(Businesslounge Journal-Manage Risk) Pemantauan risiko yang efektif juga melibatkan memastikan Anda menangkap dengan benar semua sumber risiko potensial di seluruh proyek. Pertimbangkan hal berikut saat memantau risiko:
2. Menilai efektivitas proses
Langkah selanjutnya yang baik adalah menilai seberapa efektif proses dalam mengelola risiko. Dengan menggunakan data dan metrik kinerja yang sesuai, periksa hasil kerja Anda dan nilai risiko yang sebenarnya. Jika proses belum menghilangkan risiko, Anda dapat menilai apakah proses tersebut telah meniadakan risiko ke tingkat yang dapat diterima atau jika Anda ingin mengevaluasi ulang strategi. Proses yang efektif masih dapat meninggalkan risiko residual atau risiko terkait lainnya yang sebelumnya tidak Anda duga.
3. Perbarui daftar risiko
Perbarui daftar risiko saat Anda menilai proses untuk memastikan gambaran yang akurat tentang profil risiko Anda. Saat Anda memeriksa efektivitas prosedur, Anda mungkin dapat menilai ulang tingkat keparahan risiko tertentu. Misalnya, jika proses lebih efektif daripada yang diantisipasi, Anda dapat menilai risiko pada tingkat yang lebih rendah. Ubah daftar tersebut untuk juga mencatat risiko residual atau risiko terkait yang telah Anda identifikasi melalui pemantauan yang mungkin tidak Anda masukkan pada awalnya. Anda mungkin juga ingin mencatat pelajaran yang dipelajari saat memeriksa ulang risiko untuk membantu aktivitas manajemen risiko di masa mendatang.
4. Lakukan tinjauan secara teratur dan jadwalkan rapat
Pemantauan risiko paling efektif jika merupakan proses yang teratur. Frekuensi peninjauan risiko dapat bervariasi tergantung pada sifat proyek Anda, tetapi pertimbangkan untuk menyisihkan waktu setiap minggu atau setiap beberapa minggu untuk memeriksa risiko. Pertimbangkan untuk meninjau risiko sesering Anda memperbarui dokumentasi proyek. Pertimbangkan juga untuk menyisihkan waktu dalam rapat tim, mungkin setiap bulan, yang didedikasikan untuk membahas risiko. Jika ada risiko yang perlu diperhatikan, gunakan waktu rapat ini untuk memeriksanya secara lebih rinci.
5. Pastikan pemangku kepentingan masih merasa nyaman dengan profil risiko tersebut. Seiring berjalannya proyek, Anda mungkin mendapati profil risiko Anda berubah. Daftar risiko mungkin tidak lagi sama dengan yang Anda buat di awal proyek. Tanyakan kepada para pemangku kepentingan, terus beri mereka informasi terkini tentang pemantauan risiko dan pastikan mereka masih merasa nyaman dengan profil risiko Anda. Hal ini sangat penting jika Anda mengidentifikasi risiko baru atau risiko yang masih ada. Jika intervensi yang lebih besar diperlukan untuk mengurangi risiko ke tingkat yang dapat diterima, mungkin ada kebutuhan sumber daya. Persetujuan pemangku kepentingan mungkin diperlukan untuk sumber daya tambahan, jadi pastikan sumber daya tersebut menjadi bagian dari proses pemantauan risiko.
6. Perhatikan anggaran
Mitigasi atau penghapusan risiko sering kali memerlukan sumber daya. Biasanya ada biaya finansial yang terkait dengan manajemen risiko. Anda membuat alokasi anggaran selama perencanaan proyek tergantung pada penilaian risiko awal Anda. Karena risiko dapat berubah dan berkembang, demikian pula kebutuhan finansial manajemen risiko. Periksa keuangan sebagai bagian dari pemantauan risiko Anda. Periksa apakah tim menggunakan uang seperti yang Anda antisipasi dan apakah ada dana yang tersisa untuk kebutuhan manajemen risiko lebih lanjut. Jika Anda telah mengidentifikasi risiko baru atau membuat strategi baru untuk risiko yang sudah ada, proyek tersebut mungkin memerlukan sumber daya tambahan dan alokasi anggaran yang lebih besar.
(Bersambung ke Artikel Selanjutnya)