(Business Lounge Journal – General Management) Suatu organisasi perlu mendefinisikan beberapa standar pemecahan masalah, sehingga para pemimpin dapat secara efektif mengarahkan orang lain dalam menyelesaikan suatu masalah.
Berikut adalah tujuh langkah dasar dalam menyelesaikan suatu masalah :
1. Tentukan masalahnya
Mendiagnosis situasi sehingga Anda fokus pada masalah, bukan hanya gejalanya. Anda dapat memulainya dengan apa yang Anda anggap menjadi masalah. Nantinya masalah ini akan dikonfirmasi atau diperbaiki sampai semua fakta telah dikumpulkan dan dianalisa.
2. Mengumpulkan semua informasi yang lengkap. Selain itu penting sekali ada keterlibatan pihak yang berkepentingan dan tujuannya fokus pada akar penyebab suatu masalah. Maka, yang dibutuhkan adalah:
• Meninjau dan mendokumentasikan bagaimana proses kerja saat ini (siapa yang melakukan apa, dengan informasi apa, menggunakan tools apa, berkomunikasi dengan organisasi dan individu apa, dalam kerangka waktu, menggunakan format apa, dll).
• Evaluasi kemungkinan dampak dari tools baru dan kebijakan yang direvisi dalam pengembangan model “apa yang seharusnya.”
3. Mendefinisikan Ulang Suatu Masalah
Setelah diperoleh akan semua informasi yang ada terkait dengan masalah kita, maka itu akan menambah pengertian kita terhadap suatu masalah. Sehingga langkah berikutnya adalah mendefinisikan lagi suatu masalah dengan sudah bertambahnya berbagai informasi yang kita miliki.
4. Menghasilkan beberapa solusi alternatif
Tunda dulu dalam pemilihan satu solusi sampai beberapa alternatif telah diajukan. Mengingat beberapa alternatif dapat secara signifikan meningkatkan nilai solusi akhir Anda. Begitu tim atau individu menentukan model “apa yang seharusnya”, standar target ini menjadi dasar untuk mengembangkan peta jalan untuk menyelidiki alternatif. Brainstorming dan teknik pemecahan masalah tim merupakan alat yang berguna dalam tahap pemecahan masalah ini.
Banyak solusi alternatif harus dibuat sebelum mengevaluasi salah satu dari alternatif tersebut. Kesalahan umum dalam pemecahan masalah adalah bahwa alternatif dievaluasi karena diajukan, sehingga solusi pertama yang dapat diterima itulah yang dipilih, walaupun itu bukan yang paling sesuai. Jika kita fokus untuk mencoba mendapatkan hasil yang kita inginkan, kita kehilangan potensi untuk mempelajari sesuatu yang baru yang akan memungkinkan adanya perbaikan.
5. Evaluasi dan pilih alternatif solusi terbaik
Pemecah masalah yang terampil akan menggunakan serangkaian pertimbangan saat memilih alternatif solusi yang terbaik. Mereka mempertimbangkan sejauh mana:
• Alternatif solusi tertentu akan memecahkan masalah tanpa menimbulkan masalah yang tidak terduga lainnya.
• Semua individu yang terlibat akan menerima alternatif solusi ini.
• Implementasi dari solusi alternatif ini apakah mungkin untuk dilakukan.
• Alternatif ini sudah sesuai dengan batasan dari suatu organisasi.
6. Melaksanakan atau bertindak
Pemimpin dapat meminta supaya solusi tersebut diterapkan oleh orang lain atau memfasilitasi pelaksanaannya dengan melibatkan upaya orang lain. Pendekatan yang paling efektif sejauh ini melibatkan orang lain dalam pelaksanaannya sebagai cara untuk meminimalkan hambatan terhadap perubahan selanjutnya.
7. Review Keputusan Anda
Saluran umpan balik harus dibangun dalam implementasi dari suatu solusi, untuk menghasilkan pemantauan dan pengujian terus menerus terhadap kejadian aktual dibandingkan dengan apa yang diharapkan. Pemecahan masalah, dan teknik yang digunakan hanya bisa efektif dalam sebuah organisasi jika solusinya sudah ditemukan dan dapat diperbaharui apabila terjadi perubahan di masa depan. Apabila setelah review perlu dibuat revisi maka bisa dilakukan revisi yang baru.
Endah Caratri/Coordinating Partner of Financial, Accounting & Tax Services/VMN/BL