(Business Lounge – Empower People) Saya pernah menangani suatu tim yang dikondisikan untuk dapat sangat-sangat “update” atas segala sesuatu perkembangan yang terjadi di lingkungan pekerjaan. Sangking update-nya, hampir dapat dipastikan untuk suatu perkembangan yang terjadi maka seluruh tim mengetahuinya. Demikian memang dibentuk tim yang mengurusi semua permasalahan dan kesulitan yang karyawan hadapi. Mulai dari masalah klaim kesehatan, karyawan yang harus dirawat inap, pembayaran berbagai tunjangan, dan sebagainya. Semua harus dapat diketahui bersama termasuk apabila ada perubahan peraturan baik yang terkait dengan perusahaan maupun dengan pihak ketiga.
Tidak hanya memastikan semua anggota tim mengetahui peraturan yang berlaku, tetapi juga progress dari sebuah permasalahan. Sehingga siapa pun yang mengangkat telepon ketika seorang karyawan men-follow up kasusnya, maka si karyawan dapat di pastikan bahwa ia dapat terlayani dengan baik tanpa harus menceritakan kasus yang dihadapinya dari awal.
Tidak mudah untuk dapat membangun sebuah budaya untuk dapat saling “mengupdate” satu dengan yang lain. Apalagi bila salah seorang anggota tim memiliki karakter yang cenderung kurang bersosialisasi. Namun tidak ada kata tidak mungkin, hingga saya mendapatkan sebuah tim yang memang dapat berfungsi sebagaimana seharusnya.
Knowledge Management
Menerapkan knowledge management adalah satu kunci keberhasilannya. Secara umum knowledge management dapat diartikan sebagai kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian serta pengalaman. Knowledge management membuat semua orang dapat memiliki pengetahuan yang sama tentang Bagaimana? Mengapa? Apa? Siapa? Di mana? Kapan?
Namun knowledge management bukan hanya terbatas kepada pemberian informasi tetapi berbagai pengetahuan dan penerapannya. Knowledge management akan berhasil jika hal ini dapat ditanamkan sebagai suatu budaya dan suatu budaya akan dapat ditanamkan melalui sebuah knowledge management.
Dimensi dari Knowledge
Explicit Knowledge merupakan semua pengetahuan yang telah di artikulasikan sehingga lebih terstruktur dan dapat disimpan, serta dapat dipindahkan ke siapapun dengan mudah. Bentuk dari explicit knowledge, meliputi : manual, peraturan, dokumen, dan prosedur.
Tacit Knowledge merupakan sesuatu yang dapat dipelajari dengan dilakukan, dan biasanya sulit untuk dikomunikasikan. Adapun yang termasuk ke dalam Tacit Knowledge adalah preferensi pelanggan, teknik berkomunikasi, budaya perusahaan, atau pun pengefisiensian proses.
Baik explicit maupun tacit knowledge, keduanya akan dapat diorganisir dengan lebih efektif melalui knowledge management.
Melibatkan 3 Hal
Di dalam pelaksanaannya maka ada 3 hal yang dapat menjadi bagian dari knowledge management, yaitu people, process, dan technology. Ketiga hal ini jangan diabaikan melainkan dimanfaatkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Sehingga ada baiknya jika Anda mulai untuk mengidentifikasi ketiga unsur tersebut.
People: siapa yang Anda harapkan terlibat di dalam knowledge management ini.
Process: cobalah untuk mengidentifikasi pengetahuan apa yang Anda ingin untuk diorganisir dan bagaimana untuk mengorganisirnya.
Technology: melibatkan technology akan semakin mempermudah pekerjaan Anda. Cobalah identifikasi technology apa yang sudah Anda miliki dan technology yang bagaimana yang Anda butuhkan.
Cobalah untuk mulai mengidentikasinya dan kita akan membahasnya kembali pada artikel berikutnya.
Ruth Berliana/Managing Partner Human Capital Development/VMN/BL