(Business Lounge – Empower People) Saya telah menyajikan bagaimana Knowledge Management merupakan suatu yang sangat efektif untuk dapat menanamkan nilai-nilai yang penting dari sebuah organisasi, untuk mensosialisasikan pengetahuan, atau meng-update informasi-informasi penting lainnya.
Ada beberapa metode yang dapat diterapkan di dalam menerapkan Knowledge Management.
Salah satu metode yang sering kali saya terapkan adalah story telling. Untuk informasi apa pun juga yang ingin dibagikan maka hal tersebut dapat dilakukan kapan saja. Saya membiasakan anggota tim yang hendak membagikan informasinya untuk langsung saja meminta waktu dan kemudian seluruh tim akan mendengarkan apa yang hendak disampaikan. Sehingga tidak ada batasan waktu untuk dapat memberikan update perkembangan terbaru dari kasus apa pun juga sehingga semua hal dengan sangat cepat ter-update.
Namun perlu juga kita mengenali apa saja yang dapat menjadi penghalang dalam menerapkan Knowledge Management ini:
1. Technology
Keterbatasan teknologi akan menjadi sebuah permasalahan yang menyulitkan dalam menerapkan Knowledge Management apabila hal ini akan diterapkan pada sebuah kelompok yang besar. Tentu saja akan membutuhkan teknologi yang mendukung.
2. Business Process
Sangat diperlukan adanya proses atau sistem yang dibangun atau dibentuk sehingga Knowledge Management akan menjadi suatu hal yang dapat diterapkan dengan sendirinya.
3. Behavior
Perilaku semua anggota akan sangat menentukan berlangsungnya Knowledge Management. Apabila semua anggota tim memiliki perilaku yang sama untuk senang meng-update maka Knowledge Management pun akan menjadi sesuatu yang mudah untuk dijalankan.
Lalu bagaimana untuk memecahkan permasalahan yang ditimbulkan oleh ke-3 penghalang di atas?
• Tidak sungkan untuk meminta bantuan kepada semua anggota tim serta menanamkan hal yang serupa kepada semua anggota tim.
• Mengembangkan Relationship – mulailah untuk berbagi dengan seseorang yang Anda kenal
• Mendengarkan dengan aktif, memberi, dan menerima tantangan
• Lakukan apa yang dikatakan oleh si pemimpin.
Selain itu sangat penting untuk menciptakan sebuah lingkungan yang sebagai dasar untuk memberikan kesempatan kepada satu dengan yang lain dapat saling berbagi informasi dan semuanya dapat berlangsung secara alami.
1.Ciptakan lingkungan operasional yang umum untuk mengaktifkan seluruh organisasi yang terhubung dalam rangka untuk berbagi informasi dan pengetahuan.
2.Membuat serangkaian proses antara sesama rekan untuk mengaktifkan kegiatan berbagi bahkan lintas bisnis.
3.Melakukan encouraging perilaku yang tepat; perilaku seperti meminta bantuan, mendengarkan secara aktif, menantang, mengembangkan hubungan dan membangun kepercayaan.
Lalu bagaimana memulainya? Ada beberapa pertanyaan yang baik untuk Anda lemparkan untuk memancing berlangsungnya Knowledge Management. Start with where the business is ? What is your key business issue ? What do we need to learn ?
Kemudian lakukan review atas apa yang telah Anda lakukan dan kemudian aturlah langkah selanjutnya yang akan Anda lakukan.
Lalu bagaimana selanjutnya?
Just do it!
Ruth Berliana/Managing Partner Human Capital Development/VMN/BL