(Business Lounge Journal – Human Resources)
Pasca pandemi bisnis kembali menggeliat. Kegiatan di perusahaan semuanya menuntut kerja keras dan pencapaian target. Dalam situasi seperti ini semua orang dalam perusahaan dituntut untuk produktif. Siapakah yang tidak menghendaki tim kerjanya di perusahaan produktif? Semua pemimpin menghendaki seluruh anggotanya produktif. Memang produktivitas merupakan sesuatu yang mutlak untuk mencapai target perusahaan secara bersama-sama.
Produktivitas di tempat kerja mengacu pada tingkat efisiensi atau hasil yang dicapai oleh seorang pekerja dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Hal ini mencakup sejauh mana seseorang dapat menghasilkan output atau kinerja dengan menggunakan sumber daya yang ada, seperti waktu, tenaga, dan keterampilan.
Tentunya cara mengukur produktivitas dapat bervariasi tergantung pada industri atau perusahaan tertentu. Namun ada beberapa metode umum yang digunakan antara lain:
- Output per jam: Membandingkan jumlah produk atau layanan yang dihasilkan oleh seorang pekerja dalam waktu tertentu.
- Output per karyawan: Membandingkan jumlah produk atau layanan yang dihasilkan oleh seluruh tim atau departemen.
- Efisiensi waktu: Membandingkan waktu yang dihabiskan oleh pekerja untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu.
- Penggunaan sumber daya: Membandingkan penggunaan sumber daya seperti biaya, energi, atau materi dalam produksi atau layanan.
Yang mana metode yang tepat tentunya disesuaikan dengan bidang usaha masing-masing. Contohnya untuk pekerja kantoran pastilah metode efisiensi waktu yang akan dipakai. Namun bagi pekerja konveksi atau pabrik misalnya output per jam itu yang akan dipakai.
Perlu diketahui bahwa pasti ada faktor-faktor yang dapat menyebabkan seseorang tidak produktif . Faktor-faktor tersebut antara lain adalah:
- Kurangnya keterampilan atau pengetahuan yang diperlukan untuk tugas tertentu.
- Kurangnya motivasi atau minat terhadap pekerjaan yang dilakukan.
- Gangguan atau gangguan di lingkungan kerja, seperti kebisingan atau konflik dengan rekan kerja.
- Kurangnya arahan atau tujuan yang jelas dari atasan.
- Stres atau kelelahan yang berlebihan.
- Kurangnya pengaturan waktu atau perencanaan yang efektif.
- Kurangnya kepemimpinan atau dukungan dari atasan.
- Kurangnya semangat atau rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan.
- Kurangnya akses ke sumber daya atau peralatan kerja yang diperlukan.
- Kurangnya kepercayaan diri atau rasa tidak mampu dalam melaksanakan tugas.
Faktor-faktor ini perlu dilihat dan dianalisa yang mana yang merupakan penyebab tidak produktifnya seseorang. Bisa saja lebih dari satu faktor yang mempengaruhi produktivitas seseorang. Bila sudah ditemukan faktor penyebabnya maka perusahaan dapat mencari dan menemukan solusi apa yang tepat untuk setiap karyawan
Dibawah ini ada beberapa hal yang secara umum dapat meningkatkan produktivitas seseorang. Mulai dari hal yang dapat dilakukan secara pribadi maupun organisasi, antara lain sebagai berikut:
- Menetapkan tujuan yang jelas dan realistis.
- Membuat jadwal dan mengatur prioritas tugas.
- Mengurangi gangguan dan menciptakan lingkungan kerja yang tenang.
- Mengambil istirahat yang cukup dan menjaga keseimbangan kerja-hidup.
- Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan melalui pelatihan atau pendidikan.
- Menggunakan teknologi atau alat bantu yang relevan untuk meningkatkan efisiensi.
- Menerapkan strategi manajemen waktu yang efektif, seperti metode Pomodoro.
- Berkomunikasi secara efektif dengan rekan kerja dan atasan.
- Melakukan evaluasi diri secara teratur untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
- Mencari motivasi internal dan mengembangkan minat pada pekerjaan yang dilakukan.
Sebagai catatan, dalam poin ketujuh diatas metode Podomoro perlu kita pahami lebih lanjut. Teknik Pomodoro merupakan sistem manajemen waktu, yang menggugah orang untuk bekerja secara fokus dalam rentang waktu yang mereka miliki. Jika menggunakan sistem ini maka pekerjaan harus dibagi waktu pengerjaannya. Pekerjaan dibagi menjadi 25 menit per kegiatan dengan bekerja secara fokus terhadap satu tugas, kemudian 5 menit istirahat total. Nah setiap jeda istirahat inilah yang disebut sebagai “pomodoro”. Kemudian setelah melakukan 4 kali pomodoro, karyawan dapat mengambil istirahat yang lebih lama lagi, yakni sekitar 15 sampai 20 menit.
Teknik timer ini bertujuan untuk membuat adanya urgensi terhadap suatu pekerjaan. Teknik ini tidak bertujuan membuat kita merasa memiliki pekerjaan yang tidak ada habisnya, sehingga membuat kita terdistraksi oleh hal-hal kecil dan membuat waktu kita yang berharga terbuang percuma. Oleh karena itu, teknik ini justru akan mengubah pola pikir kita bahwa sekarang kita hanya punya 25 menit untuk membuat progress sebanyak mungkin pada suatu pekerjaan dalam waktu yang sedikit. Saat melakukan teknik ini sangat disarankan untuk mematikan koneksi internet atau menjauhkan handphone dan/atau laptop yang dapat mengganggu fokus kita dalam mengerjakan suatu tugas.
Siapakah yang paling berperan penting untuk menaikkan produktivitas seseorang? Dalam sebuah perusahaan jika Anda adalah seorang team leader tentunya bertanggung jawab dalam pekerjaan yang dilakukan anak buah Anda. Namun bila Anda adalah seorang HR manager, jelas mempunyai peran penting dalam meningkatkan produktivitas karyawan yang tidak produktif. Beberapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain:
- Identifikasi masalah: HR manager perlu mengidentifikasi alasannya mengapa karyawan tidak produktif, apakah itu masalah keterampilan, motivasi, atau faktor lingkungan. Tanpa poin ini maka poin-poin selanjutnya tentunya akan sangat sulit dilakukan.
- Komunikasi: HR manager harus berkomunikasi dengan karyawan untuk mendengarkan dan memahami masalah yang dihadapi serta memberikan dukungan dan arahan yang diperlukan.
- Pelatihan dan pengembangan: HR manager dapat memberikan pelatihan atau program pengembangan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan.
- Evaluasi kinerja: HR manager dapat melakukan evaluasi kinerja secara berkala dan memberikan umpan balik konstruktif kepada karyawan dalam rangka membantu mereka meningkatkan produktivitas.
- Motivasi: HR manager dapat menggunakan cara yang tepat untuk memotivasi karyawan, seperti memberikan penghargaan atau insentif untuk kinerja yang baik.
- Pengaturan lingkungan kerja: HR manager dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, termasuk mengurangi gangguan atau mengatasi konflik di tempat kerja.
- Pengembangan kebijakan dan prosedur: HR manager dapat mengembangkan atau memperbarui kebijakan dan prosedur perusahaan yang dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan.
- Pemberdayaan karyawan: HR manager dapat membangun budaya perusahaan yang memberdayakan karyawan dan mendorong inisiatif serta partisipasi aktif dalam pengambilan keputusan.
- Manajemen kinerja: HR manager dapat membantu dalam pengelolaan kinerja karyawan dengan menyediakan alat dan proses yang tepat untuk pemantauan dan penilaian kinerja yang teratur.
- Mentoring dan bimbingan: HR manager dapat memberikan bimbingan atau mentoring kepada karyawan yang tidak produktif untuk membantu mereka mengatasi tantangan yang dihadapi dan mencapai potensi penuh mereka.
Begitu banyak hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas bukan? Tidak sulit namun membutuhkan konsentrasi dalam pelaksanaannya membuatuh komitmen khususnya dari HR Manager. Bawalah team Anda menjadi team yang solid dalam bekerja sama-sama dan mintalah dukungan dari HR Manager perusahaan Anda. Tidak ada kata berhenti berkarya dan jadilah produktif. Selamat mencoba!