(Businesslounge Journal-Human Resources) Untuk membantu Anda meluncurkan strategi komunikasi perubahan yang efektif, ikuti langkah-langkah selanjutnya di bawah ini:
3. Libatkan departemen komunikasi internal
Sama seperti manajemen dan pemimpin di tempat kerja, departemen komunikasi internal juga memainkan peran penting dalam perubahan komunikasi yang efektif di sebuah perusahaan. Peran mereka adalah mendukung manajemen selama proses perubahan dengan menawarkan pesan yang jelas dan konsisten yang sejalan dengan perilaku manajerial dan tujuan akhir dari proses perubahan. Ini adalah kemitraan dua arah, karena staf komunikasi internal mendorong manajemen untuk berkomunikasi dengan staf dan memberikan komunikasi yang jelas.
4. Gunakan saluran komunikasi yang paling sesuai
Untuk memastikan bahwa Anda memberikan informasi kepada staf secara efektif, gunakan saluran komunikasi yang paling sesuai. Salah satu saluran komunikasi yang paling umum untuk ini adalah komunikasi internal perusahaan, seperti intranet lokal atau sistem manajemen konten. Saluran lainnya termasuk email, yang berguna tetapi tidak selalu efektif menjangkau staf karena filter spam atau individu yang tidak memeriksa kotak masuk mereka secara teratur.
5. Konsisten dan teratur dalam berkomunikasi
Kelelahan karena perubahan merupakan masalah yang wajar untuk strategi komunikasi perubahan, karena staf menjadi kurang reseptif terhadap pesan penting dari waktu ke waktu. Untuk mengatasi masalah ini, komunikasi yang konsisten dan teratur bertindak untuk menormalkan pembaruan dan membuat staf lebih terlibat dengan perubahan yang terjadi. Sebagian besar karyawan memiliki cara kerja yang tetap dan perubahan ini membahayakan cara kerja yang sudah mapan. Cara terbaik untuk mengatasinya adalah melalui komunikasi yang jelas yang dibagikan secara berkala dengan staf. Untuk memastikan pesannya jelas dan menarik, pertimbangkan pertanyaan yang mungkin diajukan karyawan, seperti:
Apa saja perubahannya?
Apa tujuan perubahannya?
Bagaimana tugas atau peran staf di perusahaan dapat berubah?
Seberapa cepat perubahan tersebut dilakukan?
Di mana Anda dapat memeriksa pembaruan tentang perubahan?
Bagaimana staf akan menerima perubahan ini?
6. Tingkatkan kesadaran melalui kampanye komunikasi yang menarik
Bagian penting dari strategi komunikasi perubahan yang sukses adalah membuatnya semenarik mungkin bagi audiens yang diinginkan. Staf cenderung mengabaikan atau melupakan pesan internal yang tidak menarik, jadi ada kebutuhan signifikan untuk kampanye komunikasi yang kreatif. Komunikator internal bertindak seperti pemasar atau pengiklan dalam hal ini.
Mereka harus menjual ide perubahan kepada staf melalui komunikasi mereka. Membuat jenis kampanye komunikasi ini membutuhkan banyak kreativitas untuk memikat audiens secara menyeluruh. Alih-alih membuat pengumuman email standar, video yang menghibur mungkin akan jauh lebih efektif dalam hal keterlibatan. Semua pekerjaan ini difokuskan pada upaya mendorong staf untuk memahami dan melakukan perubahan ini, jadi semakin banyak keterlibatan yang ada, semakin efektif pula strategi tersebut.
7. Sesuaikan komunikasi agar relevan dan personal
Memberikan informasi yang berlebihan atau tidak relevan kepada staf adalah cara yang baik untuk mencegah mereka mendengarkan perubahan dan menerapkannya. Penting untuk memahami berbagai jenis audiens yang sesuai dengan konten, jadi menyesuaikan pesan dengan audiens tertentu sangatlah penting. Untuk melakukannya dengan benar, mulailah dengan mengidentifikasi audiens Anda dan memahami apa yang relevan bagi mereka. Tim pemasaran memiliki prioritas yang berbeda dengan tim produksi, jadi pastikan untuk menyesuaikan pesan dengan tepat.
8. Dorong komunikasi dua arah dengan staf
Seperti yang dibahas sebelumnya, strategi komunikasi perubahan yang efektif memerlukan komunikasi dua arah agar berhasil. Staf harus memiliki platform untuk membahas perubahan dan menyoroti keluhan, kekhawatiran, atau masukan lain yang mereka miliki. Mereka memerlukan kemampuan untuk mengajukan pertanyaan kepada manajemen senior agar mereka dapat bersuara dan membuat mereka merasa terlibat dalam proses tersebut. Jika Anda tidak membangun saluran komunikasi dua arah, staf cenderung menjauh dari perubahan yang dapat mengakibatkan strategi yang gagal. Hindari mengirim email massal ke seluruh organisasi, pastikan kontennya relevan dan buat menarik jika Anda ingin perubahan diterima dengan baik.
9. Sediakan sumber daya dan informasi yang mudah diakses
Karyawan memerlukan akses ke informasi dan sumber daya utama tentang perubahan yang terjadi, jika tidak, mereka tidak akan memiliki pemahaman penuh tentang apa yang terjadi. Jadi, pemberi kerja dan pemimpin senior harus menyediakan informasi tersebut dengan cara yang mudah diakses. Lebih dari sekadar menyediakan informasi, informasi tersebut harus segera disampaikan kepada mereka.
Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menemukan cara untuk berkomunikasi melalui telepon pintar. Ini dapat berupa email prioritas tinggi atau pemberitahuan push dalam aplikasi jika ada aplikasi perusahaan yang tersedia. Apa pun itu, memberi staf informasi di tangan mereka adalah pendekatan terbaik untuk strategi komunikasi perubahan yang efektif.