(The Manager’s Lounge, Risk Management) – Laporan yang dikeluarkan oleh Kamar Dagang AS dan ASIS Foundation menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan baik kecil maupun besar yang termsuk daftar Fortune 1,000 mengalami kerugian informasi dan properti intelektual, yang meliputi R&D, pelanggan, hingga data financial.
Untuk menanggulanginya, maka berikut ini beberapa tips dalam memproteksi data dan informasi yang rahasia:
1. Kategori Informasi
Lakukan pendaftaran secara komprehensif mengenai informasi bisnis yang Anda miliki. Identifikasi dan kelompokkan masingmasing berdasarkan jenis dan tujuan. Kemudian, jika sudah dikelompokkan, rating risiko tiap informasi tersebut berdasarkan kepentingannya terhadap operasional organisasi.
2. Implementasi Kebijakan
Dalam mengimplementasikan kebijakan proteksi data meliputi antara lain mendefinisikan prosedur keamanan, maupun terjadi kegagalan atau ancaman sistem. Termasuk antara lain strategi penanggulangannya seperti apa.
Setiap karyawan juga harus mengetahui kebijakan informasi rahasia yang diterapkan oleh perusahaan. Kebijakan ini harus meliputi tanggung jawab karyawan, penggunaan informasi dan praktik disclosure yang dianut perusahaan.
3. Akses Informasi
Informasi sensitive sudah seharusnya dilindungi dan dibatasi secara fisik maupun elektronik. Misalnya termasuk memberi password pada file dan folder elektronik, firewall hingga enkripsi program. Kemudian jika ingin memusnahkan informasi rahasia, maka karyawan sebaiknya menggunakan pemusnah dokumen.
4. Komunikasi
Berbagi informasi memang sudah merupakan suatu hal yang wajar sesama kolega kerja. Oleh karena itu, tentunya Anda harus memastikan bahwa tiap pihak meyakinkan informasi mana yang rahasia maupun tidak, maupun informasi mana yang merupakan tanggung jawab pihak tertentu.
5. Tanggung Jawab
Dengan karyawan yang memahami tanggung jawab mereka masing-masing, maka mereka seharusnya diminta untuk bertanggung jawab jika terjadi kebocoran informasi rahasia akibat tindakan mereka. Hal ini bisa berujung kepada kebijakan disiplin bagi individu yang melanggar.
pic.:journalrecord.com
(Rinella Putri/TA/TML)