(Business Lounge – Manage Your Business) Krisis seringkali digambarkan sebagai suatu keadaan yang tidak menyenangkan, bahkan menyeramkan. Sering kali orang cenderung malas membahas mengenai krisis yang terjadi terutama pada masa-masa normal atau baik-baik saja. Gambaran yang menakutkan terjadi karena membayangkan kegagalan, suatu kejatuhan dan effort yang harus dikeluarkan untuk memulai sesuatu dari nol kembali.
Sesungguhnya ketakutan dalam menghadapi sesuatu yang belum terjadi sangat beralasan karena sesuatu itu bisa saja terjadi tanpa disangka-sangka yang mengandung ancaman terhadap kontinuitas sebuah organisasi. Tentunya hal ini tidak dikehendaki oleh siapapun.
Bertolak dari pemikiran-pemikiran ini dirasakan sangat perlu untuk mempersiapkan secara dini langkah-langkah strategis sebagai upaya untuk mempertahankan kontinuitas dari sebuah bisnis atau organisasi. Paling tidak dengan adanya tindakan antisipasi maka dapat diminimalisasi kerugian yang kemungkinan timbul. Semakin detail langkah antisipasi yang dilakukan artinya makin matang perencanaan yang dilakukan maka akan semakin kecil kemungkinan kerugian yang akan terjadi. Kerugian yang terjadi misalnya menyangkut organisasi dan karyawan, produk, jasa, kondisi keuangan dan reputasi
Oleh karena itu sangat diperlukan suatu perencanaan strategis dalam menghadapi krisis yang mengancam di dalam setiap organisasi. Saya memiliki pengalaman bekerja di sebuah call center di Jakarta. Saat Jakarta sedang beberapa kali mengalami banjir besar maka saat itu timbul suatu kekhawatiran dari pihak manajemen karena wilayah atau lokasi call center kami memiliki potensi kebanjiran cukup besar. Timbul pertanyaan bagaimana bisnis dapat berlangsung apabila banjir terjadi? Bagaimana dengan para customer yang membutuhkan pertolongan dan menghubungi call center kami? Bisa kita duga bersama akibat banjir yang cukup tinggi pasti berpengaruh terhadap gangguan listrik, gangguan telekomunikasi, termasuk juga para agent yang tidak bisa menjalankan tugasnya. Mulai saat itu dari pihak manajemen membuat suatu strategi tindakan antisipasi di dalam menghadapi banjir bagi call center kami yang disebut dengan project Business Continuity Plan (BCP). Tujuannya adalah sekalipun dalam keadaan krisis datang maka bisnis tetap berjalan seperti biasa (normal).
Tidak jauh berbeda dengan bisnis-bisnis yang lain. Mereka yang memiliki peluang untuk menghadapi suatu bencana yang tidak terduga, maka semuanya membutuhkan suatu penangan segera yang disebut sebagai manajemen krisis (crisis management). Businesss continuity plan, BCP adalah salah satu dari bentuk penanganan manajemen krisis. Sekarang Manajemen Crisis ini telah ditunjuk sebagai Corporate Discipline yang baru.
Sesuai dengan pengamatan Gartner.com ternyata diprediksi ada 85% dari perusahaan-perusahaan Global 2000 yang membuat rencana penanganan krisis dan dari 85% itu hanya ada 15% saja yang menyusun rencana bisnis yang lengkap. Hal ini menunjukkan bahwa banyak bisnis maupun organisasi yang perduli dalam membuat penangan krisis namun masih sedikit yang mempersiapkannya secara lengkap. Ada enam aspek yang harus diperhatikan jika hendak menyusun rencana organisasi/bisnis yang lengkap di dalam menghadapi krisis, yaitu
- Tindakan untuk menghadapi situasi darurat (emergency response),
- Skenario untuk pemulihan dari bencana (disaster recovery)
- Skenario untuk pemulihan bisnis (business recovery),
- Strategi untuk memulai bisnis kembali (business resumption),
- Menyusun rencana-rencana kemungkinan (contingency planning),
- Manajemen krisis (crisis management) .
Inti dari semuanya itu adalah lakukan pengelolaan dan penanggulangan krisis yang tepat sehingga tidak semakin memperburuk keadaan dan supaya dapat mengembalikan reputasi dan kelangsungan hidup organisasi seperti sediakala dengan segera.
Supaya penanggulangan krisis melalui tindakan antisipasi yang dilakukan dapat berjalan dengan baik maka diperlukan adalanya fungsi manajemen strategis disini. Ketika kegiatan yang dapat dilakukan adalah dimulai dari memformulasikan strategi,kemudian implementasi strategi dan terakhir dilakukan evaluasi strategi.
Didalam tahap Formulasi strategi mencakup langkah-langkah: pengidentifikasian ancaman atau krisis dan mengidentifikasi kekuatan, kelemahan yang akan mempengaruhi langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi secara internal dan eksternal. Dalam tahap ini juga ditentukan tujuan tindakan ini dilakukan setelah itu baru dirumuskan strategi dan program-program yang strategis.
Sedangkan dalam tahap implementasi strategi dilakukan langkah-langkah antara lain: membuat kebijakan, mengalokasikan sumber daya sehingga strategi yang diformulasikan dapat dijalankan, menciptakan struktur yang efektif, menyiapkan anggaran, dan mengembangkan dan memberdayakan sistem informasi.
Setelah strategi manajemen krisis diimplementasikan maka perlu dilakukan langkah berikutnya untuk menilai apakah strategi yang berjalan sudah atau belum sesuai yang diharapkan, sehingga tahap berikutnya adalah melakukan evaluasi strategi dengan cara meninjau ulang faktor-faktor internal dan eksternal , pengukuran kinerja dan diakhiri dengan pengambilan tindakan korektif.
Di dalam menjalankan tindakan antisipasi tindakan krisis yang sangat diperlukan dan mutlak harus dimiliki sebuah organisasi adalah sebuah tim khusus yang akan memanajemeni seluruh organisasi selama masa krisis terjadi. Dan memastikan semua strategi yang sudah direncanakan berjalan dengan baik.
Indiah/Contributor/VMN/BL
Editor: Ruth Berliana