Designing Organizational Structure of a Company
(Business Lounge – HR) – Apa salah satu yang ingin anda ketahui saat anda berhadapan dengan interviewer yang akan merekruit anda? Salah satu yang akan sangat anda ingin ketahui dan tidak diragukan lagi adalah masalah gaji dan benefit. Lalu bagaimana dengan level atau posisi jabatan anda? Apakah itu menjadi salah satu yang juga ingin anda ketahui? Apakah yang akan anda tanyakan kemudian?
Mungkin anda akan menanyakan, di mana posisi dari jabatan tersebut di dalam organisasi? Kepada siapakah anda akan memberikan pelaporan apabila anda menduduki posisi tersebut? Lalu siapa sajakah yang ada di bawah posisi tersebut? Dengan demikian anda akan mengetahui seberapa penting dan seberapa tinggi posisi tersebut. Akan sangat berbeda bila anda mengetahui bahwa posisi tersebut akan memberikan pelaporan langsung kepada direktur utama dibandingkan dengan bila posisi tersebut memberikan pelaporan kepada “one down” dari direktur utama. Hal ini pasti akan berdampak kepada gaji serta benefit yang anda ajukan.
Akan berbeda pula jika anda mengetahui bahwa posisi tersebut membawahi 10 team leader bila dibandingkan apabila posisi tersebut hanya membawahi 1 team leader. Semua yang berkaitan dengan posisi dari jabatan tersebut sebenarnya dapat anda ketahui hanya dengan melihat bagan dari struktur organisasi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Struktur organisasi adalah satu hal yang tidak dapat diabaikan oleh karena melalui struktur inilah maka dapat diatur masalah leveling, scope of job, responsibility, dan sebagainya.
Pengertian Struktur Organisasi
Henry mintzberg (1996:2) memberikan definisi sederhana dari struktur organisasi: ”the sum total of the ways in which its labor is devided into distinct tasks and then its coordination is achieved among these tasks”.
Jhon Plifner dan Owen lane (2002:40) memberikan definisi yang lebih lengkap yang kemudian diterjemahkan oleh Sutarto: ”hubungan antar para pegawai dan aktivitas-aktivitas mereka satu sama lain serta terhadap keseluruhan, bagian-bagiannya adalah tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau fungsi-fungsi dan masing-masing anggota kelompok pegawai yang melaksanakannya”.
Pengertian lainnya diberikan oleh Stephen P.Robbins (2003:176) yang diterjemahkan oleh Tim Indeks: ”Struktur organisasi adalah bagaimana tugas pekerjaan secara formal dikelompokan dan dikoordinasikan”.
Sedangkan Gibson, Ivancevich, Donnely dan Konopaske (2006:394) berpendapat bahwa struktur organisasi adalah: ”Pattern of jobs and groups of jobs in an organization. An important cause of individual and group behavior”
Lain lagi dengan Judith R. Gordon (1999:366) yang mengatakan : ”Structure refers to the delineation of jobs and reporting relationship in an organization. It coordinates the work of employees in accomplishing the organization’s goal.”
Dari keterangan di atas dapat kita garis bawahi:
1. Merupakan pola hubungan antara individu di dalam suatu kelompok.
2. Berkaitan dengan tugas atau pekerjaan secara formal yang dibagikan kepada kelompok.
3. Dikoordinasikan sehingga merupakan satu kesatuan yang harmonis.
4. Diarahkan untuk suatu tujuan tertentu.
Sehingga dengan melihat Struktur Organisasi kita dapat melihat bagaimana pembagian tugas pekerjaan dilakukan, dikelompokkan dan dikordinasikan.
Enam Komponen yang Perlu Diperhatikan dalam Merancang Struktur Organisasi
Menurut Stephen P. Robbins, ada 6 komponen yang perlu diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
1. Spesialisasi Kerja
Dengan memperhatikan spesialisasi kerja maka tugas dalam organisasi dapat dipecah-pecah menjadi pekerjaan yang terpisah-pisah dan dilakukan oleh individu yang berlainan. Dengan demikian diharapkan akan meningkatkan efisiensi kerja. Namun harus diwaspadai juga bila spesialisasi kemudian dapat menimbulkan kebosanan, stress, kelelahan, rendahnya produktifitas kerja rendah, buruknya kualitas kerja bahkan menimbulkan peningkatkan jumlah pekerja yang keluar dari perusahaan.
2. Departementalisasi
Hal ini dilakukan dengan membuat pengelompokan pekerjaan atas dasar fungsi, produk, lokasi/geografi, pelanggan, atau kategori lainnya, sehingga tugas yang sama atau mirip dapat dikoordinasikan dengan lebih baik.
3. Rantai Komando
Dapat diartikan sebagai garis tidak terputus dari wewenang yang tertentu, dari puncak organisasi sampai ke eselon terbawah. Rantai komando akan memperjelas siapa melapor ke siapa. Dua unsur yang dibutuhkan agar berjalan rantai komando dapat berjalan dengan baik:
– Wewenang, yaitu hak-hak yang melekat dalam posisi manajerial untuk memberi perintah dan mengharapkan agar perintah itu dipatuhi.
– Kesatuan komando, yaitu seorang bawahan seharusnya punya satu atasan kepada siapa ia bertanggung jawab langsung.
4. Rentang Kendali
Merupakan jumlah bawahan yang dapat diatur manajer secara efektif dan efisien. Jika rentang kendali lebar, akan terdapat efisiensi biaya, tetapi di satu sisi dapat menjadi kurang efektif, karena supervisor/atasan tidak memiliki cukup waktu untuk memberi kepemimpinan dan dukungan kepada bawahan. Jika rentang kendalinya sempit, dapat memberikan konsekwensi adanya kontrol yang akrab. Tetapi sisi negatifnya adalah : mahal (karena harus menambah tingkat manajemen), komunikasi vertikal menjadi rumit (hal ini akan memperlambat pengambilan keputusan), pengawasan akan cenderung menjadi lebih ketat dan berlebihan sehingga tidak mendorong otonomi karyawan. Kecenderungan yang banyak terjadi dalam organisasi adalah rentang kendali yang lebar.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi: keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi.
Desentralisasi: terdapat keleluasaan, pengambilan keputusan didorong ke bawah pada tingkat pekerja terendah.
6. Formalisasi
Suatu tingkat dimana pekerjaan dalam organisasi itu dibakukan sehingga pelaksana pekerjaan hanya punya sedikit keleluasaan tentang apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana seharusnya mengerjakannya. Dalam hal ini, siapapun yang melaksanakan pekerjaan, dengan input dan proses yang sama, maka akan menghasilkan output yang konsisten dan seragam. Formalisasi yang tinggi akan menghasilkan uraian jabatan secara tertulis, banyaknya aturan organisasi serta prosedur yang terdefinisi dengan jelas yang meliputi proses kerja dalam organisasi.
Dengan melihat keenam komponen yang diajukan oleh Stephen P. Robbins di atas, cobalah untuk anda mereview struktur organisasi tempat dimana anda bekerja dan temukanlah apakah struktur organisasi tersebut dapat sejalan dengan apa yang diajukan oleh Stephen P. Robbins.
Ruth Berliana: Managing Partner Divisi Human Capital Development Vibiz Consulting
Editor: Iin Caratri