(Business Lounge – Empower People) – Belakangan ini, istilah smart knowledge worker sering digunakan. Smart knowledge worker berbicara mengenai knowledge management dari sisi yang sangat humanis. Umumnya jika bicara mengenai hal tersebut, maka yang dibahas adalah aspek proses dan teknologinya. Padahal, ada satu aspek lagi yang sering dilupakan, yaitu aspek manusia.
Dalam sebuah perusahaan, asset yang paling utama adalah manusia. Pengetahuan yang dibawa oleh masing-masing individu itulah yang merupakan sumber kekuatan dan keunggulan perusahaan di masa modern ini.
Menciptakan dan Mengelola Pengetahuan
Apa arti dari pengetahuan (knowledge) itu? Thomas Davenport dan Laurence Prusak mendefinisikan pengetahuan sebagai gabungan dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan ahli dan institusi yang memberikan untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.
Setiap pengetahuan baru selalu dimulai dari individu. Pengetahuan seseorang dapat menjadi pengetahuan organisasi dan meningkatkan nilai organisasi. Menjadikan pengetahuan seseorang dapat dimanfaatkan oleh orang lain merupakan aktivitas utama dari sebuah organisasi yang menerapkan knowledge management. Hal ini harus dilakukan secara terus-menerus dan pada semua tingkat organisasi.
Tahun 1985, divisi pengembangan produk Matsushita Electric di Osaka sedang berusaha keras menciptakan mesin pembuat roti model terbaru. Mereka kesulitan untuk membuat agar mesin tersebut dapat membuat adonan roti secara tepat. Hasilnya selalu agak hangus pada saat dipanggang dan bagian dalamnya belum matang. Sampai akhirnya pengembang software Ikuko Tanaka mengajukan solusi yang kreatif. Osaka Internasional Hotel memiliki reputasi sebagai pembuat roti terbaik di Osaka, mengapa tidak menjadikan mereka sebagai model? Tanaka kemudian berlatih dengan kepala pembuat roti hotel tersebut untuk mempelajari teknik pembuatan adonan roti yang tepat. Tanaka mempelajari bahwa si pembuat roti memiliki cara yang unik dalam menarik dan menggulung adonan roti.
Setelah selama satu tahun mencoba, akhirnya Tanaka bersama tim teknisnya berhasil membuat spesifikasi produk mampu meniru teknik tarikan serta gulungan adonan dengan sempurna dan roti yang dihasilkan persis seperti yang dibuat oleh kepala pembuat roti Hotel Osaka. Mesin pembuat roti dengan gulungan gandayang unik buatan Matsushita menjadi produk rumah tangga terlaris dalam sejarah penjualan alat rumah tangga di Jepang. Inovasi Ikuko Tanaka menggambarkan sebuah aliran di antara 2 tipe pengetahuan yang sangat berbeda.
Pada titik akhir perubahan, pengetahuan yang di dapat adalah pengetahuan eksplisit, berupa sebuah produk yang spesifikm mesin pembuat roti.
Pengetahuan eksplisit berbentuk formal dan sistematis, seperti spesifikasi produk atau program computer, yang mudah dikomunikasikan dan dibagikan.
Tapi pada tahap awal, pengetahuan yang ada tidak mudah untuk di ekspresikan, yang dinamakan pengetahuan tacit. Pengetahuan tacit sifatnya sangat personal dan sangat sulit untuk di formalisasikan, dengannya menjadi sulit dikomunikasikan serta dibagikan.
Pada saat yang bersamaan, pengetahuan tacit memiliki dimensi kognotif yang penting berupa mental, keyakinan, dan pandangan-pandangan yang begitu menyatu hingga membuat kita menggunakannya tanpa pernah mempertanyakannya, dank arena itu menjadi sulit untuk di jelaskan.
Spiral pengetahuan ini terjadi dalam proses yang berulang-ulang tetapi dalam tingkatan yang terus bertambah. Mengubah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit (eksternalisasi/artikulasi) dan menggunakan pengetahuan eksplisit untuk meningkatkan pengetahuan tacit (internalisasi) adalah langkah-langkah kritis dalam proses spiral pengetahuan ini karena kedua proses tersebut membutuhkan keterlibatan dan komitmen pribadi yang besar
Dalam contoh diatas, keputusan Ikuko Tanaka untuk belajar secara langsung cara membuat roti kepada pembuat roti Hotel Osaka membutuhkan komitmen ini.
Ketika tren pasar berubah, teknologi berkembang, pesaing bertambah, dan produk-produk menjadi usang dalam waktu singkat, organisasi-organisasi yang sukses adalah mereka yang secara konsisten menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru dan menyebarkannya ke seluruh organisasi, dan secara cepat pula mengadaptasikannya ke dalam teknologi, produk dan service mereka.
Ikujiro Nonaka membuat formulasi Socialization-Externalization-Combination-Internalization¬, yang lebih dikenal dengan sebutan SECI. Konsepnya adalah jika proses siklus hidup dan berkembangnya sebuah pengetahuan digambarkan, maka ia akan berbentuk spiral. Kunci utama dalam proses ini adalah komitmen personal.
Di dalam organisasi yang berfokus pada pengetahuan, mendapatkan pengetahuan baru bukanlah aktivitas khusus yang menjadi tugas bagian tertentu, tetapi menjadi bagian dari aktivitas keseharian. Tiap orang menjadi knowledge worker yang mengelola pengetahuan menjadi peran dan tanggung jawab.
Ketika seseorang meningkatkan pengetahuannya, mereka juga meningkatkan dirinya, organisasinya dan bahkan dunia di mana mereka berada. Mengalirkan pengetahuan seseorang agar dapt dimanfaatkan oleh orang lain merupakan aktivitas utama dari sebuah organisasi yang menerapkan knowledge management.
(bersambung ke bagian 2)
Glory/Praktisi Management dan Kontributor BL
Editor: Iin Caratri