(Business Lounge – Operate Efficiently) Pada bagian yang pertama telah kita bahas pengertian efisiensi dan bagaimana mengefisiensikan biaya operasional. (Baca: Efisienkah Biaya Operasional Anda? (Part 1)) Sekarang ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menunjang pengefisiensian biaya operasional Anda.
Sumber Daya atau Resources
Ada beberapa sumber daya yang harus dipersiapkan yang mencakup IT, Infrastruktur lainnya, SDM, finansial atau apapun juga yang dapat membantu untuk memberikan layanan. Ini semua merupakan Aset dari perusahaan.
Aset
Apa yang dikategorikan sebagai asset juga mencakup faktor kemampuan dalam mengelola sumber daya. Misalnya aset dari sebuah layanan akan mencakup apa saja yang diperlukan untuk dapat memberikan kontribusi untuk penyediaan suatau layanan. Aset tersebut dapat meliputi: sistem manajemen, organisasi, proses, pengetahuan, SDM, informasi, aplikasi, infrastruktur, dan modal keuangan.
Melalui penjelasan di atas dapat kita pahami bahwa ada berbagai hal yang dapat berkontribusi terhadap peningkatan efisiensi operasional sehingga mengapa banyak perusahaan hanya murni berfokus kepada pemangkasan biaya atau cost cutting yang akan berdampak pada biaya operasional produksi atau pengurangan jumlah karyawan?
Proses otomatisasi dapat menjadi alternative bagi perusahaan. Hal ini dipandang sebagai salah satu faktor kunci untuk meningkatkan efisiensi. Otomatisasi adalah tentang bagaimana menggunakan teknologi secara efektif untuk melakukan tugas-tugas yang biasanya dilakukan secara manual. Berikut ini beberapa manfaat yang diharapkan jika melakukan otomatisasi.:
• Meningkatkan kecepatan pekerjaan
• Menghindari kesalahan karena faktor manusia
• Meningkatkan kualitas serta mengurangi biaya
Namun ada pertimbangan lainnya sebelum melakukan otomatisasi seperti:
• Biasanya membutuhkan investasi yang cukup besar untuk pengadaan alat
• Proses pengadaannya haruslah jelas atau transparan. Memiliki dokumentasinya, adanya analisa yang jelas bahwa pemakaian alat akan berdampak efektif, perlunya kepastian bahwa implementasi otomatisasi tidak memberikan dampak yang buruk.
• Tetapi usaha yang dilakukan dan investasi yang diperlukan untuk otomatisasi bisa menjadi lebih besar dibandingkan dengan manfaat yang diperoleh. Hal ini terjadi jika Anda melakukan kesalahan dalam proses ataupun mekanisme kerja.
Setelah Anda menyadari bahwa pemangkasan biaya bukanlah satu satunya jalan, maka yang mungkin bisa Anda lakukan di awal adalah melihat hal apa saja yang paling penting terjadi dalam layanan nasabah ataupun proses produksi dalam organisasi bisnis Anda. Perhatikan, apa saja yang paling sering terjadi, dan apa yang paling menyebabakan biaya tinggi serta memberikan imbas kepada nasabah. Jika Anda dapat benar-benar memperhatikannya, maka mungkin Anda dapat mulai memperoleh peningkatan pendapatan yang lebih cepat dan mendapat kesimpulan bahwa usaha untuk pengurangan biaya terkadang tidaklah tepat jika dibandingkan dengan peningkatan nilai-nilai pelayanan nasabah atau peningkatan kwalitas pelayanan ataupun proses produksi.
Berikut ini adalah pertimbangan-pertimbangan yang dapat Anda gunakan demi melakukan peningkatan efisiensi:
• Pengurangan biaya tidak ekuivalen dengan efisiensi
• Miliki pemahaman yang baik atas biaya dan basis dari kwalitas layanan yang dimiliki
• Memahami biaya Anda saat ini dan awal kualitas pelayanan saat ini
• Mengerti keseimbangan yang diperlukan antara Biaya dan Kualitas – Dalam hal ini sangat penting bagi Anda untuk memahami target dan tujuan awal
• Selalu mengutamakan keselarasan sebagai bagian dari cara pandang Anda dalam meningkatkan efisiensi. Hal ini penting meski Anda tida menganggap perlu kwalifikasi sertifikasi jika memang ada.
• Terus pikirkan karyawan, proses yang sedang berlangsung, pihak ketiga serta produk yang dihasilkan
• Jangan hanya berpikir bahwa peralatan produksi yang paling bermanfaat tapi juga dibutuhkan perubahan budaya kerja
• Penyederhanaan dan Standarisasi seringkali menjadi kunci untuk meningkatkan efisiensi operasional; susunlah proses yang memiliki standar dan bereskan proses kerja yang tumpang tindih dan hindarkan terjadinya dan bottleneck.
• Memanfaatkan pengalaman (baik dan buruk) yang sudah terjadi – secara harapan organisasi perusahaan seringkali mengharapkan karyawan untuk dapat tepat melakukannya pada waktu pertama mereka bekerja, mereka tetap memerlukan pengalaman untuk mulai mengerjakannya dengan maksimal. Bahwa perlu ruang untuk mereka mulai meningkatkan kinerjannya.
Prinsip dasar dari bisnis pada dasarnya cukup sederhana, jika bidang usaha Anda adalah bisnis layanan atau produk tertentu memenuhi kepuasan pelanggan Anda dengan biaya yang make sense, Anda mungkin berpikir untuk terus bertahan dalam bisnis. Terus jalankan dengan keseimbangan yang selaras maka Anda dapat manfaat yang semakin besar.
P. Adi/Contributor/VMN/BL
Editor: Ruth Berliana