(Business Lounge Journal – Human Resources)
Pemimpin yang baik tahu bagaimana mendelegasikan, tidak memiliki gaya micromanagement. Aspek pendelegasian ini dapat membuat tim Anda lebih efektif.
Sebagai seorang manajer, Anda memiliki tanggung jawab yang tak terhitung jumlahnya yang mungkin terkadang membebani, tetapi itulah sebabnya Anda memiliki tim. Anda tidak harus melakukan semuanya sendiri. Banyak manajer baru berjuang dengan transisi ini, merasa bahwa mereka masih harus melakukan setiap tugas kecil dalam daftar tugas mereka. Namun, untuk menjadi pemimpin yang efektif, penting untuk mempelajari seni delegasi.
Apakah Anda baru saja dipromosikan atau Anda telah mengelola tim untuk sementara waktu, Anda harus memahami bahwa delegasi yang efektif baik untuk produktivitas tim Anda dan juga Anda dan bahkan dapat membantu tim Anda mempelajari keterampilan baru sambil membangun budaya kepercayaan .
Apa itu delegasi?
Pendelegasian adalah ketika manajer menggunakan wewenang mereka untuk memberikan tanggung jawab kepada orang lain di tempat kerja mereka, seperti bawahan langsung atau rekan kerja mereka. Mendelegasikan tugas penting karena perencanaan strategis tingkat tinggi yang menjadi tanggung jawab Anda membutuhkan waktu dan energi. Anda tidak akan memiliki keduanya jika Anda terjebak dengan kesibukan.
Misalnya, bayangkan Anda adalah direktur pemasaran yang mengawasi kampanye email ke sekelompok pelanggan. Sebelum kampanye dapat dimulai, kontennya perlu ditulis, grafik perlu dirancang, dan daftar email perlu disatukan. Kemudian kampanye harus ditambahkan ke perangkat lunak pemasaran email. Saat mendelegasikan tugas untuk kampanye ini, manajer yang baik harus mengirimkan instruksi terperinci melalui email atau alat delegasi. Pastikan untuk memasukkan visi dan tujuan Anda dalam instruksi. Dalam contoh ini, staf berikut sangat cocok untuk membantu kampanye:
Desainer grafis: Mendesain gambar untuk ditampilkan bersama konten email
Copywriter: Menulis dan mengedit konten, termasuk baris subjek
Spesialis pemasaran: Menarik daftar email dari sumber seperti Salesforce atau alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang berbeda
Setelah setiap anggota tim Anda menyelesaikan tugas yang diberikan, mereka harus mengirimkannya kepada Anda untuk ditinjau. Anda kemudian menyatukan semua bagian dan menjadwalkan kampanye email untuk penyebaran.
3 Elemen Delegasi
Ada tiga aspek utama dari pendelegasian tanggung jawab, yang dikenal sebagai elemen pendelegasian:
1. Wewenang: Ini mengacu pada hak seorang manajer untuk mengarahkan karyawan untuk melakukan tugas-tugas tertentu dalam lingkup tim mereka. Ini berarti manajer memiliki otoritas atas bawahan. Sebelum memberikan tugas, manajer perlu menggunakan otoritas mereka untuk menilai keterampilan bawahan mereka dan menyadari bahwa terkadang bawahan memerlukan pelatihan. Sebagai figur otoritas, Anda juga perlu bertindak seperti pemimpin dan menghindari micromanaging.
2. Tanggung jawab: Ini adalah kewajiban seorang bawahan untuk berhasil menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka. Seorang figur manajemen memberikan tingkat kepercayaan tertentu kepada bawahan untuk menyelesaikan tugas secara efektif.
3. Akuntabilitas: Untuk pendelegasian yang berhasil, bawahan harus bertanggung jawab atas tugas yang diberikan kepada mereka. Dengan atau tanpa bantuan alat delegasi, bawahan harus memberi manajer pembaruan tentang alur kerja mereka. Manajer juga harus bertanggung jawab atas arahan yang mereka berikan; jika arah tidak jelas, manajer tidak dapat mengharapkan bawahan untuk berhasil.
Apa yang perlu dilakukan manajer saat mendelegasikan tugas
1. Gunakan alat delegasi.
Untuk mempermudah mengelola pekerja dan melacak tenggat waktu tanpa micromanaging, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk pendelegasian yang efektif.
2. Kuasai keterampilan delegasi inti.
Saat mendelegasikan, Anda harus jelas dengan harapan dan visi Anda untuk tugas yang ada. Komunikasi yang baik dan jelas yang mencakup instruksi eksplisit sangat membantu. Saat mengirim email delegasi, coba gunakan ajakan bertindak di baris subjek Anda. Di badan email Anda, jelaskan harapan Anda, termasuk tenggat waktu. Seiring dengan komunikasi yang baik dan harapan yang jelas, keterampilan delegasi yang berharga termasuk memberikan dukungan dan tindak lanjut. Selalu beri tahu tim Anda ketika mereka melakukan pekerjaan dengan baik dan berterima kasih kepada mereka.
3. Ajarkan.
Anda tidak dapat selalu berasumsi bahwa bawahan Anda mengetahui sesuatu atau dapat mengetahuinya. Adalah tugas Anda sebagai figur otoritas untuk mengajari karyawan Anda keterampilan baru.
3 jenis tugas yang harus Anda delegasikan
1. Tugas rutin yang tidak mempengaruhi pertumbuhan
Segala sesuatu yang Anda dan anggota tim Anda lakukan penting untuk keseluruhan fungsi bisnis. Namun, belanja persediaan, entri data, organisasi file, pekerjaan administrasi, dan tugas administratif lainnya bukanlah yang mendorong pertumbuhan perusahaan Anda. Ini biasanya adalah tugas sederhana yang tidak memerlukan banyak pengalaman, dan meskipun Anda dapat dengan mudah menyelesaikannya sendiri, Anda akan menghemat waktu dengan mendelegasikannya kepada pekerja Anda.
Bagian dari pekerjaan sebagai manajer adalah memastikan beban kerja tersebar merata untuk memberikan hasil tepat waktu. Kesalahan delegasi No. 1 yang dilakukan manajer adalah tidak cukup mendelegasikan.
Namun, tentunya ini tidak berlaku untuk tugas yang lebih rumit dan sensitif, seperti merekrut bakat baru atau mengawasi urusan keuangan.
Selalu ingat gambaran besarnya saat memutuskan tugas mana yang akan didelegasikan ke tim Anda. Tugas yang membutuhkan sebagian besar waktu Anda dapat mengalihkan perhatian Anda dari melakukan hal-hal yang sebenarnya bisa Anda lakukan untuk mengembangkan bisnis Anda.
2. Tugas yang menguras gairah Anda
Ketika Anda berada di level yang lebih rendah dari Anda sekarang, Anda mungkin memiliki tugas-tugas tertentu yang Anda tidak termotivasi untuk melakukannya. Karena Anda telah ada di level yang lebih tinggi, Anda sekarang dapat meminta tim Anda untuk mengambil tugas yang sama.
Sebagai seorang visioner, adalah tugas kita untuk tetap bersemangat dan mendorong semangat itu ke dalam tim. Namun, Anda juga tidak ingin karyawan Anda merasa lelah. Meskipun Anda mungkin memberikan beberapa tugas ini kepada staf Anda untuk mengurangi ketegangan mental dan emosional Anda, pastikan Anda tidak hanya memberikan stres kepada mereka.
Jika Anda tidak yakin kepada siapa Anda harus mendelegasikan tugas itu, tunjukkan tugas itu kepada sekelompok rekan kerja Anda, dan tanyakan secara terbuka siapa yang terbaik untuk menanganinya. Pekerja yang berbeda memiliki kepentingan yang berbeda; apa yang menuntut satu orang mungkin adalah jalan-jalan di taman ke orang lain.
3. Tugas yang bisa dilakukan orang lain lebih baik dari Anda
Menjadi seorang pemimpin tidak secara otomatis menjadikan Anda orang yang tepat untuk sebuah proyek. Anggota staf Anda memiliki bakat mereka sendiri, beberapa di antaranya dapat mengisi kekosongan Anda, jadi Anda harus cukup rendah hati untuk melihat dan mengakui bahwa orang lain mungkin lebih cocok untuk suatu tugas daripada Anda.
Tugas Anda sebagai manajer adalah mengembangkan orang. Delegasi adalah cara Anda mengeluarkan yang potensi terbaik dari orang-orang yang Anda miliki. Setiap karyawan memiliki keahlian, kepribadian, dan kekuatan unik mereka sendiri. Memanfaatkan kepribadian kerja unik mereka dengan baik akan menghasilkan efisiensi yang lebih menyeluruh, dan orang-orang unggul dalam pekerjaan yang mereka sukai.
Pendelegasian bisa sulit bagi manajer dan pemilik bisnis, tetapi penting untuk produktivitas. Sebagai seorang pemimpin, Anda tidak mungkin melakukan semuanya sendiri. Sebaliknya, belajarlah untuk bersandar pada tim Anda dan percaya mereka untuk menyelesaikan pekerjaan. Akibatnya, Anda akan melihat bahwa perusahaan Anda dapat mencapai lebih banyak hal tanpa menghambat Anda.