(The Manager’s Lounge-Marketing) – Professional Cold Calling
Menurut definisi, cold call adalah ketika Anda tidak mengetahui apapun mengenai pelanggan potensial ini, kemudian Anda datang secara tiba-tiba mendatangi mereka. Umumnya, ketidakpercayaan diri untuk melakukan cold calling, didorong oleh ketakutan. Cara menangani ketakutan tersebut adalah melalui strategi cold calling yang efektif dan professional.
Sebagian besar penulis setuju bahwa cold calling sendiri bukannya tidak professional, namun pendekatan dalam melakukannya telah memperburuk reputasi cold calling sendiri. Tidak ada yang menyatakan bahwa cold calling adalah hal yang tabu. Faktanya, tanpa cold calling, daftar calon pelanggan yang Anda miliki tidak akan banyak dan hal ini menghambat real growth dan kesuksesan bisnis Anda.
Kenyataannya, ketakutan adalah hambatan terbesar dalam melakukan cold calling secara efektif. Takut ditolak, malu, dan canggung di dalam lingkungan yang asing. Karena memang lebih mudah untuk mengambil jalan yang umum dan menghindari cold calling.
Anda tidak dapat mengelak dari manfaat luar biasa yang dimiliki cold calling. Berikut ini adalah tiga langkah sebagai pedoman untuk melakukan cold call yang professional.
Pendekatan ini mungkin tidak sesuai untuk segala situasi sehingga sesuaikanlah dengan arena penjualan Anda. Dan, salah satu keunggulan cold calling adalah Anda tidak akan pernah terlambat.
1. Introduction.
Ketika Anda tiba, perkenalkan diri kepada resepsionis dengan menyebutkan hal-hal berikut secara berurutan: 1) nama Anda 2) nama perusahaan Anda 3) apa pekerjaan Anda 4) bahwa Anda melakukan cold calling. Jangan coba menghindari isu tersebut, katakan saja langsung pada resepsionis bahwa Anda sedang melakukan cold calling. Langkah berikutnya adalah meminta kesediaannya untuk membantu. Umumnya mereka cukup terbuka untuk memberi bantuan.
Penjaga cukup banyak melihat salespeople yang datang dan pergi sepanjang hari, maka pastikanlah bahw pendekatan yang Anda lakukan cukup professional, bersahabat dan penuh hormat. Kasus terburuk adalah jika mereka meminta Anda untuk pergi. Hal itu tidak menjadi masalah.
2. Planning.
Karena dalam sebuah cold call Anda tidak mengetahui apapun, atau hanya sedikit mengenai bisnis ini, maka lakukan hal-hal berikut ini. Pertama, minta bantuan resepsionis “Apakah Anda bersedia untuk menjawab beberapa pertanyaan?”. Biasanya mereka bersedia. Kedua, tanyakan apakah mereka memiliki suatu paket yang berisi laporn keuangan, brosur, newsletter dan apa saja yang dapat membantu Anda untuk memahami bisnis tersebut.
3. Announce Yourself.
Sekarang saatnya Anda untuk memperkenalkan diri namun pastikan bahwa Anda bertemu dengan orang yang tepat. Melalui planning, Anda memahami bahwa Bert adalah manajer dan dia dapat menjadi kontak Anda. Namun, bukanlah Bert yang ingin Anda temui. Tanyakan siapa atasan dari Bert ini dan perkenalkan diri Anda pada orang tersebut. Setidaknya satu level diatasnya, yaitu Susan. Ikuti teori bahwa lebih mudah menuruni bukit daripada mendakinya.
Ketika dia menjawab, maka jangan lupa untuk menyebutkan empat komponen yang telah disebutkan dalam perkenalan diatas, termasuk fakta bahwa Anda sedang melakukan cold calling. (Faktanya, banyak eksekutif yang terkesan ketika Anda mengatakan pada mereka bahwa Anda sedang melobi dan melakukan cold call). Setelah memperkenalkan diri, katakan seperti ini “Susan, saya yakin bahwa Anda biasa bertemu dengan janji terlebih dulu dan saya datnag tiba-tiba, namun apakah Anda punya waktu untuk bertukar kartu nama?”. Sangatlah penting untuk menyebutkan bahwa Anda datang tiba-tiba dan belum membuat janji. Hal ini menjadikan cold call Anda professional dan berbeda dengan yang lain.
Jika Anda meminta untuk bertukar kartu nama, maka Susan akan menganggap hal itu tidak akan memakan waktu banyak jika dibanfingka Anda bertanya “Apakah Anda punya waktu sebentar?”. Pertanyaan tersebut mengandung makna ambigu. Jika Susan bersedia menemui Anda, maka berikan kartu nama Anda padanya dan sebutkan bahwa Anda datang tanpa janji sebelumnya. Namun jika Susan menolak, maka buatlah janji untuk bertemu dengannya.
Setelah berbincang dengan Susan, mintalah kesediaannya untuk menjawab beberapa pertanyaan. Jika ia setuju, maka gunakan kesempatan ini sebaik mungkin dan cari tahu pula siapa yang mengambil keputusan. Pertanyaan pertama Anda haruslah “berapa lama waktu yang saya miliki?”. Hargailah waktunya. Selama berbicara, tanyakan padanya 5 pertanyaan berikut:
1. Apakah Bert yang mengambil keputusan?
2. Apakah Bert memiliki anggaran?
3. Apakah Bert akan berbicara dengannya sebelum mengambil keputusan?
4. Apakah ia akan memperkenalkan Bert pada Anda?
5. Jika Bert menyetujui proposal Anda, maka apakah Anda boleh menemani Bert ketika ia mempresentasikan apdanya?
Jika jawaban untuk pertanyaan #3 adalah “Ya” maka Susan-lah yang megambil keputusan, bukan Bert. Namun, Anda juga haruslah menghormati posisi Bert dan mengajukan proposal Anda padanya.
Pertanyan #4 disebut juga corporate cascading. Susan memperkenalkan Anda pada Bert. Karena perkenalan Anda dengan Bert dilakukan melalui Susan, maka Bert akan dapat lebih menerima Anda.
Jika Susan tidak ada di tempat, maka temuilah asistennya. Asisten bisa saja membantu dan informative. Mereka juga dapat mengatur pertemuan dengan Susan. Jika tidak bisa, maka mintalah padanya untuk mengecek dengan Susan mengenai waktu luang untuk melakukan pertemuan.
Strategi diatas sangatlah efektif untuk cold calling. Lebih efektif dibandingkan dengan meninggalkan kartu nama dan brosur serta pergi dengan tangan kosong.
Namun, sebelum Anda membuang tulisan ini dan memprotes penolakan Anda terhadap cold calling, Anda tidak perlu melakukannya setiap saat. Saya tidak menyarankan Anda untuk menjadikan cold calling sebagai modus operandi, namun terkadang ia bisa menjadi efektif dalam waktu tertentu. Dua waktu terbaik adalah ketika ada waktu kosong dimana ada janji yang dibatalkan, atau merencanakan setengah hari tertentu untuk melakukan cold call. Misalnya ketika rapat Anda dibatalkan, jangan biarkan waktu terbuang sia-sia, manfaatkan dengan melakukan cold call dan buat waktu jadi lebih produktif.
Walaupun prospecting adalah urat nadi dari kesuksesan suatu bisnis, hal ini masih saja menjadi aktivitas yang paling ditakuti dan dihindari dalam penjualan. Menangani keengganan memprospek berarti membangun rencana, menetapkan tujuan dan menjaga catatan yang baik. Untuk membangun kepercayaan diri, mungkin Anda dapat mendampingi seorang sales entrepreneur yang berpengalaman dalam prospecting. Observasi adalah alat pembelajaran yang sangat baik.
Seiring membangun kepercayaan dari, bereksperimenlah dengan metode dan ide yang berbeda-beda untuk menemukan kombinasi prospecting yang sesuai dengan Anda dan bisnis Anda. Tidak ada metode utama dan optimal untuk segala situasi. Strategi prospecting Anda haruslah situasional serta memaksimalkan return on time equity. Saya tidak menyarankan bahwa 22 ide diatas sesuai dengan Anda namun berkonsentrasilah dalam mengembangkan kombinasi metode-metode tersebut. Hal tersebut akan menstimulasi bisnis Anda dan mendorong real growth. Jadilah seorang ahli dalam metode-metode yang memberikan dampak terbesar pada produktivitas Anda.
pic:starwoodsoutheastasia.blogspot.com
(Rinella Putri/RB/TML)