(Business Lounge Journal – Empower People) Hal apa yang paling mengganggu Anda saat memimpin sebuah meeting? Jika hal ini ditanyakan kepada saya, maka hal pertama yang akan sangat menggangu saya adalah bilamana masing-masing peserta sibuk dengan gadget mereka masing-masing. Bayangkan saja bagaimana ketika Anda berdiri dan memandang ke seluruh ruangan maka Anda menemukan orang-orang yang menunduk sambil mengutak-atik gadget mereka. Atau, mungkin tidak menunduk dan mengutak-atik, tetapi telepon yang tiba-tiba berdering dan kemudian secara bergantian ke luar ruangan untuk sejenak menerima telepon.
Apakah Anda yakin bahwa para peserta meeting yang seperti ini akan menangkap 100% pesan yang Anda sampaikan? Saya jamin tidak. Coba saja! Sementara Anda mengarahkan telinga Anda untuk menangkap suara yang Anda dengar namun mata Anda tertumpu kepada tulisan yang tertera di gadget Anda. Keduanya akan memberikan instruksi kepada otak untuk dapat memahami keduanya sekaligus. Hal ini sudah pasti tidak akan dapat berjalan dengan sempurna. Salah satu akan lebih menyita perhatian Anda daripada yang lain. Apakah itu si pembicara pada meeting atau berita pada gadget.
Francesca Gino, seorang profesor di Harvard Business School menyatakan bahwa banyak orang berpikir mereka dapat multitask seperti membalas email atau membaca Twitter feed sambil mendengarkan seseorang yang berbicara dalam sebuah pertemuan. Namun, penelitian menunjukkan bahwa kita benar-benar tidak bisa melakukannya. “Penelitian neuroscience terbaru membuat titik cukup jelas tentang masalah ini. Multitasking hanyalah sebuah kegiatan mitos. Kita bisa melakukan tugas-tugas sederhana seperti berjalan dan berbicara pada saat yang sama, tetapi otak tidak bisa menangani multitasking,” demikian dikatakan Gino dalam Harvard Business Review. “Bahkan, studi menunjukkan bahwa orang yang mencoba untuk multitask mengambil 50% lebih lama untuk menyelesaikan tugas dan ia membuat kesalahan hingga 50% lebih banyak.” “Penelitian ini menemukan bahwa lebih banyak orang menghabiskan waktu menggunakan beberapa bentuk media secara bersamaan, semakin kecil kemungkinan mereka dapat melakukan dengan baik pada tes standar kemampuan untuk multitasking,” demikian dijelaskan Gino.
Sehingga sudah dapat dipastikan bagaimana gadget sering kali hadir sebagai sebuah gangguan dalam sebuah pertemuan. Hal ini dapat menjadi alasan untuk melarang para peserta meeting untuk tidak membawa gadget mereka ke ruang pertemuan.
Alasan berikutnya untuk menerapkan larangan ini adalah bahwa adanya kemungkinan gadget Anda akan mengalihkan perhatian orang lain. Gino baru-baru ini melakukan survei sederhana yang menilai apakah orang pikir meraih telepon, posting status di Facebook, atau menulis tweet selama pertemuan itu mengganggu atau secara sosial tidak pantas. Hasilnya menunjukkan bahwa banyak orang merasa terganggu ketika orang lain akan fokus pada gadget mereka selama pertemuan. Namun Anda dapat saja tidak menyadari bahwa Anda juga dapat melakukan hal yang sama dan tindakan tersebut memiliki efek yang sama pada orang lain. Tidak dipungkiri bahkan Anda dapat saja merasa tersinggung ketika lawan bicara Anda tiba-tiba menjawab telepon di sela-sela pembicaraan. Apalagi jika lawan bicara Anda adalah seorang yang lebih senior dari Anda.
Namun, perlu dipahami benar bahwa sering kali Anda membutuhkan teknologi dalam pertemuan Anda untuk membantu membuat sebuah catatan. Tetapi tidak ada salahnya juga jika Anda meminta semua peserta untuk mencatat secara manual. Namun hal yang perlu diperhatikan jika tidak memungkinkan untuk melarang para peserta membawa masuk gadget mereka, maka mintalah secara sopan untuk semua gadget dapat dinonaktifkan.
citra/VMN/BL/Journalist
Editor: Ruth Berliana
Image : pixabay