(Business Lounge – Present Your Service) – Customer Service memang sangat menunjang keberhasilan bisnis, terutama bisnis yang berkaitan dengan jasa. Pastinya, mereka telah benar-benar dididik bagaimana untuk berbicara dengan nada yang sopan, dan juga mengucapkan greetings yang sesuai standar perusahaan.
Akan tetapi, ada kalanya customer service yang ada di perusahaan Anda harus belajar untuk menjadi “lebih personal”, dan bukan hanya mengikuti standar ketentuan perusahaan saja. “Lebih personal” yang dimaksudkan disini, adalah lebih “memanusiakan manusia”, yang dalam konteks ini adalah “memanusiakan” para klien yang sehari-hari berhadapan dengan Customer Service.
Perlu untuk disadari, dengan Customer Service Anda menjadi “lebih personal” kepada klien yang dihadapinya sehari-hari, tentunya hal itu akan membantu untuk meningkatkan citra perusahaan Anda. Namun, untuk membuat Customer Service Anda menjadi “lebih personal”, tentunya itu bukan pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Tetapi, tentu saja ada beberapa cara yang bisa dilakukan agar membentuk Customer Service Anda menjadi “lebih personal”. Apa sajakah cara tersebut?
Ajarkan Customer Service Anda untuk memperlakukan klien seperti anak atau orang terdekatnya
Seseorang pastinya sangat baik jika memperlakukan anaknya, maupun orang terdekat yang dianggap penting dalam hidupnya. Prinsip seperti itulah, yang harus ada pada Customer Service Anda. Jika selama ini Customer Service Anda hanya melakukan kewajibannya saja tetapi masih kurang terlihat adanya passion dalam melakukan pekerjaannya, maka prinsip inilah yang harus Anda ajarkan, yaitu harus memperlakukan klien seperti anak atau orang terdekatnya.
Bagaimanapun, seperti kita menganggap anak maupun kerabat adalah penting, maka klien itu juga penting dalam hidup kita, karena mereka menentukan jangka panjang bisnis kita.
Wajibkan Customer Service untuk selalu menjawab pertanyaan klien
Seperti yang kita semua tahu, pastinya semua orang ingin pertanyaannya dijawab, termasuk klien kita. Namun, pada kenyataannya, Customer Service yang ada terkadang tidak mau menjawab pertanyaan klien dengan benar, dan terkadang klien suka dibiarkan menunggu untuk jangka waktu yang lama. Perilaku seperti itu, tidak boleh dibiarkan. Anda harus sadar, bahwa klien harus diperlakukan dengan manusiawi.
Pada prinsipnya, seperti Anda sangat mengharapkan jawaban ketika Anda bertanya pada orang lain, demikian juga klien Anda. Karena itu, wajibkan Customer Service Anda untuk selalu menjawab pertanyaan klien. Misalkan Customer Service Anda tidak terlalu paham pertanyaan klien, ia tetap harus menjawab, namun dengan pelan-pelan terlebih dahulu, sambil mencari apa jawaban yang tepat untuk pertanyaan klien tersebut.
Ajarkan Customer Service Anda untuk biasa menawarkan jalan keluar kepada klien yang mengalami masalah
Terkadang, klien mengeluhkan masalahnya melalui Customer Service yang sedang bertugas saat itu. Klien sendiri pun memang beragam, ada yang masih bisa diajak bekerjasama, tetapi ada juga yang berada dalam kategori menyebalkan. Tetapi, intinya semua klien yang mengeluh, tujuannya satu, yaitu menginginkan jalan keluar.
Jika Anda tidak tahu bagaimana jalan keluar dari masalah klien tersebut, paling tidak berusahalah untuk menyelesaikannya, atau setidaknya memberikan jawaban. Pantang untuk Anda hanya berkata “tidak tahu”, apalagi bila menjawabnya dengan wajah yang tak ramah.
Biasakan Customer Service Anda untuk bersikap realistis
Sikap realistis dan tidak berlebihan memberikan janji, pastinya sangat diperlukan agar klien Anda tidak menuntut terlalu banyak. Terkadang, demi mengejar target, Customer Service suka sekali menjawab pertanyaan klien dengan janji yang sangat tinggi. Ajarkan mereka untuk memberikan jawaban yang realistis. Hal itu sangat membantu agar klien tidak menuntut secara berlebihan kepada perusahaan Anda.
Tanamkan prinsip kepada Customer Service Anda bahwa klien selalu benar
Menjawab pertanyaan klien, memang bisa dikatakan bukan hal yang mudah. Bahkan, terkadang klien ada kecenderungan suka menyalahkan dengan gaya yang mungkin mengesalkan. Menghadapi hal tersebut, terkadang Customer Service yang ada bisa menjadi tidak sabar. Tetapi, faktanya adalah Customer Service Anda tetap harus bisa memperlakukan klien dengan “lebih personal” apapun kondisinya. Salah satu cara yang bisa Anda ajarkan kepada Customer Service Anda, adalah menanamkan prinsip bahwa bahwa klien selalu benar. Prinsip itu tentunya digunakan, apabila permintaan maupun pertanyaan klien masih dalam batasan yang positif. Dengan Anda menanamkan hal tersebut, tentunya akan membantu Customer Service Anda agar bisa menjadi lebih baik dalam memperlakukan klien.
Zefanya Jodie/Head of Vibiz Learning Centre Vibiz Consulting/VMN/BL