(Business Lounge Journal – Human Resources)
Perusahaan perlu mulai mempertimbangkan untuk mensosialisasikan kepada para karyawan bahwa mereka dapat mulai menggunakan kecerdasan buatan (AI) ketika dapat memilih manfaat mereka selama periode open enrollment (pendaftaran terbuka). Periode ini biasanya berlangsung setahun sekali, ditentukan oleh perusahaan dan sering kali terjadi menjelang akhir tahun agar manfaat baru dapat berlaku mulai awal tahun berikutnya, atau ketika mereka mengalami qualifying life events (peristiwa hidup yang memenuhi syarat), seperti: menikah atau bercerai, memiliki anak (kelahiran atau adopsi), kehilangan manfaat karena perubahan pekerjaan atau status pekerjaan pasangan, atau perubahan dalam status imigrasi atau tempat tinggal.
Seperti yang dituliskan oleh WorldatWork – sebuah perusahaan HR konsultan – bahwa ada banyak karyawan merasa bingung saat memilih manfaat yang ditawarkan oleh perusahaan. Bahkan, lebih dari setengah karyawan sering menyesali pilihan yang mereka buat selama periode pendaftaran manfaat.
Menurut Laporan tahunan Alight tahun 2024, hampir 96% karyawan sekarang mendaftar manfaat melalui saluran digital, karena itu seharunya bukanlah suatu hal yang sulit bagi mereka untuk mulai berinteraksi dengan AI. AI kini memiliki potensi besar untuk menyederhanakan proses ini dengan memberikan rekomendasi yang lebih personal dan dukungan otomatis yang lebih cepat.
Sekarang mari kita lihat, apa yang membuat karyawan bingung dalam memilih manfaat.
Salah satu alasan utama mengapa karyawan sering salah memilih manfaat adalah karena mereka tidak benar-benar memahami pilihan yang tersedia. Beberapa tantangan utama dalam proses ini, seperti:
- Istilah dan konsep yang terlalu teknis, membuat sulit bagi karyawan untuk memahami perbedaan antara berbagai paket manfaat.
- Informasi tentang manfaat biasanya hanya diberikan sekali dalam setahun, sehingga banyak karyawan lupa detil penting saat harus membuat keputusan.
- Cara komunikasi yang digunakan sering kali kurang sesuai dengan kebutuhan karyawan, sehingga informasi sulit dipahami.
Banyak perusahaan telah mencoba berbagai cara untuk membantu karyawan, seperti menyediakan panduan manfaat, aplikasi seluler, dan seminar. Namun, pendekatan ini sering kali masih kurang efektif karena terlalu rumit atau tidak cukup interaktif.
Tapi bagaimana jika kecerdasan buatan (AI) bisa membantu mereka membuat keputusan yang lebih baik dan lebih memuaskan?
Bagaimana AI Bisa Membantu?
AI dapat memberikan solusi dengan membuat komunikasi tentang manfaat lebih personal dan lebih mudah dimengerti. Teknologi ini bisa digunakan untuk:
- Menjawab pertanyaan karyawan dalam bahasa yang lebih sederhana melalui chatbot atau asisten virtual.
- Memberikan rekomendasi manfaat berdasarkan kebutuhan dan kondisi pribadi karyawan.
- Membantu karyawan membandingkan paket manfaat dengan cara yang lebih jelas dan mudah dipahami.
Misalnya, ada sistem AI yang bisa bekerja layaknya seorang asisten pribadi. Karyawan dapat menanyakan, “Apa itu deductible?” atau “Mana paket yang paling cocok untuk saya?” tanpa merasa takut atau bingung. AI juga bisa membantu membandingkan manfaat yang ditawarkan oleh perusahaan dengan manfaat yang dimiliki pasangan karyawan, sehingga keputusan bisa dibuat dengan lebih bijak.
Selain itu, AI juga memungkinkan karyawan mendapatkan bantuan kapan saja, tanpa harus menunggu jam kerja atau menghubungi HR. Misalnya, ada asisten virtual yang tersedia 24 jam sehari dan mampu menjawab pertanyaan serta menyelesaikan 90% masalah pada hari yang sama. Bahkan, data menunjukkan bahwa banyak karyawan lebih mungkin mendaftar dalam manfaat tambahan seperti asuransi kecelakaan atau penyakit kritis ketika mereka mendapatkan bantuan instan dari AI.
Hal yang Perlu Diperhatikan
Meski AI sangat membantu, perusahaan tetap perlu berhati-hati dalam penggunaannya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi:
- Keamanan dan privasi data karyawan.
- Kepatuhan terhadap peraturan yang terus berkembang.
- Potensi bias dalam algoritma AI yang bisa memengaruhi rekomendasi yang diberikan.
Jika diterapkan dengan baik, AI dapat membuat proses pemilihan manfaat menjadi lebih sederhana, relevan, dan efisien. Namun, teknologi ini tidak bisa sepenuhnya menggantikan interaksi manusia. Perusahaan perlu menggabungkan teknologi dengan pendekatan yang lebih personal agar karyawan merasa didukung dan lebih percaya diri dalam membuat keputusan yang tepat untuk masa depan mereka.