(Business Lounge – Strategic) – SOP atau Standard Operating Procedure, adalah system atau prosedur yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Perusahaan yang telah memahami kebutuhan suatu standar acuan, agar para karyawan dapat memahami dan melakukan tugasnya sesuai standar yang digariskan perusahaan, menyadari akan pentingnya pembuatan SOP ini. Bahkan perusahaan juga membuat SOP untuk produk yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut, agar konsumen dapat mengetahui cara untuk menggunakan produk tersebut tanpa salah.
Standard Operating Procedure (SOP) rupanya selalu menjadi bahan pembahasan utama bagi banyak organisasi. Tak peduli apakah organisasi swasta, Badan Umum Milik Negara (BUMN), lembaga pemerintah atau kementerian, lembaga pendidikan, lembaga swadaya masyarat (LSM), lembaga keuangan dan lainnya. Faktanya, ternyata masih banyak sekali organisasi yang belum benar-benar memahami apa itu SOP, di mana sebenarnya kedudukan SOP, apa kaitannya proses bisnis dan struktur organisasi dengan SOP, bagaimana menurunkan SOP melalui proses bisnis, apa saja elemen-elemen SOP dan bagaimana menyusun SOP dengan benar.
Yang dimaksud SOP tidak sekedar flowchart saja. Seringkali ada kekeliruan yang beranggapan bahwa flowchart itu lah SOP. Flowchart hanya salah satu unsur dari SOP. Belum lagi masih ada banyak perusahaan yang menganggap SOP adalah sesuatu pelengkap saja bukan sebagai sesuatu yang penting.
Elemen- elemen apakah yang harus ada dalam SOP?
Pertama, harus terkandung proses atau tahapan kerja. Ini berarti, secara sistematis SOP mengandung urutan dari awal pekerjaan dimulai hingga akhir.
Kedua, mensyaratkan adanya penanggungan jawaban pada setiap tahapan pekerjaan, ada yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu. Bila terjadi kesalahan, baik menyangkut prosedur atau dokumen yang digunakan, pertanggungjawaban atas proses kerja tersebut menjadi jelas. Tak ada lagi saling menyalahkan.
Ketiga, tentang dokumen yang digunakan. Masih banyak organisasi yang tidak memahami pentingnya dokumen sebagai salah satu unsur SOP. Misalnya perusahaan menggunakan dokumen surat masuk dan surat keluar. Ternyata dalam SOP tidak dicantumkan. Ada pula yang memasukkannya, tapi dalam praktiknya bukan dokumen yang dimaksud. Antara satu departemen dengan departemen dalam satu perusahaan seringkali menggunakan dokumen yang berbeda untuk satu dokumen yang sama.
Keempat, ukuran keberhasilan menyangkut bagaimana SOP dapat dikukur tingkat kinerjanya. Unsur keempat ini seringkali diabaikan oleh banyak level organisasi, sebab dianggap tidak ada hubungannya. Inilah mengapa tingkat efektifitas SOP tak terukur performancenya.
Selain itu point-point di bawah ini juga menunjukkan langkah-langkah penting yang perlu diketahui dalam mempersiapkan SOP dalam suatu perusahaan.
1. Kapan sebaiknya SOP dibuat,
Sebaiknya pembuatan dilakukan pada saat perusahaan mulai beroperasi. Hal ini penting, agar setiap jajaran orang yang bekerja di perusahaan memahami posisinya, serta tanggung jawab masing-masing. SOP ini juga mengatur peranan masing-masing manajemen yang memimpin perusahaan, agar tugas dan tanggung jawabnya tidak rancu, peran manajemen satu dengan lainnya. SOP bersifat unik, serta berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. SOP yang digunakan untuk industri, berbeda dengan perusahaan jasa, juga berbeda dengan perusahaan yang bergerak di lembaga keuangan.
2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menyusun SOP?
Waktu yang dibutuhkan akan sangat bervariasi, tergantung dari besarnya perusahaan, serta apakah perusahaan mempunyai berbagai cabang di seluruh Indonesia atau bahkan di luar negeri. Untuk perusahaan yang masih kecil dan sederhana, penyusunan SOP dapat lebih singkat waktunya.
Selain mengenal operasi perusahaan secara detail, kita juga harus mengenal siapa konsumen perusahaan, siapa pemasoknya. Misalnya untuk perbankan, kita harus mengenal, berapa jenis simpanan yang masuk ke Perbankan, serta produk apa saja yang dipunyai sebuah Bank, berapa unit kerja Bank tersebut, dana yang diperoleh akan untuk membiayai apa saja agar sesuai tujuan penyaluran dana tersebut, serta mendapatkan hasil, bagaimana mengatur agar antara funding dan lending bisa match, dan sebagainya. Masing-masing unit usaha yang merupakan profit center dari Bank harus mempunyai SOP tersendiri, begitu juga unit kerja yang melakukan pelayanan, seperti SOP untuk Logistik (sering disebut Kebijakan Umum Logistik).
3. Apa saja yang perlu diketahui dalam menyusun SOP?
Untuk menyusun SOP perusahaan, maka harus dipahami apa Visi dan Misi perusahaan tersebut, budaya kerja yang ada di perusahaan, dan alur pekerjaan yang ada di perusahaan (bagi perusahaan besar, maka alur pekerjaan di masing-masing unit operasional akan berbeda-beda).
Peran SOP dalam suatu perusahaan adalah:
• Merupakan Pedoman operasional, berisikan sistim dan prosedur kegiatan operasional .
• Merupakan penjabaran kebijakan secara menyeluruh dari perusahaan, yang disusun untuk mencapai sasaran Business Plan dari perusahaan.
• Untuk menjadi acuan dalam membuat Surat Edaran atau Surat Keputusan Direksi, dalam membuat petunjuk pelaksanaan operasional perusahaan.
• Sebagai acuan yang harus diikuti dalam pelaksanaan Manajemen Risiko.
• Membentuk disiplin pelayanan yang tertib di bidang operasional dengan cara dan sikap yang sama sehingga terbentuk budaya yang sehat sebagai bagian dari profesionalisme perusahaan.
• Menjamin adanya pengawasan yang memadai dalam setiap tahapan proses.
4. Kompetensi apa yang dimiliki oleh tim counterpart?
SOP dibuat oleh orang-orang yang berada di perusahaan tersebut, umumnya perusahaan membuat tim, yang terdiri dari berbagai personil yang mewakili bidang tugas masing-masing. Perusahaan dapat meminta bantuan konsultan untuk melakukan penyusunan SOP ini, namun agar SOP nanti dapat diimplementasikan dengan baik dan sesuai dengan budaya perusahaan tersebut, maka perusahaan membentuk tim counterpart yang akan membantu konsultan, melakukan diskusi dengan tim konsultan, dalam rangka penyusunan SOP tersebut.
Tim yang ditunjuk sebagai counterpart adalah orang yang benar-benar memahami bisnis dan operasional perusahaan, membantu konsultan mengidentifikasi masalah, mewakili perusahaan untuk menjamin agar SOP telah dibuat sesuai dengan tujuan perusahaan perusahaan. Tim counterpart ini mewakili perusahaan, menjamin agar hasil SOP dapat diimplementasikan oleh perusahaan.
5. Perlu adanya proses sosialisasi.
Apabila SOP telah selesai dibuat, harus disosialisasikan kepada seluruh jajaran karyawan, agar seluruh prosedur yang telah ditetapkan dalam SOP dapat dilaksanakan dengan baik di lapangan. Lamanya proses sosialisasi tergantung dari skala perusahaan. Dalam hal perusahaan skala besar, maka perusahaan dapat meminta bantuan konsultan yang membuat SOP, untuk melakukan sosialisasi.
Kalau kita melihat apa yang sudah dijelaskan di atas SOP ini sangat berperan penting, baik untuk perusahaan besar maupun kecil. Bahkan sebuah warung tegal dipinggir jalanpun perlu mempunyai acuan, agar setiap karyawan yang membantu kelancaran penjualan warung tegal tersebut, mengetahui langkah apa saja yang diperlukan agar warung tegal dapat berjalan lancar, serta mengetahui peran dan tanggung jawabnya. Dengan SOP ini pemilik usaha dapat memantau usaha nya, mengetahui tanda-tanda dini jika terjadi permasalahan, sehingga dapat diatasi, tanpa mengorbankan kelangsungan hidup warung tegal tersebut. Tentu saja yang dimaksud SOP warung tegal ini dibuat sangat sederhana, mudah dalam pelaksanaannya, serta fleksibel. Tetapi tetap memiliki tujuan dan fungsi yang sama sebagai SOP. Sehingga melalui SOP ini diharapkan akan menjadi acuan untuk memonitor bisnis perusahaan dan juga dapat melakukan pengukuran pada setiap jenjang yang ada.
(Iin Caratri/IC/BL)
pic: unikeep.com