(Business Lounge Journal – Human Resources)

Siapa yang “doyan” meeting? Dapat diakui bahwa tidak semua orang suka untuk meeting. Karena segala pertemuan tatap muka tentu akan membutuhkan lebih banyak waktu. Mulai dari persiapan, waktu yang dibutuhkan untuk perjalanan (pulang pergi), belum lagi jika harus saling menunggu sehingga tidak mulai tepat waktu, serta percakapan-percakapan yang “tidak perlu”. Tidak terasa, waktu seharian habis begitu saja hanya untuk bergerak dari satu meeting ke meeting lainnya.

Ketika pandemi, semua mulai terbiasa untuk melakukan online meeting. Walaupun ada juga dampak lainnya bagi mereka yang tidak terbiasa untuk fokus. Karena pertemuan dilakukan secara online, maka banyak orang yang mengikuti meeting sambal melakukan aktivitas lainnya. Tidak ada salahnya – sebenarnya. Namun tentu saja dibutuhkan konsentrasi “ekstra”, sebab mengerjakan dua hal sekaligus.

Lalu bagaimana jika Anda adalah seorang pemimpin yang memang membutuhkan pertemuan dengan tim Anda? Penting bagi Anda untuk dapat menghargai waktu yang dimiliki setiap anggota tim Anda. Hindarilah untuk membuat orang lain berpikir bahwa hanya membuang-buang waktu untuk mengikuti pertemuan yang Anda adakan. Sehingga lama-kelamaan orang merasa enggan untuk memenuhi undangan Anda.

Karena itu, buatlah sesi yang dinamis dan produktif untuk semua peserta sehingga mereka dapat merasakan bahwa waktu mereka sangat dihargai. Jika Anda merasa tidak perlu untuk membahasnya secara tatap muka, maka Anda dapat melakukan komunikasi dengan banyak cara lainnya, mulai dari menggunakan email, pembicaraan lewat telepon, atau berbagai platform online meeting.

Harvard Business Review pernah membuat sebuah riset pada akhir tahun lalu dan 92% karyawan yang menjadi responden mengatakan bahwa mengadakan rapat saat ini tidaklah produktif dan hanya menghabiskan biaya.

Karena itu memperhatikan 5P: Purpose, Participants, Preparation, Process, dan Progress akan sangat membantu Anda.

Sebab, ketika Anda ingin bertukar pikiran untuk mendapatkan ide-ide baru, atau ingin mencari sebuah pemecahkan masalah, mengambil keputusan, merencanakan adanya sebuah perubahan di perusahaan, kadang-kadang Anda membutuhkan sebuah onsite meeting. Atau, mungkin Anda ingin memperkenalkan anggota tim atau klien baru serta memberikan pelatihan pada karyawan baru. Sesungguhnya ada banyak alasan bagi Anda untuk mengadakan sebuah pertemuan tatap muka. Namun untuk dapat menjadi produktif dan sukses, mulailah menerapkan 5P berikut ini.

1. Purpose

Ketika Anda akan mengirimkan undangan, maka berikanlah penjelasan apa yang menjadi tujuan pertemuan tatap muka yang akan Anda adakan. Semua yang diundang akan memiliki pemahaman sejak awal, untuk apa mereka diundang dana pa kaitannya pertemuan tersebut dengan mereka.

Sebab akan sangat membingungkan ketika kita menghadiri sebuah pertemuan tanpa diberi tahu apa tujuan meeting tersebut.

Buatlah tujuan pertemuan dengan sejelas mungkin sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama sejak awal. Tentukan juga durasi pertemuan dan apa yang perlu diputuskan pada akhir pertemuan. Jadi, Anda tidak perlu menunggu hingga pertemuan dimulai untuk menyampaikan tujuan.

2. Participants

Saya pernah memiliki seorang atasan yang cenderung mengumpulkan semua anggota tim dalam setiap pertemuan yang ia adakan. Baginya kehadiran semua orang merupakan hal yang penting dan akan lebih berdampak daripada hanya mengundang segelintir orang saja.

Namun pada kenyatannya, lebih banyak orang tidaklah lebih baik, dan ketika seseorang merasa bahwa sebenarnya ia tidak perlu berada di ruangan pertemuan tersebut, ini akan memengaruhi semangat kerjanya. Sebab, tidak ada seorang pun yang ingin merasa waktunya terbuang percuma, apalagi jika ada pekerjaan yang harus diselesaikan sehingga tidak perlu lembur untuk menyelesaikannya.

Karena itu, pastikanlah bahwa mereka yang Anda undang untuk menghadiri pertemuan adalah mereka yang dapat mengambil keputusan dan/atau mereka yang dapat menyumbangkan pendapat mengenai topik yang sedang dibahas.

3. Preparation

Salah satu kekesalan terbesar yang dapat timbul di hati para karyawan adalah kurangnya persiapan. Bagian dari sebuah persiapan maka Anda dapat mengirimkan agenda terlebih dahulu kepada semua pihak yang terlibat. Dalam agenda tersebut, sertakanlah beberapa keterangan, seperti peran spesifik yang akan dimiliki setiap karyawan, durasi waktu pertemuan, dan tujuan pertemuan. Selain itu, jangan ragu untuk memberikan tugas kepada karyawan sebelum pertemuan diadakan sehingga mereka dapat mempersiapkan pertemuan dengan sebaik-baiknya.

Sebagai contoh, ketika Anda akan mengadakan pertemuan tentang peningkatan kepuasan dan semangat kerja karyawan, Anda dapat meminta para peserta untuk sudah memikirkan cara-cara yang dapat diusulkan untuk membantu menjadikan pengalaman kerja mereka menjadi lebih baik. Hal ini akan menciptakan pertemuan yang produktif karena setiap orang akan datang dengan membawa banyak ide-ide hebat. Hal ini akan lebih efektif dibandingkan bila para peserta harus menggunakan waktu untuk berpikir di tempat dan mungkin tidak bisa memberikan jawaban terbaik.

Selain itu, dari segi persiapan, pastikan bahwa tidak akan menghadapi kendala teknis pada hari pertemuan. Waktu akan terbuang percuma ketika semua peserta harus menunggu akibat adanya gangguan pada perlengkapan yang Anda gunakan.

Adalah bijaksana jika Anda dapat memastikan pada satu atau dua hari sebelumnya bahwa Anda memiliki semua peralatan yang diperlukan. Baik itu proyektor, flipchart, soundsystem, dan pastikanlah bahwa semuanya dapat berfungsi dengan baik. Kemudian datanglah 20-30 menit sebelum pertemuan dimulai untuk memastikan semua perlengkapan dapat berjalan dengan baik.

4. Process

Anda ingin onsite meeting Anda berjalan semulus mungkin? Maka hal penting berikutnya adalah fokus pada prosesnya. Hal ini mencakup bagaimana Anda dapat memastikan semua peserta tetap dapat mengikuti agenda dan meminimalkan hal-hal yang beririsan.

Pastikan setiap agenda memiliki durasi yang jelas sehingga Anda tidak menghabiskan waktu terlalu lama pada satu bagian dan tidak punya waktu untuk agenda lainnya. Anda dapat menugaskan seseorang secara khusus untuk tugas ini. Selain itu, pastikan pencatatan dilakukan oleh seseorang yang dapat diandalkan pada tim Anda. Catatan yang terdokumentasi dengan baik dapat memberikan manfaat ketika Anda perlu membahas kembali topik tertentu atau kembali ke keputusan yang telah diambil.

5. Progress

Tidak seorang pun ingin merasa bahwa waktunya telah terbuang dengan percuma. Karena itu, setelah onsite meeting Anda, informasikanlah progress secara berkala. Beritahukanlah para peserta tentang apa yang telah dicapai dan tugas apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Jika ternyata diperlukan pertemuan lanjutan, maka sebaiknya setiap peserta sudah mengetahui langkah pasti apa yang diperlukan untuk pertemuan berikutnya sebelum pertemuan berakhir.

Pastikan catatan rapat dibagikan di akhir pertemuan sehingga semua orang dapat tetap ter-update dan dapat bertanggung jawab atas tugas yang telah diberikan kepada mereka.

Jangan lupakan keseruan onsite meeting

Apa yang menambah keseruan pada pertemuan Anda? Pizza! Ini dapat menjadi P Anda yang ke-6.

Menyediakan free lunch jika pertemuan Anda mendekati jam makan siang, akan menambah semangat. Atau berbagai kudapan yang “seru”, kopi, juice, jika tidak mendekati jam makan siang.

Untuk pertemuan secara rutin, pastikanlah pertemuan Anda berlangsung dengan sangat efektif. Jika memungkinkan, gunakan waktu 15-20 menit karena ini adalah durasi pertemuan yang optimal untuk pertemuan rutin. Namun untuk rapat pengambilan keputusan, Anda mungkin perlu mengadakannya lebih lama. Rapat pagi hari adalah yang terbaik untuk menentukan keputusan sedangkan rapat sore hari sering kali lebih banyak dihadiri. Cobalah keduanya dan lihat mana yang paling cocok untuk tim Anda.