(Business Lounge – HR) – Banyak orang memandang ringan kepentingan administrasi karyawan dalam perusahaan. Mereka hanya berpikir masalah ini sekedar pelengkap dari proses bisnis dan ruang lingkup pekerjaannya adalah masalah dokumentasi semata. Pada level manajemenpun hal ini dianggap sepele dengan alasan banyak hal lain yang lebih penting, terutama hal-hal yang berhubungan langsung dengan bisnis seperti; strategi marketing, inovasi produk, prioritas investasi dan lainnya. Benar bahwa semua hal tersebut sangat penting bagi existensi bisnis dalam menghadapi kompetisi yang begitu ketat dan tajam saat ini, namun keteledoran dalam hal HR administrasi tidak mustahil akan menimbulkan masalah yang cukup pelik bahkan sanggup mendatangkan kerugian yang besar bagi perusahaan.
Tanpa menyadari dampak yang dapat terjadi atas kecerobohan dalam hal HR administrasi ini, beberapa perusaahaan telah memiliki pengalaman menghadapi masalah di Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Sebut saja salah satunya perusahaan tempat penulis pernah bekerja. Dimulai dari kesalahan yang dilakukan oleh seorang karyawan kontrak yang mendatangkan kerugian yang cukup besar. Meskipun status karyawan ini kontrak namun ia sudah cukup senior dalam hal masa kerja di perusahaan. Karena kesalahan yang dilakukannya maka diputuskanlah oleh Manajemen untuk memPHK karyawan tersebut. Namun ternyata keputusan itu tidak dengan mudah untuk dilaksanakan karena PKWT karyawan tersebut tidak pernah diperbaharui sejak beberapa tahun yang lalu. Alhasil status kontrak karyawan tersebut secara otomatis telah berubah menjadi karyawan tetap atau permanen.
Apakah yang kemudian terjadi? Pasti dapat dibayangkan tuntutan yang diajukan oleh karyawan tersebut. Meskipun ia melakukan kesalahan berat, perusahaan tidak dapat serta merta memPHKnya, didukung pula di Indonesia ini hukum dapat diperjual-belikan, undang-undang yang berlaku saling tumpang tindih dan tidak pernah dikaji ulang sejak diciptakan pada masa penjajahan Belanda. Ujungnya tetap saja kecenderungan yang ada pihak perusahaan yang akan dikalahkan. Kerugian financial yang ditanggung perusahaan menjadi berubi-tubi; mari kita coba menghitung kerugian apa sajakah itu;
1. kerugian atas kesalahan yang dilakukan karyawan
2. kerugian atas tuntutan PHK karyawan
3. kerugian biaya yang harus ditanggung dalam persidangan di PHI
4. kerugian lainnya seperti waktu, tenaga, pikiran dari pejabat yang menangani kasus ini, dan
5. nama baik perusahaan
Paling tidak kerugian tersebut pasti timbul dan menjadi beban bagi perusahaan. Ada banyak kasus terjadi hanya karena keteledoran dalam menangani HR administrasi. Sementara Manajemen terkadang sulit untuk diyakinkan bahwa hal ini sangat penting sekalipun sebenarnya sederhana dan tidak sulit untuk menanganinya.
Do it right at the first time! Menjadi salah satu cara untuk menghindari kesalahan administrasi khususnya di HR. Beberapa tips yang dapat dilakukan untuk melakukan cara ini adalah:
1. Buatlah check list dokumen apa saja yang perlu dilengkapi di tiap file karyawan
2. Tetapkan pola penyimpanan file yang sistematis dan mudah diterapkan, biasanya dengan cara alphabetical (disimpan berdasarkan urutan abjad dari nama karyawan).
3. Simpanlah file di tempat yang aman dan tidak boleh sembarang orang menggunakannya
4. Jika memungkinkan buatlah program HRIS (Human Resources Information System) yang sederhana tetapi memudahkan dalam penanganan HR administrasi seperti; untuk data master, payroll, termasuk pengingat (reminder) pembaharuan masa kontrak, dan kebutuhan administrasi lainnya.
5. Setiap 6 bulan sekali lakukan pendataan dokumen karyawan untuk memisahkan file aktif dan non aktif di tempat penyimpanan dokumen karyawan.
Jika hal administrasi ini tidak disepelekan, kerugian finansial seperti ulasan diatas dapat dihindari, sehingga perusahaan dapat fokus pada kegiatan bisinis lainnya yang lebih menghasilkan.
Salam sukses!
(ms/ic/bl)
Foto: xavierleadershipcenter.com