(Business Lounge Journal – Manage Your Business) Di Nusa Dua Bali, beberapa waktu yang lalu saya terperangah dengan pernyataan Direksi salah satu BUMN yang menyebut organisasinya adalah lazy organization. Alasan dia sederhana, sebagai direksi baru dia langsung melihat kinerja keuangannya dan terlihat asset organisasi hingga 1,2 T namun pendapatan yang dimiliki hanyalah 30 M saja setahun, artinya memang turnover asset-nya sangat kecil dan menyimpulkan bahwa organisasi tidak bergerak cepat dan tidak banyak aktivitas. Pernyataan ini tentu membuat seluruh organisasi menjadi tercelik dan sepakat dengan Direksi bahwa mereka haruslah berubah.
Tahun 2016 diperlukan organisasi yang agile atau diterjemahkan sebagai organisasi yang gesit, cekatan. Bagi para pelanggan, organisasi yang cepat dalam pelayanannya menjadi pilihan mereka dan akan memenangkan hati pelanggan. Bagi karyawan organisasi yang agile akan membuat sistem kerja efisien dan menyelesaikan target harian sesuai dengan jam kerja, sehingga mereka produktif dan lebih senang sebagai karyawan. Organisasi yang agile juga membuat perusahaan menghasilkan keuntungan karena kebutuhan pelanggan dipenuhi dan kondisi karyawan yang produktif.
Transformasi diperlukan, untuk berubah dari lazy organization menjadi agile organization. Tahapan transformasi dimulai dari para pemimpin di dalamnya, dari lazy leader menjadi agile leader, kondisi ini merupakan motor untuk membawa organisasi menjadi cekatan. Pemimpin yang visioner bisa menjadi seorang agile leader, bila organisasi tidak cekatan itu merupakan tanda bahwa organisasi kehilangan visi sehingga tidak bergairah untuk mengerjakan aktivitas hariannya. Visi adalah pandangan pemimpin jauh ke depan tentang apa yang akan dicapai, ketika hal ini dimiliki pemimpin maka ia akan sangat bersemangat memimpin organisasi menuju visi di depan.
Tahapan kedua untuk melakukan transformasi ke agile organization adalah menyusun struktur yang ramping, dan bisa secepat mungkin mengambil keputusan. Biasanya struktur yang agile disusun berdasarkan team based organization yang memungkinkan keputusan diambil dengan cepat karena tingkatan organisasi tidak panjang. Selain itu perubahan pekerjaan seseorang tidak kaku sifatnya mudah diubahkan ke tugas yang lain karena bentuk yang fleksibel. Kekompakan dalam organisasi juga lebih kuat karena tidak bersifat struktural.
Dari dua tahapan ini, akan terjadi reduksi dari proses-proses organisasi yang sering begitu panjang dan melelahkan. Proses sumber daya manusia, manajemen operasional, proses produksi, dan proses lainnya akan terjadi reduksi waktu dan menolong organisasi menjadi lebih cepat. Pembenahan ini biasanya diikuti dengan pembenahan manusia yang ada di dalamnya, inilah tahapan yang lebih sulit, namun jika para pemimpin dalam organisasi sudah berubah, perubahan akan lebih mudah.
Transformasi yang dilakukan membutuhkan satu tim tersendiri yang terpisah dari rutinitas sehari-hari. Melalui kesepakatan yang dibuat untuk melakukan tarnsformasi organisasi, mereka mendaftarkannya satu persatu, memantaunya dan mengikuti perubahannya, hingga sampai pada tujuan.
Fadjar Ari Dewanto/VMN/BD/MP Business Advisory Division, Vibiz Consulting, Vibiz Consulting Group