(Business Lounge – Operate Efficiently) Email adalah salah satu alat komunikasi yang sering digunakan di dalam bisnis. Anda dapat menggunakannya untuk berhubungan satu sama lain, menyampaikan apa yang anda mau, membagikan catatan atau file lainnya. Kemudahan dan kecepatan penggunaanya membuat email semakin populer. Tetapi selain keuntungan yang ditawarkan email, jumlah email yang relatif banyak yang Anda terima menyebabkan masalah tersendiri jika tidak dapat di-manage dengan baik. Akibatnya Anda akan menjadi kewalahan untuk menjawab email dan produktifitas Anda pun menjadi berkurang. Selain itu timbul resiko adanya beberapa email penting yang terlewat.
Bagaimana mengatur email Anda lebih efektif, berikut beberapa tips bagi Anda:
* Aturlah waktu khusus untuk menjawab email
Mengatur waktu spesifik untuk menjawab email membuat anda lebih produktif sepanjang hari. Anda dapat mengatur waktu misalnya dengan menyediakan waktu selama setengah atau satu jam setiap pagi saat anda tiba di kantor untuk membaca dan menjawab email. Anda dapat melakukan kembali misalnya setelah makan siang atau pada sore hari sesudah anda selesai bekerja. Analisa juga berapa lama waktu yang anda butuhkan untuk menjawab email, usahakanlah supaya anda dapat membatasi waktunya sehingga anda dapat mengerjakan hal yang lain.
* Baca dan langsung Jawab
Kebiasaan untuk tidak menjawab email langsung ketika anda membacanya pertama kali, merupakan penundaan yang menyebabkan ketidakefektifan. Hal ini beresiko untuk Anda lupa menjawab email tersebut pada akhirnya dan ketidakefektifan lainnya adalah Anda perlu menghabiskan waktu membaca ulang kembali email tersebut sebelum Anda tahu jawaban apa yang ingin anda berikan. Karena itu ubahlah kebiasaan ini. Setiap kali Anda membaca semua email, putuskan apakah Anda akan menjawab email tersebut. Jika ya jawablah saat itu juga.
* Hapuslah email yang tidak diperlukan
Saat Anda membuka inbox anda, lihatlah email yang belum Anda baca secara cepat dan hapuslah spam atau email promosi tanpa perlu membacanya terlebih dahulu. Cara lain adalah dengan melakukan unsubscribe dari email promosi sehingga anda tidak akan pernah menerimanya lagi.
* Gunakan Folder pada inbox email Anda
Membuat sebuah folder untuk setiap proyek yang Anda kerjakan atau menandai email Anda berdasarkan tugas spesifik atau deadlines akan membantu Anda untuk mendapatkan email Anda lebih cepat.
* Kurangi pengiriman email
Jika Anda tidak ingin menerima banyak email, Anda juga harus mengurangi pengiriman email Anda. Ini adalah aturan yang sederhana. Anda tidak perlu mengirimkan email kepada semua orang yang bekerja dengan Anda, jika Anda hanya ingin menanyakan sesuatu pada satu orang. Jika dibutuhkan, Anda dapat men “cc” kan kepada yang lain dan jangan menaruh email mereka pada bagian “ to”.
* Jagalah email Anda pendek
Dalam menulis email, usahakanlah menggunakan kata dan kalimat seefektif mungkin, hilangkan kata-kata yang tidak perlu, dan juga tuliskan dalam bentuk paragraph atau point sehingga lebih mudah untuk dibaca.
Rebecca Hayati/VMN/BL/Managing Partner E-Commerce
Editor: Ruth Berliana