(Business Lounge Journal – Operation Management)
Operasional — serangkaian metode yang menghasilkan dan memberikan produk dan layanan untuk mencapai tujuan tertentu — merupakan jantung dari setiap jenis organisasi, mulai dari peralatan elektronik konsumen dan bangsal gawat darurat rumah sakit hingga layanan keuangan dan profesional yang tinggi. Operasional yang dirancang dengan baik meningkatkan profitabilitas. Operasional yang buruk, paling banter, sama dengan proses yang tidak efektif dan sumber daya yang terbuang sia-sia. Paling buruk, operasi yang buruk dapat membuat perusahaan bangkrut. Oleh karena itu, mengelola operasi dengan kompetensi sangat penting untuk mencapai tujuan strategis dan bertahan secara finansial.
Ketika kebanyakan orang berpikir tentang manajemen operasi, jika ada gambaran yang terlintas dalam pikiran, gambaran pabrik besar yang mengepulkan asap sering kali muncul. Dan, ya, pabrik yang mengepulkan asap memang melakukan operasi, tetapi itu hanyalah sebagian kecil dari semua yang terlibat dalam manajemen operasi. Pada akhirnya, operasi menentukan biaya, kualitas, dan waktu setiap interaksi yang dilakukan organisasi dengan orang-orang yang dilayaninya.
Dalam tulisan ini, akan diberitahukan secara pasti apa itu manajemen operasi — dan apa yang bukan. Selain itu, menunjukkan mengapa operasi merupakan bagian yang sangat penting dari suatu organisasi dan mengapa semua departemen harus peduli dengan operasi agar suatu organisasi dapat berhasil.
Manajemen operasi lebih dari sekadar cerobong asap pabrik yang mengepul
Manajemen operasi adalah pengembangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan proses yang efektif yang terkait dengan aktivitas yang dilakukan berulang-ulang, atau untuk proyek besar satu kali, untuk mencapai tujuan tertentu organisasi.
Manajemen operasi mencakup lebih dari sekadar cerobong asap atau bagian dan produk manufaktur; manajemen operasi juga mencakup layanan dan semua jenis proyek dan inisiatif yang dilakukan oleh sekelompok orang bersama-sama. Dari restoran dan tempat makan cepat saji hingga layanan medis, galeri seni, dan firma hukum, manajemen operasi memastikan bahwa organisasi meminimalkan pemborosan dan mengoptimalkan hasil dan penggunaan sumber daya untuk kepentingan pelanggan serta semua orang yang berkepentingan, atau para pemangku kepentingan.
Melakukan sesuatu yang sedikit tidak efisien satu kali bukanlah masalah besar, tetapi ketika seorang pelaku bisnis melakukan sesuatu yang tidak efisien berulang-ulang, ratusan atau bahkan jutaan kali per tahun, kesalahan kecil sekalipun dapat bertambah menjadi pemborosan yang sangat mahal. Kesalahan dalam operasi yang mengakibatkan produk cacat, meskipun hanya mewakili 1 persen dari total hasil, dapat mengasingkan jutaan pelanggan. Demikian pula, jika operasi yang dirancang dengan buruk mengakibatkan kebiasaan melayani pelanggan terlambat, perusahaan pada akhirnya akan kehilangan pelanggan ke pesaing yang berfungsi lebih baik.
Dalam perusahaan yang mencari laba, manajemen operasi berkaitan dengan operasi dan alokasi sumber daya yang hemat biaya, termasuk orang, peralatan, material, dan inventaris — barang-barang yang digunakan untuk menyediakan barang atau jasa bagi pelanggan — untuk mendapatkan banyak uang dan memaksimalkan laba atas investasi pemegang saham.
Melihat relevansi manajemen operasi
Manajemen operasi merupakan bagian mendasar dari setiap organisasi. Bahkan, majalah Forbes melaporkan bahwa sekitar tiga perempat dari semua CEO berasal dari latar belakang operasi. Tidak semua CEO ini mempelajari operasi di sekolah; hanya beberapa dari mereka yang melakukannya. Banyak yang mengambil jurusan keuangan, pemasaran, sistem informasi, atau teknik dan akhirnya bekerja di operasi di beberapa titik dalam karier mereka.
Bahkan jika seseorang tidak ingin menjadi CEO atau bekerja di operasi, dia mungkin harus bekerja dengan orang-orang operasi selama kariernya. Jadi pertimbangkan fakta-fakta berikut tentang dampak operasi pada berbagai fungsi bisnis:
» Teknik: Insinyur terkenal hebat dalam hal angka dan fokus. Itu tidak selalu berarti hebat dalam hal operasi. Analisis operasi bersifat kuantitatif dan intuitif, dan insinyur tanpa pelatihan operasi dapat — dan memang! — membuang-buang jutaan dolar ketika ditugaskan untuk mengawasi operasi. Untuk manfaat maksimal, perlu mengevaluasi proses individual dalam konteks keseluruhan sistem proses yang terhubung dengannya. Jadi beberapa pengetahuan operasi dapat membantu insinyur menempatkan analisis mereka terhadap proses individual ke dalam konteks keseluruhan sistem operasi.
» Keuangan: Staf keuangan perusahaan mengawasi anggaran, jadi memiliki pengetahuan operasional dapat membantu tim ini membuat keputusan yang baik. Misalnya, ketika seorang pemimpin operasional meminta uang untuk mengatasi hambatan dalam suatu proses, mengetahui artinya memberi tahu bahwa tujuannya adalah untuk meningkatkan kapasitas operasi yang ada. Hal ini hampir selalu lebih masuk akal secara ekonomi daripada membangun pabrik baru. Hal ini juga memudahkan untuk mengevaluasi biaya dan manfaat investasi. Jika tidak, mungkin menduga hal ini seperti menghabiskan uang untuk mengecat mobil tua.
» Teknologi informasi (TI): Bagian besar TI dalam beberapa perusahaan adalah untuk mengotomatiskan operasi. Mengetahui prinsip-prinsip inti operasi dapat membantu orang-orang ini membangun jalan raya operasi alih-alih membuka jalan buntu. Perusahaan cenderung dengan mudah menerima cara tradisional dalam melakukan sesuatu tanpa pertanyaan. Ada godaan besar untuk sekadar mengotomatiskan proses yang ada dengan inefisiensi yang tertanam. Beberapa pengetahuan tentang operasi dapat membantu profesional TI untuk bermitra secara lebih efektif dengan staf manajemen operasi untuk benar-benar menciptakan keunggulan kompetitif dengan meningkatkan proses saat mereka mengotomatiskan.
» Pemasaran: Ketika staf pemasaran mengemukakan ide produk atau konsep promosi baru, mereka perlu berbicara dengan bagian operasi untuk mengetahui apakah produk tersebut dapat diproduksi secara menguntungkan. Jika jawabannya tidak — manajer operasi terkadang pemarah — membujuk mereka untuk menemukan solusi mungkin lebih mudah jika pemasaran dapat berbicara dalam bahasa operasi dan memahami kekhawatiran mereka
Pemasaran dan operasi juga harus sinkron ketika merencanakan kampanye promosi. Misalnya, jika kampanye pemasaran meningkatkan permintaan dengan cepat, mereka mungkin tidak memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan, yang dapat menyebabkan pelanggan tidak puas.
Manajemen operasi memiliki relevansi yang sangat penting dalam berbagai aspek organisasi dan bisnis. Manajemen operasi berfokus pada bagaimana proses-proses dalam organisasi dapat dijalankan dengan lebih efisien dan efektif. Ini mencakup pengelolaan rantai pasokan, produksi, dan distribusi, yang semua berkontribusi pada pengurangan biaya dan peningkatan kualitas.
Dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen operasi, perusahaan dapat memastikan bahwa produk atau layanan yang mereka tawarkan memenuhi standar kualitas yang tinggi. Ini membantu dalam membangun reputasi perusahaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Manajemen operasi membantu dalam pengelolaan sumber daya, baik itu tenaga kerja, bahan baku, maupun teknologi. Ini penting untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan secara optimal dan tidak ada pemborosan.
Dengan manajemen operasi yang baik, perusahaan dapat lebih responsif terhadap perubahan permintaan pasar. Ini memungkinkan mereka untuk menyesuaikan produksi dan inventaris sesuai dengan tren pasar dan kebutuhan pelanggan.
Manajemen operasi sering melibatkan penerapan teknik-teknik inovatif dan perbaikan berkelanjutan (seperti Six Sigma atau Lean). Ini mendorong organisasi untuk terus mencari cara-cara baru untuk meningkatkan proses dan hasil.
Dalam pasar yang kompetitif, kemampuan untuk menjalankan operasi secara lebih efisien dan efektif dapat memberikan keunggulan kompetitif. Ini termasuk pengurangan waktu siklus, peningkatan layanan pelanggan, dan pengelolaan biaya yang lebih baik.
Manajemen operasi sering menggunakan data dan analitik untuk membuat keputusan yang lebih baik mengenai proses dan strategi. Ini termasuk pemantauan kinerja, analisis tren, dan perencanaan kapasitas.
Manajemen operasi juga melibatkan perencanaan untuk risiko dan pengelolaan kontinjensi, yang penting untuk menghadapi ketidakpastian dan gangguan yang mungkin terjadi.
Secara keseluruhan, manajemen operasi adalah kunci untuk memastikan bahwa sebuah organisasi dapat berfungsi dengan baik dan bersaing secara efektif di pasar. Keahlian dalam bidang ini membantu perusahaan untuk mencapai tujuan strategis mereka dengan cara yang lebih terorganisir dan efisien.