(Business Lounge Journal – Human Resources)

TLNT dalam sebuah riset menghasilkan bahwa sejumlah 60% karyawan dalam organisasi yang memiliki tingkat budaya coaching yang kuat menilai diri mereka sendiri sebagai “highly engaged” vs. 48% “highly engaged” pada organisasi yang tidak mendukung coaching. (Baca: Dua Strategi Penting Dilakukan Pemimpin untuk Mempertahankan Karyawannya).

Coaching pun menjadi sebuah keunggulan bagi seorang pemimpin untuk mempertahankan karyawannya.

Pada dasarnya coaching merupakan bagaimana membantu karyawan menemukan spot yang pas antara aspirasi pribadi mereka sendiri dan kebutuhan organisasi. Pemimpin yang secara efektif dapat melakukan coaching akan menolong karyawan untuk menemukan kekuatan mereka dan mengatasi titik ketidaktahuan dan kelemahan.

Dalam survei terhadap hampir 6.000 orang profesional, Paycor menemukan bahwa budaya perusahaan adalah hal penentu pertama dalam mempertahankan karyawan. Penentu kedua berikutnya adalah gaji dan benefit. Ya, ternyata budaya perusahaan menjadi faktor terbesar dari faktor-faktor lainnya dan membangun budaya yang penting merupakan misi perusahaan. Yaitu apa yang terkait dengan alasan berdirinya perusahaan Anda.

Sehubungan dengan hal di atas maka, langkah pertama: pastikanlah Anda memiliki pernyataan misi perusahaan yang hidup dan menjadi “nyawa” serta berarti bagi karyawan di segala level. Langkah kedua adalah mengundang semua orang di organisasi Anda untuk menemukan diri mereka ada dalam misi tersebut.

Secara umum, karyawan ingin mengetahui bagaimana keterampilan dan kerja keras mereka memberikan kontribusi pada suatu hal yang lebih besar. Para karyawan ingin merasakan bahwa mereka sangat berharga.

Peranan Karyawan = Misi Perusahaan

Melalui coaching maka seorang pemimpin berupaya agar setiap karyawannya memiliki peran yang selaras dengan misi perusahaan. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan oleh seorang pemimpin ketika melakukan coaching:

1. Singkirkan segala kekakuan dan mulailah membangun percakapan. Jelaskan apa yang menjadi misi dan tujuan perusahaan Anda. Jangan sekali-kali menganggap bahwa semua orang sudah mengetahuinya.
2. Kenali karyawan lebih jauh lagi dari sekedar melihat apa yang tertera pada resume mereka. Melalui coaching cobalah gali apa sesungguhnya menjadi keterampilan dan motivasi mereka. Bagaimana mereka mampu secara unik berkontribusi pada tujuan organisasi Anda? Hubungkan setiap poin yang sudah Anda ketahui.
3. Perjelas tujuan perusahaan dan tujuan individu. Buat tujuan konkret, dapat ditelusuri, dan dapat dicapai.

Membangun Kepercayaan

Salah satu yang perlu Anda lakukan ketika melakukan coaching adalah membangun kepercayaan sambil terus memperhatikan apa yang terjadi.

Harvard Business Review melakukan analisa terhadap data dari lebih dari 100.000 pemimpin dan menemukan bahwa faktor utama yang mendorong kesuksesan mereka sebagai seorang pemimpin adalah adanya kepercayaan yang nampak jelas pada setiap laporan yang langsung mereka terima. Ketika karyawan memercayai pemimpin mereka maka mereka pun akan lebih mungkin untuk berkembang. Kepercayaan tidak hanya menciptakan psikologis keamanan (pertimbangannya: ada banyak waktu yang dapat dihemat saat kita tidak paranoid, tidak insecure, atau tidak mengamat-amati dengan curiga), itu juga membuka adanya pembatasan baru karena kemungkinan (mengambil risiko yang diperhitungkan untuk mencapai tujuan yang bermanfaat adalah akan jauh lebih mudah ketika Anda percaya bahwa pemimpin Anda “mendukung Anda”)

1. Coba pikirkan seperti apakah kepercayaan di lingkungan kerja Anda.

Cobalah untuk menjawab, siapa yang Anda percaya? Hampir dapat dipastikan bahwa Anda akan memercayai pemimpin yang akuntabel (pemimpin yang tidak suka menyalahkan orang lain), pemimpin yang dapat diandalkan (pemimpin yang akan bertindak menindaklanjuti), dan pemimpin yang selalu “nyambung” (mereka tahu apa yang sebenarnya terjadi di garis depan atau pada pabrik sekaliupun).

2. Biasakan diri dengan “transparansi yang seharusnya”.

Orang yang dapat dipercayai akan bersikap jujur ​​dan lugas, tetapi pemimpin sering kali struggle untuk merasa bahwa mereka dipercayai sebagai orang yang jujur, karena mereka biasanya diminta untuk menyembunyikan sebagian dari apa yang mereka ketahui dari balik layar. Hal itu tidak masalah sebenarnya. Anda bisa mendapatkan kepercayaan dengan berterus terang atas infomasi apa saja yang dapat Anda bagikan dan serta bersikap apa adanya bila terdapat informasi yang tidak dapat Anda bagikan dan mengapa demikian.

Coaching yang Efektif

1. Putuskan apa yang ingin Anda capai

Sebelum Anda menemui karyawan Anda, maka Anda harus memiliki secara jelas dalam pikiran Anda sendiri tentang apa yang Anda ingin untuk mereka capai. Sebenarnya ada dua hal yang dapat Anda lakukan melaui coaching. Yaitu, ketika Anda menginginkan karyawan Anda melakukan perbaikan (atau karena mereka melakukan kesalahan); atau Anda melakukan coaching tentang proses atau topik baru yang memang membutuhkan arahan.

Apa pun alasannya, fokuslah pada seperti apa hasil akhirnya daripada bagaimana proses yang menurut Anda seharusnya mereka lakukan. Pikirkan gambaran besarnya. Bagaimana hal itu akan memengaruhi visi perusahaan Anda secara keseluruhan? Bagaimana pengaruhnya terhadap peran karyawan Anda dalam jangka panjang?

Diskusikanlah apa yang ingin Anda capai dan jelaskan tentang harapan Anda. Berikanlah gambaran tentang hasil yang Anda inginkan, tetapi jangan berikan mereka “peta” jalan menuju ke sana kecuali mereka memintanya. Sebab mungkin saja mereka memiliki cara yang berbeda dan itu tidak masalah.

Mintalah masukan dan ide mereka. Mungkin mereka membawa sesuatu yang baru yang belum pernah dipelajari sebelumnya. Mungkin mereka mengajukan pertanyaan tentang sesuatu yang tidak terpikirkan sebelumnya. Seorang pemimpin harus memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan kecuali ada prosedur standar yang tidak dapat dilewati.

2. Pilihlah jalur yang benar

Sekarang setelah karyawan tersebut mengetahui mengapa harus melakukan sebuah upaya, maka inilah saatnya untuk membicarakan tentang cara mencapainya. Tetapkan kriteria khusus untuk apa yang harus disertakan dalam output dan timeline. Apakah ini pernah dilakukan sebelumnya? Jika demikian, apakah ada orang lain di dalam perusahaan atau tim yang mungkin memberikan saran langsung?

Komunikasi harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah proses. Penting untuk tidak hanya memberi mereka instruksi dan mengutus mereka. Kunci dalam menentukan pendekatan terbaik adalah mengetahui keahlian dan bidang yang dikuasai karyawan Anda. Beberapa orang mungkin akan membutuhkan lebih banyak instruksi daripada yang lain, tergantung pada topiknya.

Misalnya, seorang karyawan baru yang mencoba tugas yang tidak biasa mungkin menjadi frustrasi ketika tidak mendapatkan pelatihan. Sebaliknya, seorang karyawan yang berpengalaman mungkin menganggap coaching menjadi sesuatu yang justru menyusahkan. Seorang pemimpin seharusnya mengenali semua anggota timnya sampai taraf tertentu secara pribadi. Memahami apa yang membuat mereka bersemangat akan dapat membantu seseorang untuk berkembang atau berubah dengan memberikan saran dengan cara yang paling efektif.

3. Tetap ada pada proses

Hubungi kembali karyawan Anda secara berkala untuk mengetahui perkembangannya. Doronglah karyawan untuk mengajukan pertanyaan jika mereka memiliki kekhawatiran atau masalah. Jangan berlebihan untuk melakukan arahan, namun berikanlah bimbingan, instruksi, dan tawarkanlah dorongan dan arahan sesuai kebutuhan. Namun perhatikan bahwa hal terpenting adalah berikan mereka kebebasan dan otonomi.

Tantangan lain bagi seorang pemimpin adalah mengoreksi tanpa melakukannya dengan nada negatif. Ukurlah perkembangan yang dilakukan karyawan terkait waktu dan pencapaian yang Anda tetapkan dan disetujui. Jika Anda perlu menyesuaikan waktunya, diskusikan dengan karyawan tersebut dan tunjukkan seberapa penting hal itu bagi keberhasilan proyek.

4. Berikan umpan balik

Umpan balik adalah proses dua arah. Karyawan harus mengomunikasikan masalah apa pun. Anda, sebagai seorang pemimpin, harus menanggapi dengan umpan balik yang membangun tentang kemajuan mereka dan bagaimana mereka dapat meningkat.

Yakinkanlah karyawan Anda, dan usahakan untuk tetap memberikan pesan yang positif, tetapi jangan berlebihan. Umpan balik bisa jadi sulit jika hasilnya tidak bagus, tetapi Anda harus berterus terang dan jujur. Anda tidak melakukan kebaikan apa pun kepada karyawan jika Anda tidak melakukannya.

Berikanlah umpan balik secara langsung, jangan tidak jelas, berikanlah contoh. Beri tahu karyawan Anda apa yang tidak dilakukan dengan benar. Tunjukkan bagaimana hal itu harus dilakukan secara berbeda dan jelaskan mengapa harus dilakukan dengan cara tertentu.

Pastikan karyawan Anda memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Bantu mereka menghilangkan hambatan atau konsekuensi tak terduga yang dapat menghambat kemajuan mereka.

Selalu ingat untuk menyemangati dan membantu mereka. Tujuan Anda adalah membantu mereka tumbuh dan belajar. Terkadang orang membutuhkan sedikit optimisme untuk membuat mereka terus maju.

5. Tinjau dan kalibrasi ulang

Temui karyawan Anda pada deadline terakhir untuk melihat kembali proyek secara keseluruhan. Diskusikan apa yang berhasil, apa yang tidak, dan apa yang bisa dilakukan secara berbeda di lain waktu. Luangkan waktu untuk merayakan kesuksesan dan menghargai pencapaian mereka.

Penguatan positif membantu membuat upaya ekstra terasa berharga bagi karyawan Anda dan mendorong mereka untuk terus maju.