(Business Lounge Journal – Human Resources)
Ketika karyawan merasa bahwa kompensasi yang diterimanya tidak sesuai, maka ada beberapa hal yang dapat terjadi, mulai dari penurunan produktivitas sampai mencari alternatif untuk pindah ke perusahaan lain. Pada tahun 2022, sebuah konsultan HR yang bermarkas di Inggris melakukan sebuah survei dan menemukan bahwa 70% karyawan menganggap compensation reviews atau tinjauan kompensasi terakhir mereka tidak adil, dan 44% dari mereka menjawab bahwa mereka memiliki kemungkinan untuk berpindah pekerjaan dalam 12 bulan ke depan. Dengan demikian, penting bagi perusahaan untuk melakukan tinjauan kompensasi dengan benar untuk mencegah kehilangan para talent, mengingat kompetisi yang terus terjadi pada dunia kerja.
Proses tinjauan kompensasi diperlukan untuk menilai seberapa fair dan kompetitif tawaran kompensasi dan manfaat Anda, serta untuk memastikan Anda menarik dan mempertahankan para talent terbaik Anda. Misalnya, faktor-faktor yang paling memengaruhi keputusan gaji perusahaan-perusahaan seperti tingkat inflasi, diikuti oleh perubahan market rate dan kinerja karyawan.
Sekarang mari kita bahas cara memastikan proses tinjauan kompensasi yang fair dan efektif, serta cara menyampaikan perubahan gaji kepada karyawan dengan bijaksana.
Tentang compensation reviews
Tinjauan kompensasi—juga dikenal sebagai salary review atau pay review—adalah evaluasi sistematis terhadap keseluruhan paket kompensasi yang diperoleh karyawan. Biasanya dilakukan setidaknya setahun sekali untuk memastikan kompensasi yang fair dan kompetitif selaras dengan standar industri, tujuan organisasi, dan filosofi kompensasi perusahaan.
Perusahaan sering menghubungkan compensation evaluations dengan kinerja dan menggunakannya untuk memberi penghargaan kepada karyawan karena memenuhi atau melampaui tujuan mereka. Namun, keduanya tidak sama dengan performance reviews, yang hanya berfokus pada kinerja karyawan.
Beberapa compensation reviews yang paling umum meliputi:
- Tinjauan kompensasi tahunan: Biasanya dilakukan pada kuartal keempat setiap tahun, tinjauan kompensasi tahunan mempertimbangkan semua aspek kompensasi dan manfaat yang diterima karyawan. Tinjauan terjadwal ini berlaku untuk semua karyawan, tanpa memandang peran atau senioritas mereka.
- Tinjauan kompensasi promosi: Menilai kompensasi berdasarkan promosi yang baru saja diterima atau akan diterima karyawan.
- Tinjauan kompensasi berbasis kinerja: Berfokus pada kinerja karyawan dan memberi penghargaan kepada karyawan berkinerja terbaik dengan kenaikan gaji atau bonus.
- Tinjauan kompensasi berbasis pasar: Menggunakan tolok ukur indus tri, data pesaing, atau faktor ekonomi untuk membuat keputusan tentang penyesuaian kompensasi.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan selama tinjauan kompensasi
Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat melakukan tinjauan kompensasi:
- Tolok ukur pasar: Apakah organisasi Anda menawarkan paket kompensasi yang kompetitif berdasarkan standar industri untuk membantu Anda menarik dan mempertahankan karyawan berkinerja tinggi?
- Ekuitas internal: Evaluasi kompensasi dapat membantu Anda memastikan perusahaan membayar semua karyawan secara adil untuk pekerjaan mereka.
- Tanggung jawab dan kompleksitas pekerjaan: Peran dan tanggung jawab dapat berubah sewaktu-waktu, jadi penting untuk memastikan organisasi memperbarui tawaran kompensasinya agar sesuai dengan ekspektasi pekerjaan saat ini.
- Kinerja dan produktivitas: Jika seorang karyawan secara konsisten melebihi ekspektasi dan berkinerja luar biasa, tinjauan kompensasi dapat membantu memastikan mereka dihargai untuk itu.
- Kendala anggaran: Tinjauan upah harus mempertimbangkan anggaran perusahaan untuk mencegah pengeluaran berlebihan.
- Faktor ekonomi dan regional: Biaya hidup meningkat seiring dengan meningkatnya inflasi, menjadikannya faktor penting dalam penyesuaian gaji.
- Masa kerja karyawan: Banyak organisasi menghargai karyawan yang telah lama bekerja. Misalnya, kompensasi mereka dapat meningkat dengan persentase yang telah ditentukan untuk setiap tahun masa kerja, yang pada gilirannya mendorong masa kerja yang lebih lama.
- Paket imbalan total: Pertimbangkan semua gaji dan manfaat moneter dan non-moneter yang diterima karyawan jika ada kendala anggaran atau gaji mereka di atas tingkat pasar. Ini akan membantu Anda memutuskan apakah ada manfaat karyawan yang perlu disesuaikan dan, jika ya, berapa banyak.
Proses tinjauan kompensasi
Penting untuk melakukan proses siklus ini setidaknya setahun sekali untuk memastikan organisasi menawarkan kompensasi yang paling adil dan kompetitif kepada semua karyawan. Berikut adalah lima langkah dari proses tinjauan kompensasi yang khas:
- Kumpulkan data – Pelajari tolok ukur gaji pasar dan internal untuk melihat bagaimana tawaran kompensasi Anda saat ini dibandingkan dengan pesaing atau rata-rata di industri Anda.
- Analisis peran: Tinjau semua peran, deskripsi pekerjaan, tanggung jawab utama, dan metrik kinerja. Ini akan membantu Anda menilai apakah perusahaan memberikan kompensasi yang memadai kepada karyawan berdasarkan beban kerja, kompleksitas pekerjaan, dan ekspektasi kinerja mereka. Metode umum untuk melakukan ini adalah evaluasi pekerjaan.
- Evaluasi anggaran: Dapatkan gambaran yang jelas dan terperinci tentang anggaran dan prioritas perusahaan Anda sehingga Anda dapat menyelaraskan penyesuaian kompensasi Anda dengan mereka.
- Terapkan penyesuaian: Setelah manajer terkait menyetujui penyesuaian kompensasi, terapkan dengan meminta SDM dan keuangan memperbarui penggajian sesuai dengan itu.
- Komunikasikan perubahan: Terakhir, komunikasikan perubahan kompensasi kepada semua karyawan yang terlibat, dan transparan tentang proses pengambilan keputusan Anda sehingga mereka memahami alasan di balik penyesuaian dengan jelas.
Hasil tinjauan kompensasi yang umum
Hasil tinjauan kompensasi tahunan yang umum termasuk kenaikan gaji, bonus, penyesuaian insentif, penyesuaian kompensasi non-moneter, koreksi ekuitas gaji, dan promosi serta perubahan peran.
Penyesuaian bonus atau insentif dapat berupa pembayaran satu kali atau hadiah untuk kinerja luar biasa, seperti jabatan baru atau promosi di masa depan. Di sisi lain, penyesuaian kompensasi non-moneter dapat mencakup cuti tambahan, pengaturan kerja fleksibel, cuti ulang tahun berbayar, hari libur kesehatan, atau waktu istirahat untuk melakukan pekerjaan sukarela.
Koreksi ekuitas gaji melibatkan koreksi setiap perbedaan kompensasi yang ditemukan di antara karyawan yang melakukan pekerjaan dengan nilai yang sama. Selain itu, tinjauan kompensasi sering dikaitkan dengan promosi dan perubahan peran serta tanggung jawab.
Cara mempersiapkan manajer untuk tinjauan kompensasi
Berikut adalah beberapa tips bagi SDM untuk mempersiapkan manajer dalam melakukan tinjauan kompensasi yang efektif dengan tim mereka:
- Berikan pedoman yang jelas: Pastikan kerangka kerja tinjauan kompensasi perusahaan Anda menjelaskan bagaimana proses tinjauan selaras dengan tujuan strategis. Ini memberi manajer pedoman yang jelas untuk melakukan tinjauan kompensasi.
- Latih manajer tentang keadilan dan kesetaraan: Bias adalah hal yang umum di tempat kerja dan dapat menyebabkan ketidakadilan gaji. Latih manajer untuk membantu mereka mengidentifikasi dan mengurangi bias sambil menekankan pentingnya ekuitas gaji.
- Didik manajer tentang metrik kompensasi: Latih manajer tentang cara menggunakan data kompensasi utama dengan memberikan contoh cara melakukannya. Misalnya, mengetahui cara menghitung comparative ratio dapat membantu mereka menentukan apakah karyawan menerima kompensasi yang adil.
- Gunakan alat analisis kompensasi: Alat dapat membuat tinjauan kompensasi lebih efisien, baik itu Excel atau perangkat lunak analisis kompensasi khusus. Perkenalkan manajer ke alat-alat ini untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat.
- Tentukan ekspektasi kinerja: Pastikan setiap peran memiliki ekspektasi kinerja yang jelas sehingga manajer dapat merujuknya saat membuat keputusan kompensasi.
- Atur pemeriksaan dengan manajer: Bicaralah secara teratur dengan manajer untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki tentang proses tinjauan kompensasi.
- Promosikan konsistensi antar tim: Pastikan semua manajer menerima pelatihan, pedoman, dan alat yang sama untuk memfasilitasi konsistensi di seluruh organisasi.
- Gunakan alur kerja teknologi: Anda dapat menggunakannya untuk mengatur pengingat dan memulai tindakan selama proses peninjauan, menghilangkan sebagian beban administrasi dari SDM.
- Fokus pada tinjauan kompensasi dalam orientasi manajer: Melakukan ini dapat membantu Anda menyiapkan manajer baru untuk sukses sejak awal.