(The Manager’s Lounge – Quality)
Bagaimana menerapkan Six Sigma?
Di seluruh dunia, berlaku metodologi sistematis Six Sigma yang hampir sama. Saya sebut hampir sama karena ada antara 5-10% perbedaan antara organisasi tersebut yang telah disesuaikan dengan kondisi situasi organisasi ybs. Banyak juga istilah-istilah lain yang digunakan selain Six Sigma seperti Lean Sigma, Lean Six Sigma, yang pada dasarnya adalah sama. Metodologi yang dipakai pada garis besarnya dapat dibagi menjadi 2 yaitu DMAIC (baca dimek) dan DFSS/DMADV. DMAIC singkatan dari Define, Measure, Analyze, Improve, Control sedangkan DFSS/DMADV singkatan dari Design For Six Sigma/ Define, Measure, Analyze, Design, Validate. DMAIC lebih sering dipakai bahkan sekitar 90-95% permasalahan bisnis diselesaikan dengan DMAIC. Oleh karena itu pada kesempatan ini mari kita fokus pada DMAIC terlebih dahulu, kesempatan lain kita bahas DFSS/DMADV
Untuk mencapai output atau hasil yang selalu presisi dan akurat tersebut penjelasan dan langkah-langkah sederhananya adalah sbb:
1. Define:
Langkah pertama adalah mendefenisikan keinginan pelanggan, mendengarkan keinginan mereka (Voice of Customer), mencari tahu apa yang sebenarnya diinginkan oleh mereka sedetail dan se-spesifik mungkin. Dengan mengetahui keinginan ini maka kita akan mengetahui apakah proses yang dimiliki pada saat ini sudah mampu menjawab (memuaskan) keinginan pelanggan tersebut. Kalau masih ada gap, maka langkah selanjutnya adalah memastikan gap tersebut adalah benar-benar nyata dan menentukan tujuan perbaikan (menghilangkan gap atau bahkan lebih baik lagi). Langkah ini juga termasuk menentukan siapa-siapa saja yang akan terlibat untuk melakukan perbaikan, dari ketua tim, anggota, sponsor, dlsbnya yang diperlukan dalam project ini. Dimulailah project management pada tahap ini. Langkah terakhir di Define adalah membuat garis besar process map, yang menunjukkan hubungan dari Supplier, Input, Process, Output, sampai ke Customer (biasa disingkat SIPOC) sehingga memberikan gambaran atas proses mana yang akan diperbaiki dalam project ini
Catatan:
Dengan mengetahui hubungan SIPOC di atas, sebenarnya langkah-langkah selanjutnya dalam metodologi Six Sigma ini adalah mencari hubungan antan Input+Process (biasa disebut sebagai sumber X) dan Output (biasa disebut sebagai Y).
2. Measure:
Langkah pertama di bagian pengukuran ini adalah mengetahui besaran output yang akan diukur dan diperbaiki dalam tahap selanjutnya. Besaran output ini biasa disebut dengan project Y. Cara untuk mendapatkan project Y ini adalah dengan mengolah informasi yang diperoleh pada saat Define (dari hasil Voice of Customer). Selanjutnya mendapatkan nilai target, batasan-batasan atas maupun bawah atas project Y tersebut. Misal kalau project Y kita adalah ketebalan pelat baja, maka contoh untuk tebal target adalah 5mm, batas atas 5.2mm, batas bawah 4.8mm. Langkah ketiga di Measure adalah melakukan pengumpulan data itu sendiri, baik data project Y, maupun semua potential X, dengan catatan sistem pengumpulan data sudah layak (kalibrasi dan test sistem ukur sudah dilakukan). Selain pencatatan data, pada saat yang sama kita juga melakukan pencatatan proses yang sesungguhnya terjadi.
3. Analyze:
Bagian yang paling ”penuh dengan kejutan” dari DMAIC, karena di bagian inilah kita mendapatkan jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan kita sebelum suatu project Six Sigma dilakukan. Berapa sigma level atau kemampuan proses kita pada saat ini, berapa tujuan sigma level project ini, dan terakhir mendapatkan X’s yang signifikan mempengaruhi Y. Di sini beberapa pengetahuan dasar statistik diperlukan, seperti menghitung rata-rata, median, modus, standard deviasi, dan beberapa yang lain. Penggunaan statistik di sini tidak perlu ditakutkan karena sudah banyaknya alat bantu statistik dalam bentuk software pada saat ini yang sudah beredar seperti Minitab, SPSS, Statistica, bahkan Ms. Excel pun mampu!
4. Improve:
Bagian ini saya sebut bagian paling menyenangkan, karena kreatifitas berperan besar di bagian ini. Langkah pertama dan kedua adalah menyeleksi dan mencari solusi dari hasil analisa dengan melakukan eksperimen terhadap faktor-faktor X yang signifikan, maupun mencari solusi tanpa melakukan eksperimen. Langkah selanjutnya memastikan solusi yang diambil sudah tepat dalam penerapan skala kecil (pilot test). Selajutnya dengan hasil yang baik dari pilot test tersebut kita menyiapkan implementasi dalam skala yang besar dan waktu jangka panjang
5. Control:
Perbaikan yang sudah diraih harus bisa dipertahankan. Six Sigma juga dikenal sebagai metodologi continuous improvement. Perbaikan yang sudah terjadi akan secara terus-menerus diperbaiki sehingga selalu memuaskan pelanggan. Tahap terakhir dalam DMAIC ini adalah tahap untuk memastikan perbaikan yang telah terjadi akan selalu tetap terjadi. Langkah pertama adalah memastikan sistem pengumpulan data untuk X (berbeda pada saat di tahap Measure) sudah layak (kalibrasi dan test sistem ukur sudah dilakukan). Langkah kedua adalah justifikasi pencapaian kemampuan proses yang telah diperbaiki tersebut dengan cara menghitung kemampuan proses (level sigma) yang baru. Terakhir adalah membuat kontrol yang ketat terhadap X tersebut, bisa dengan menggunakan alat bantu grafik software yang canggih, atau pun yang sederhana misalnya menggunakan check list
Implementasi Six Sigma di Indonesia
Kita akan bahas bagian ini pada series Six Sigma selanjutnya. Untuk informasi lebih lanjut bisa menghubungi e-mail: choky@copisindonesia.com