung untuk selalu meningkatkan mutu dan produktivitas output sehingga pada akhirnya mampu membawa hasil yang lebih baik di masa mendatang.
Penasaran kan? Mari kita simak penjelasan di bawah ini. Bagaimana sih menerapkan prinsip Kaizen dalam kehidupan pekerjaan dan sehari-hari?
- Mulailah dari Hal Kecil
Kaizen memiliki prinsip untuk memulai semuanya dari hal-hal kecil. Kita bisa memulai melakukan hal kecil secara konsisten setiap harinya hingga tercipta kebiasaan yang ingin dicapai. Misalnya: datang tepat waktu, disiplin kerja, disiplin berolahraga dan lainnya.
- Disiplin
Kembali lagi ke prinsip awalnya, Kaizen berfokus pada disiplin dari konsistensi melakukan sesuatu setiap harinya. Secara tidak langsung akan melatih sikap disiplin dan akan terbentuk menjadi kebiasaan yang baik.
3. Tepat Waktu
Secara tidak langsung, melalui konsistensi dan disiplin, Kaizen membantu seseorang melakukan hal sesuai dengan jadwal dan waktunya. Misalnya dalam hal membalas email, membuat laporan, membaca buku, membayar tagihan dan lainnya. Kita jadi terbiasa untuk melakukan hal tersebut pada waktu yang sama setiap harinya.
- Menerapkan Prinsip Kaizen Mulai dari Proses – Hasil
Sesuai penelitian Manjunath Shettar dari Universitas Manipal, Karnataka, India, Kaizen menyiratkan perubahan dengan langkah kecil yang konsisten akan melahirkan kebiasaan jangka panjang meski memerlukan waktu yang lama. Setiap proses yang berjalan baik meski sedikit, maka akan membawa hasil yang baik juga.
- Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia di Perusahaan
Kaizen adalah metode yang dapat diterapkan dengan jangkauan luas mulai dari proses pra-produksi, produksi, pemasaran, distribusi, hingga penyeragaman kualitas produk.
Prinsip Kaizen akan membantu karyawan dan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan mengidentifikasi hal-hal yang tak terlalu perlu dilakukan agar efisien dan efektif saat bekerja. Dengan pemakaian yang efisien dan optimal, sumber daya maupun dana dapat dialokasikan ke tahapan produksi lain.
Lalu bagaimana tahapan untuk menerapkan filosofi Kaizen dalam kegiatan usaha? Simak penjelasan berikut ini.
- Analisis kinerja
Untuk menerapkan metode Kaizen, pertama sangat penting bagi tim kerja untuk mengenali kemampuan awal sebagai modal dasar mereka. Selanjutnya dapat dilakukan pemilihan cara-cara kerja yang tepat berdasarkan hal tersebut.
- Melihat gambaran keseluruhan, kemudian fokus pada satu proses
Selanjutnya perlu mengetahui gambaran sistem kerja secara holistik untuk mencari perbaikan kerja yang diperlukan dan berada pada jalur yang tepat. Tidak kalah pentingnya untuk menentukan fokus terhadap satu kegiatan produksi yang spesifik.
- Identifikasi kekurangan pada kegiatan produksi
Dengan memperhatikan satu kegiatan produksi yang spesifik, dapat dilakukan proses identifikasi tahapan mana yang memerlukan pembaharuan sehingga perbaikan dapat dilakukan dengan lebih efektif. Hal ini membuat responsif pengambilan keputusan lebih cepat terjadi dan alur produksi bisa diperbaiki dengan segera.
- Memperbaharui standar kerja
Kemudian tim kerja dapat memetakan bagian mana saja yang menjadi prioritas utama untuk diperbaharui. Selanjutnya dapat diputuskan apakah standar kerjas tersebut akan diseragamkan pada proses produksi selanjutnya atau sifatnya hanya sementara.
Jika hasil yang dicapai sudah cukup baik, maka pembaruan terhadap standar kerja pun dapat dilakukan sehingga satu perbaikan dapat berlaku untuk seterusnya.
- Tidak ada yang sempurna
Filosofi Kaizen adalah tidak ada metode yang paling sempurna, melainkan hanyalah cara yang lebih baik karena terus-menerus diperbaharui. Oleh sebabnya, ketika melakukan perbaikan pada suatu sistem, sebaiknya kita tidak mentargetkan mendapat kesempurnaan pada saat itu juga.
Bila kita mengharapkan sistem kerja terbaik secara instant tidak akan bermanfaat malahan akan menjauhkan kita dari perbaikan kecil yang justru dapat berguna di saat sekarang.
Penerapan Kaizen di Perusahaan
Apakah metode Kaizen cocok dan dapat digunakan oleh banyak perusahaan di dunia? Untuk mengetahui jawabannya, berikut ini pemaparannya:
- Nestle
Nestle berfokus pada pengurangan hidden waste. Bahan buangan yang tidak terlihat ini dapat menimbulkan pemborosan dan memberi efek buruk pada margin laba perusahaan.
Juga mengevaluasi proses produksi. Perhitungan dilakukan atas proses produksi dapat menghasilkan 60 unit/jam selama lima jam. Sedangkan aktual hanya dapat memproduksi 10 unit. Selisihnya 50 unit inilah yang dievaluasi oleh tim produksi guna mendapatkan konsistensi produktivitas per periode waktunya.
Seperti disinggung di awal, tidak seharusnya kita hanya memperhatikan gambaran umum proses kerja (jumlah hasil produksi per hari), tetapi juga hal spesifiknya (berapa unit per jam oleh satu pekerja).
- Nike
Perusahaan Nike mengadaptasi metode Kaizen dari perusahaan Toyota. Terbukti dari data statistik Nike telah dapat memangkas hidden waste pada proses produksinya. Mereka juga mengklaim bahwa kini perusahaan mereka mengembangkan sustainable manufacture sebagai efek samping positif dari penerapan metode Kaizen.
Nah setelah membaca uraian di atas kita jadi mengetahui hal-hal seputar cara kerja Kaizen yang dapat kita terapkan pada kehidupan sehari-hari. Tidak ada salahnya kita mengambil sisi positif dari bangsa Jepang untuk meningkatkan kualitas kehidupan kita. Selamat mencoba!
Photo by Dovile Ramoskaite