(Business Lounge – Operation Management) Setelah memahami dasar manajemen operasi, proses, hingga rantai pasok, kini kita masuk ke tantangan nyata yang sering dihadapi para manajer operasi sehari-hari. Artikel ini mengajak kita menyelami tiga hal yang tampaknya sederhana, tetapi justru bisa membuat operasi tersendat jika tidak dikelola dengan cermat, berbagi sumber daya, mengatur batch produksi, dan menangani rework atau pekerjaan perbaikan. Tiga hal inilah yang sering kali menentukan apakah sebuah sistem berjalan lancar atau justru penuh hambatan.
Mari kita mulai dari konsep berbagi sumber daya. Dalam banyak organisasi, tidak semua orang atau mesin bisa fokus pada satu hal saja. Sering kali, satu sumber daya dipakai untuk beberapa proses sekaligus. Misalnya, sebuah mesin cetak di percetakan dipakai untuk mencetak buku, brosur, dan majalah. Atau seorang dokter spesialis di rumah sakit harus melayani pasien rawat jalan, melakukan operasi, dan memberikan konsultasi internal. Di sinilah muncul tantangan: bagaimana mengatur jadwal agar semua pihak bisa dilayani tanpa menimbulkan antrean panjang?
Berbagi sumber daya sering kali menciptakan yang disebut bottleneck, yaitu titik penyumbatan dalam alur kerja. Bayangkan jalan tol dengan empat jalur yang tiba-tiba menyempit jadi satu jalur di gerbang tol. Lalu lintas pasti macet. Dalam operasi, bottleneck bisa membuat waktu tunggu membengkak dan produktivitas menurun. Itulah sebabnya manajer operasi harus jeli mengidentifikasi sumber daya mana yang jadi bottleneck, lalu mencari cara untuk mengatasinya. Kadang solusinya sederhana, seperti menambah shift kerja, mengatur ulang prioritas, atau menambahkan mesin baru. Tapi kadang juga perlu pendekatan kreatif, misalnya membagi tugas ke sumber daya alternatif yang tidak terpakai penuh.
Tantangan berikutnya adalah batch. Batching adalah keputusan tentang berapa banyak produk atau pekerjaan yang dilakukan dalam satu siklus. Produksi massal biasanya menggunakan batch besar agar lebih efisien. Mesin bisa beroperasi terus-menerus, biaya persiapan lebih kecil, dan output lebih banyak. Namun, batch besar punya kelemahan, barang menumpuk di tengah proses, waktu tunggu lebih lama, dan risiko kesalahan juga membesar. Sebaliknya, batch kecil lebih fleksibel dan bisa mengalir lebih cepat, tapi sering kali meningkatkan biaya karena mesin harus sering disetel ulang. Di sinilah seni manajemen operasi: menemukan ukuran batch yang pas, tidak terlalu besar tapi juga tidak terlalu kecil.
Contoh paling nyata adalah industri makanan cepat saji. Bayangkan jika restoran memasak burger dalam batch besar sejak pagi agar efisien. Ketika pelanggan datang sore hari, burger sudah tidak segar lagi. Sebaliknya, jika mereka memasak satu per satu setiap ada pesanan, waktu tunggu pelanggan jadi terlalu lama. Solusi yang sering dipakai adalah membuat batch kecil secara berkala, sehingga tetap segar tapi tidak mengorbankan kecepatan. Prinsip ini bisa diterapkan di berbagai industri, dari percetakan hingga elektronik.
Lalu ada isu rework. Dalam dunia nyata, tidak semua proses berjalan sempurna. Ada saja produk atau layanan yang harus diperbaiki. Misalnya, pakaian jadi yang dijahit tidak sesuai ukuran, mobil yang keluar pabrik tapi catnya cacat, atau laporan keuangan yang harus direvisi karena salah angka. Rework adalah kenyataan yang tidak bisa dihindari. Namun, tantangannya adalah bagaimana menangani rework tanpa mengganggu alur utama proses. Jika rework menumpuk, ia bisa menghambat produksi baru dan menciptakan bottleneck tambahan.
Strategi menghadapi rework biasanya ada dua. Pertama, memperbaikinya di jalur terpisah agar tidak mengganggu alur utama. Kedua, mencegah terjadinya rework sejak awal dengan meningkatkan kualitas proses. Prinsip do it right the first time menjadi pegangan banyak perusahaan, karena mencegah jauh lebih murah daripada memperbaiki. Industri otomotif terkenal ketat dalam hal ini: kualitas diperiksa di setiap tahap, sehingga cacat bisa dideteksi lebih cepat sebelum menumpuk di akhir.
Ketiga hal ini—sumber daya bersama, batch, dan rework—saling berhubungan. Sumber daya yang dipakai bersama bisa memperbesar dampak batch besar. Batch besar bisa memperbanyak rework yang harus ditangani sekaligus. Dan rework yang menumpuk bisa menambah beban pada sumber daya yang sudah jadi bottleneck. Inilah puzzle rumit yang harus dipecahkan oleh manajer operasi setiap hari.
Di era modern, teknologi banyak membantu mengatasi tantangan ini. Sistem penjadwalan otomatis bisa mengatur sumber daya bersama lebih efisien. Algoritme bisa menghitung ukuran batch optimal dengan mempertimbangkan biaya, waktu, dan variasi permintaan. Sensor di lini produksi bisa mendeteksi cacat sejak dini, sehingga rework bisa ditangani sebelum menyebar. Namun, tetap saja, teknologi hanyalah alat. Keputusan akhir tetap membutuhkan intuisi dan kebijaksanaan manusia.
Mari kita lihat contoh konkret. Dalam industri penerbangan, pesawat adalah sumber daya bersama yang sangat mahal. Setiap menit pesawat parkir di bandara tanpa terbang berarti kerugian besar. Maskapai harus mengatur jadwal penerbangan, perawatan, dan rotasi awak dengan cermat agar bottleneck tidak terjadi. Di sisi lain, industri farmasi menghadapi dilema batch: produksi obat dalam batch besar lebih murah, tapi jika ada cacat, kerugiannya luar biasa besar karena harus menarik jutaan unit dari pasaran. Di industri perangkat lunak, rework terjadi dalam bentuk bug. Setiap kali ditemukan kesalahan kode, tim harus memperbaikinya tanpa mengganggu pengguna lain. Semua ini menunjukkan bahwa tantangan bab ini berlaku di berbagai sektor, hanya bentuknya yang berbeda.
Pelajaran penting dari artikel ini adalah bahwa manajemen operasi bukan soal menghindari masalah, melainkan mengelola ketidakpastian. Sumber daya bersama tidak bisa dihindari, batch harus selalu diputuskan, dan rework akan selalu ada. Yang membedakan perusahaan sukses dari yang gagal adalah bagaimana mereka mengelola tiga hal ini secara seimbang. Fokus pada perbaikan berkelanjutan, komunikasi yang jelas, dan penggunaan data yang tepat bisa membuat perbedaan besar.
Jadi, ketika Anda menunggu pesanan makanan, terbang dengan pesawat, atau menggunakan aplikasi di ponsel, ingatlah bahwa di balik semua itu ada tim operasi yang sedang berjuang menjaga sumber daya tetap seimbang, batch tetap optimal, dan rework tetap terkendali. Tanpa mereka, kehidupan sehari-hari kita mungkin akan jauh lebih kacau.
Dengan memahami tantangan ini, kita bisa lebih menghargai betapa rumitnya menjaga operasi tetap berjalan lancar. Dan sekaligus, kita belajar bahwa manajemen operasi adalah seni membuat sistem yang penuh batasan tetap bisa menghasilkan hasil terbaik.