(Business Lounge – HR) Kesadaran karyawan untuk mengerjakan tanggung jawab pekerjaannya sampai benar-benar tuntas memang perlu dibangun sampai pada tahapan perilaku kebiasaan atau pola kerja yang terbentuk permanen didalam pola pikir (mindset) karyawan. Selesai belum berarti tuntas tetapi sebaliknya tuntas sudah dapat dipastikan selesai dengan sempurna pada suatu proses.
Banyak kerugian besar timbul dari masalah kecil yang tidak dituntaskan dan didiamkan dalam jangka waktu tertentu bahkan bisa jadi bertahun-tahun dan tanpa disadari menjadi BOM WAKTU yang mengakibatkan kerugian besar pada perusahaan. Salah satu contoh yang pernah terjadi di salah satu perusahaan yang memiliki bisnis dimana salah satunya adalah menangani payroll (penggajian) karyawan di klien-kliennya. Setiap bulan perusahaan ini membayarkan terlebih dahulu gaji karyawan kemudian menagihkannya kembali kepada klien. Proses ini sebetulnya sangat sederhana namun ketika tidak dilakukan dengan tuntas maka banyak penagihan yang terpending bertahun-tahun dan ketika baru akan ditagihkan kembali sekarang ini, barulah disadari bahwa masalah sudah menjadi besar karena banyaknya data yang hilang seperti; invoice, data perincian tagihan, sampai bukti tanda terima. Dana milyaran rupiah milik perusahaan menjadi sangat sulit untuk ditagihkan.
Jika ditarik kembali apa yang menjadi akar masalah, ternyata adalah pola kerja yang tidak tuntas yang dianggap ringan oleh karyawan. Dalam kasus diatas, pola kerja tidak tuntas tersebut adalah seperti beberapa hal dibawah ini:
1. Tidak adanya tanda terima pada saat penyerahan dokumen oleh kurir
2. Tidak dilakukannya pengecekan ulang untuk memastikan bahwa invoice sudah diterima oleh orang yang tepat dan bahwa jumlah yang ditagihkan sudah benar, karena merasa yang terpenting adalah sudah menyerahkannya kepada kurir dan merasa tugas dan tanggung jawabnya selesai
3. Tidak ditindak lanjuti proses penagihannya sampai benar-benar dibayarkan oleh klien
4. Tidak ditindak lanjuti kepada bagian Finance Accounting khususnya pencatatan penerimaan pembayaran dari klien
Mengapa hal ini terjadi? Dan apa yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan untuk membekali dan membangun pola kerja tuntas kepada karyawannya?
Berikut beberapa solusi yang dapat diberikan:
1. Buatkan alur kerja yang jelas, dimengerti dan tuntas – A to Z.
2. Sosialisasikan dan pastikan dimengerti oleh setiap karyawan
3. Wajibkan karyawan (PIC) untuk memberikan laporan dan presentasi secara rutin dan berkala mengenai tugas dan tanggung jawabnya. (daily, weekly dan monthly).
4. Buatkan sistem yang mencatat dan mendeteksi keseluruhan suatu proses sampai pada output yang diinginkan. Sehingga ada WARNING/REMINDER jika suatu proses belum sampai pada tahap OUTPUT yang dihasilkan pada jadwal yang ditetapkan (deadline)
5. Lakukan pertemuan rutin (misalnya monthly meeting) dengan team dan divisi lain yang terkait untuk benar-benar memastikan seluruh proses benar-benar tuntas dan tidak ada pending matters.
Jika hal-hal tersebut dilakukan secara konsisten, celah terjadinya masalah dikemudian hari dapat dipastikan tidak ada dan masalah yang sama tidak akan terjadi. HR Praktisi dapat menambahkan langkah-langkah diatas sesuai dengan kebutuhan didalam organisasi.
Salam sukses untuk anda!
(BM/IC/BL)
pic:fitnessforce.ca