(Businesslounge Journal-Finance and Tax)
Jangan menunda tugas akuntansi Anda. Sebaliknya, luangkan waktu secara teratur untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Akuntansi adalah sesuatu yang bisnis kecil sekalipun tetap harus lakukan secara teratur.
Membuat rutinitas untuk pekerjaan akuntansi Anda akan meningkatkan akurasi dan efektivitas dalam pembukuan Anda.
Melacak inventaris secara sistematis mengurangi pencurian dan kehilangan barang dagangan Anda. Artikel ini berguna untuk pemilik usaha kecil yang ingin mempraktekkan metode akuntansi yang lebih baik.
Tugas akuntansi harian
Pemilik usaha kecil sering menunda pekerjaan akuntansi ketika mereka sibuk mengoperasikan dan melayani pelanggan, tetapi ketika tiba musim audit mereka kemungkinan akan menghabiskan berjam-jam setiap hari mencoba mengidentifikasi dan menyelesaikan perbedaan dalam perhitungan akuntansi atau inventaris.
Membuat rutinitas harian untuk tugas-tugas akuntansi sangat membantu dalam meningkatkan akurasi dan efektivitas pembukuan perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa tugas yang disarankan yang harus Anda selesaikan setiap hari:
1. Refresh dan perbarui data keuangan Anda.
Idealnya, perangkat lunak akuntansi Anda secara otomatis menyinkronkan perkiraan bank dan kas Anda, dan data penjualan dari sistem POS Anda, ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda. Jika tidak, Anda harus melakukannya secara manual. Ini memberi Anda nilai terupdate di akun Anda, menunjukkan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda.
Sangat penting untuk melakukan ini setiap hari, karena lebih mudah untuk menemukan jika terjadi perbedaan dengan transaksi terakhir.
2. Rekonsiliasi kas dan penerimaan.
Merekonsiliasi uang tunai dan penerimaan di akhir setiap hari membantu Anda menemukan kekurangan atau kelebihan uang tunai dengan cepat, sehingga Anda dapat mengetahui ke mana uang itu pergi dan mengidentifikasi kesalahan atau pencurian.
Ini juga penting dalam membangun kontrol dan akuntabilitas dalam organisasi Anda, yang akan rusak jika tidak dijaga setiap hari.
3. Meninjau dan merekonsiliasi transaksi.
Jika perangkat lunak akuntansi Anda terhubung ke bank Anda dan disinkronkan setiap hari, tidak perlu menunggu laporan mutasi bank bulanan Anda. Banyak aplikasi akuntansi menyederhanakan rekonsiliasi dengan menyarankan kecocokan, jadi yang harus Anda lakukan hanyalah meninjau dan menyetujuinya. Menghabiskan sedikit waktu untuk tugas ini setiap hari adalah mudah dan menghilangkan tugas akhir bulan yang melelahkan. Ini juga saat yang tepat untuk meninjau transaksi yang tertunda untuk mencari kesalahan atau kelainan, sehingga Anda dapat segera menyelidiki potensi masalah yang ada.
4. Catat dan kategorikan pengeluaran.
Banyak program perangkat lunak akuntansi memiliki aplikasi yang dapat Anda gunakan untuk melaporkan pengeluaran dan meng upload kwitansi, sehingga mudah untuk segera mengurusnya. Daripada memilah-milah setumpuk tanda terima di akhir bulan, cukup ambil gambar tanda terima dan buat catatan tentang detailnya.
5. Mencatat persediaan yang diterima.
Memasukkan inventaris ke dalam sistem Anda pada hari yang sama saat Anda menerimanya membuat sistem Anda tetap terkini, memberi Anda tampilan yang lebih akurat pada stok Anda. Jika Anda tidak melakukan ini, staf Anda mungkin kehilangan penjualan dengan memberi tahu pelanggan bahwa Anda kehabisan stok saat item belum dimasukkan ke dalam sistem. Juga, jika staf Anda kehabisan item, pemesanan ulang mungkin tertunda jika sistem Anda tidak diatur untuk memungkinkan penghitungan inventaris negatif.
Melacak inventaris setiap hari juga mengurangi pencurian atau kehilangan barang dagangan. Ini adalah tindakan pengendalian yang penting.
Melakukan beberapa tugas akuntansi setiap hari akan membuat pencatatan Anda lebih mudah, membuat manajemen inventaris lebih efisien dan mengekspos kesalahan yang terjadi dengan lebih cepat.
Tugas akuntansi mingguan
Berikut adalah beberapa tugas akuntansi mingguan untuk menyimpan catatan, arus kas, dan operasi bisnis Anda berjalan lancar:
1. Catat pembayaran yang Anda terima; menyetor uang tunai dan cek.
Jika Anda menerima cek kertas dan pembayaran tunai, setorkan setiap minggu untuk menjaga arus kas Anda tetap sehat dan catatan Anda tetap mutakhir.
Jika sebagian besar piutang Anda adalah pembayaran elektronik dan Anda hanya memiliki beberapa cek kertas, lihat apakah bank Anda menerima setoran seluler dan berapa batas harian, mingguan, dan bulanannya, karena ini dapat menghemat perjalanan Anda ke bank.
2. Faktur klien Anda.
Penagihan klien secara teratur membantu mereka membayar Anda tepat waktu. Produk atau layanan yang Anda berikan masih segar dalam ingatan mereka, dan jika ada perbedaan dengan tagihan, lebih mudah untuk membicarakannya lebih cepat daripada sebulan kemudian. Semakin lama Anda menunggu untuk menagih klien Anda, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan pembayaran.
Ketika Anda menagih pada hari yang sama setelah pekerjaan selesai, dibandingkan menunggu dua minggu lebih untuk siklus penagihan Anda , Anda hampir 1,5 [kali] lebih mungkin untuk segera mendapatkan bayaran.
Mungkin tidak selalu tepat untuk menagih klien setiap hari; namun, penting untuk memastikan penagihan dilakukan setidaknya sekali seminggu.
3. Tinjau lembar waktu karyawan.
Meninjau lembar waktu secara proaktif – setidaknya sekali setiap minggu – dapat membantu Anda menemukan perbedaan dan aktivitas yang mungkin kontraproduktif bagi organisasi Anda.
Ini juga akan membantu melacak pengeluaran penggajian sehingga Anda dapat membuat perubahan pada campuran tenaga kerja Anda dan tetap berada dalam anggaran Anda sendiri.
Ada juga masalah pembayaran lembur yang tidak sah – jika seorang karyawan bekerja lebih dari 40 jam seminggu, Anda dapat dimintai tanggung jawab untuk membayar lembur meskipun Anda tidak mengizinkannya. Pemeriksaan mingguan dapat memastikan kejutan seperti itu diminimalkan.
Dengan melakukan beberapa tugas akuntansi setiap minggu – seperti menyetorkan cek, membuat faktur untuk layanan atau produk yang Anda berikan, dan meninjau biaya penggajian – Anda dapat mengoperasikan bisnis Anda dengan lebih efektif.
Tugas akuntansi bulanan
Untuk menyimpan catatan, dan menjaga integritas dan keandalan akun Anda, berikut adalah beberapa tugas yang perlu dilakukan setiap bulan:
1. Membayar vendor, atau paling tidak menjadwalkan tagihan yang harus dibayar.
Saat Anda menerima tagihan, periksa apakah ada kesalahan. Penting juga untuk mengetahui persyaratan vendor Anda. Misalnya, jika vendor Anda menawarkan diskon pembayaran lebih awal, jadwalkan pembayaran lebih awal untuk memanfaatkannya. Jika tidak, atur pengingat pembayaran sehingga Anda dapat membayar tagihan tepat waktu dan menghindari biaya keterlambatan.
Idealnya, vendor harus menawarkan 30 hari untuk menyelesaikan pembayaran, Anda sering dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih lama jika perusahaan Anda kekurangan uang.
2. Lacak anggaran dan varians.
Membuat anggaran untuk berbagai pengeluaran, kegiatan, dan proyek tidaklah sulit, tetapi berpegang teguh pada anggaran ini bisa jadi sulit. Cara terbaik untuk mengurangi varians dalam anggaran adalah untuk memeriksa hal-hal seperti itu setiap bulan dan kemudian bekerja menuju tindakan korektif.
3. Cadangkan data Anda.
Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang secara otomatis mencadangkan data Anda, pastikan untuk mem back up data keuangan Anda secara manual setidaknya sebulan sekali. Ini akan memberi Anda ketenangan pikiran bahwa Anda tidak akan kehilangan data Anda jika Anda mengalami kegagalan perangkat keras atau kerusakan file.
Salah satu keuntungan mem back up data Anda secara manual adalah memungkinkan Anda untuk kembali ke versi sebelumnya jika Anda menghapus sesuatu yang seharusnya tidak Anda miliki. Ini juga memungkinkan Anda untuk menemukan kesalahan yang akan lebih mudah diperbaiki dengan kembali beberapa hari dan memasukkan kembali data, daripada membuat penyesuaian yang signifikan.
Tugas akuntansi tahunan
Pemeriksaan tahunan ini terutama memenuhi persyaratan peraturan dan kepatuhan, bersama dengan pelaporan kinerja kepada pemegang saham.
1. Siapkan laporan keuangan akhir tahun Anda.
Menjelang akhir tahun, sangat penting untuk menilai kinerja keuangan tahunan perusahaan dan kesehatan keuangannya saat ini. Ini ditentukan dengan menyiapkan laporan, termasuk laporan laba rugi, laporan arus kas dan neraca.
Laporan ini disusun berdasarkan catatan yang dipelihara sepanjang tahun, dan efektivitasnya tergantung pada keakuratan akun tersebut.
Mencatat kinerja dan kesehatan perusahaan Anda sangat penting untuk perencanaan dan penyusunan strategi lebih lanjut, jadi penting untuk memastikan bahwa data yang disajikan akurat.
2. Menyelesaikan pemeriksaan dan pengembalian pajak akhir tahun.
Setelah laporan keuangan siap, undang-undang mengharuskan mereka untuk diaudit oleh auditor eksternal independen untuk menilai keakuratan dan kelengkapannya, sebelum menyajikan laporan audit yang tidak bias yang akan digunakan oleh bank, pemberi pinjaman, pemegang saham, dan lembaga pemerintah.
Ini harus dilakukan setiap tahun oleh profesional bersertifikat, dan audit independen semacam itu menambah nilai lebih bagi bisnis Anda daripada persyaratan peraturan saja. Audit tahunan membantu menguji dan menilai berbagai kontrol dan prosedur, dan menyarankan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi atau memenuhi standar industri.
Berdasarkan laporan audit, kewajiban pajak Anda ditentukan. Ini harus diajukan setiap tahun pada bulan Maret atau April, dan Anda harus membayar jumlah pajak tahunan, selain pajak bulanan.