(Business Lounge – Empower People) – Meeting memang bisa dikatakan penting untuk membicarakan langkah apa yang akan diputuskan dalam bisnis. Mulai dari langkah yang sederhana, sampai langkah untuk jangka panjang perusahaan. Meeting memang bukan hanya membicarakan langkah yang diambil oleh perusahaan untuk menyelesaikan masalah, tetapi juga untuk membuat suatu inovasi terbaru bagi perkembangan perusahaan.
Namun, ada kalanya meeting yang diselenggarakan tidak produktif. Anda harus tahu, kinerja Anda selama seminggu sangat dipengaruhi oleh meeting Anda, baik meeting harian maupun mingguan yang diselenggarakan di kantor. Jika meeting Anda produktif, kinerja Anda bisa dipastikan produktif, namun jika meeting Anda tidak produktif, maka bisa dipastikan kinerja Anda kurang baik pada akhirnya.
Pertanyaannya kini, bagaimanakah membuat meeting yang produktif untuk menunjang kinerja Anda? Berikut cara-cara yang bisa diterapkan di perusahaan Anda :
Tetapkan agenda dan jadwal meeting terlebih dahulu
Upayakan di dalam segala meeting harus ada perencanaannya. Tetapkan jadwal meeting dengan tepat, mulai dari tanggal, jam, siapa saja yang akan diundang, dan juga topik yang akan dibahas. Jangan juga terbiasa untuk mengadakan meeting tanpa tujuan yang jelas. Meeting yang dilakukan tanpa tujuan yang jelas, maka hal tersebut tidak akan ada gunanya. Jadi, pada hari Senin pagi, upayakan untuk mengatur dan menyusun jadwal meeting dari hari Senin sampai Jumat, siapkan bahan untuk dibicarakan dalam meeting dan laksanakanlah semua meeting tersebut dengan baik.
Mulailah meeting tepat waktu
Meeting yang produktif adalah meeting yang dimulai tepat waktu. Bila Anda menyusun pada pukul 10 pagi, maka laksanakanlah pada pukul 10 pagi. Jangan telat sedikitpun, karena hal tersebut akan mengganggu suasana meeting yang Anda. Jika meeting dimulai pukul 10 pagi, Anda bisa meminta kepada semua peserta yang diundang meeting untuk datang sekitar 15 menit sebelumnya, sehingga budaya perusahaan Anda terbiasa untuk disiplin, dan hal tersebut akan menghasilkan meeting yang produktif dan meningkatkan kinerja dalam perusahaan.
Pastikan bahwa Anda mengajak orang yang tepat saat meeting
Dalam meeting, pastikan bahwa Anda sudah mengajak orang yang tepat, jangan sampai orang yang tidak terkait dengan divisi Anda ikut diundang, atau orang yang seharusnya datang malahan tidak datang. Ingat, mengajak orang yang tepat, itu juga berguna untuk menambah ide pada saat meeting.
Meeting tidak boleh melewati waktu yang ditetapkan
Tetapkan waktu untuk meeting Anda. Jangan biasakan meeting tanpa tertata, tetapi upayakan selalu untuk merencanakan berapa lama meeting akan berlangsung. Namun, bila Anda selesai lebih cepat dari waktu yang ditentukan, itu lebih baik, seperti Anda merencanakan meeting 2 jam, tetapi Anda sudah dapat menemukan solusi dan menyelesaikan meeting dalam waktu 1 jam, itu jauh lebih baik dan produktif.
Jangan mengakhiri meeting tanpa hasil atau persetujuan untuk langkah selanjutnya
Ini sangat penting sekali. Meeting yang produktif adalah meeting yang mendapatkan hasilnya, baik itu solusi maupun ide baru. Selain itu, pastinya meeting yang produktif juga disertai dengan adanya persetujuan dari semua peserta meeting untuk langkah selanjutnya yang akan ditempuh. Dengan sudah adanya hasil dan persetujuan dari seluruh peserta meeting, maka arahan mengenai apa yang harus dikerjakan sudah jelas, dan hal itu tentunya akan meningkatkan kinerja dalam perusahaan.
Zefanya Jodie/Head of Vibiz Learning Centre Vibiz Consulting/VMN/BL