(The manager’s Lounge – Strategic), Langkah-Langkah Pelatihan dalam suatu organisasi sebagai upaya untuk pengembangan sumber daya manusia adalah suatu siklus yang harus terjadi terus-menerus. Hal ini terjadi karena organisasi itu harus berkembang untuk mengantisipasi perubahan-perubahan di luar organisasi tersebut. Untuk itu maka kemampuan sumber daya manusia karyawan organisasi itu harus terus-menerus ditingkatkan seirama dengan kemajuan dan perkembangan organisasi. Siklus pelatihan ini terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:
Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need Assessment)
Tujuan analisis kebutuhan pelatihan ini antara lain untuk mencari atau mengindentifikasi kemampuan-kemampuan apa yang diperlukan oleh karyawan dalam rangka menunjang kebutuhan organisasi/institusi. Untuk mempertajam analisis ini seyogianya ditunjang dengan survei penjajakan kebutuhan (need assessment).
Tahap ini pada umumnya mencakup 3 jenis analisis, yakni :
1. Analisis organisasi yang pada hakikatnya menyangkut pertanyaan-pertanyaan di mana atau bagaimana di dalam organisasi atau institusi ada personel yang memerlukan pelatihan. Setelah itu dipertimbangkan biaya, alat-alat dan perlengkapan yang dipergunakan. Kemudian dilakukan analisis iklim organisasi, sebab hal ini akan berpengaruh terhadap keberhasilan suatu program pelatihan. Sebagai hasil dari analisis iklim organisasi dapat diketahui kebutuhan-kebutuhan pelatihan.
Aspek lain dari analisis organisasi ialah penentuan berapa banyak karyawan yang perlu dilatih untuk tiap-tiap klasiflkasi pekerjaan. Cara-cara untuk memperoleh informasi-informasi ini ialah melalui angket, wawancara atau pengamatan.
2. Analisis pekerjaan (job analysis), yang antara lain menjawab pertanyaan : apa yang harus diajarkan atau diberikan dalam pelatihan agar para karyawan yang bersangkutan mampu melakukan pekerjaan secara efektif.
Tujuan utama analisis tugas ialah untuk memperoleh informasi tentang :
– Tugas-tugas yang harus dilakukan oleh karyawan.
– Tugas-tugas yang telah dilakukan pada saat itu.
– Tugas-tugas yang seharusnya dilakukan, tetapi belum atau tidak dilakukan karyawan.
– Sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik, dan sebagainya.
Untuk memperoleh informasi-informasi ini dapat dilakukan melalui tes-tes personel, wawancara, rekomendasi-rekomendasi, evaluasi rekan sekerja, dan sebagainya.
3. Analisis pribadi, yang menjawab akan pertanyaan: siapa membutuhkan pelatihan dan pelatihan macam apa. Untuk hal ini diperlukan waktu untuk mengadakan diagnosis yang lengkap tentang masing-masing personel mengenai kemampuan-kemampuan mereka. Untuk memperoleh informasi ini dapat dilakukan melalui achievement test, observasi, dan wawancara.
Dari ketiga jenis analisis seperti diuraikan di atas diharapkan akan ke luar status kemampuan atau yang lebih tepat dikatakan kinerja (performance) pada karyawan, dan selanjutnya akan dijadikan dasar penyelenggaraan pelatihan. Namun kita harus hati-hati menyimpulkan, apakah benar kinerja yang kita temukan dari analisis itu terapinya harus dengan atau melalui dan pelatihan.
Untuk itu perlu di analisis lebih lanjut. untuk mengetahui apakah pelatihan yang akan dilakukan itu merupakan intervensi atau terapi yang tepat. Untuk menentukan apakah performance dari hasil suatu analisis itu perlu pelatihan atau tidak, perlu dilakukan analisis terhadap kinerja atau “performance” karyawan yang bersangkutan. Kinerja karyawan atau petugas apapun dipengaruhi banyak faktor, yang disingkat menjadi ACHIEVE, yang artinya :
A bility (kemampuan yang dapat dikembangkan).
C apacity (kemampuan yang sudah tertentukan/terbatas)
H elp (bantuan untuk terwujudnya performance).
I ncentive (insentif material maupun non-material).
E nvironment (lingkungan tempat kerja karyawan).
V alidiry (pedoman/petunjuk, dan uraian tugas).
E valuation (adanya umpan balik hasil kerja).
Diantara faktor-faktor yang mempengaruhi performance seseorang tersebut, ternyata yang dapat di intervensi atau terapi melalui pelatihan hanyalah faktor yang pertama yakni ability, sedangkan faktor yang lain adalah di luar jangkauan pelatihan.
Menetapkan Tujuan Pelatihan
Tujuan pelatihan pada hakikatnya ialah perumusan kemampuan yang diharapkan dari pelatihan tersebut. Karena tujuan pelatihan ini adalah perubahan ke¬mampuan adalah merupakan bagian dari perilaku, maka tujuan pelatihan dirumuskan dalam bentuk perilaku (behavior objectives). Misalnya, setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta dapat melakukan pencatatan dan pelaporan secara benar. Dasar untuk menyusun tujuan pelatihan ini adalah hasil dari analisis kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan. Biasanya tujuan pelatihan dibedekan menjadi dua, yakni :
Tujuan umum, yakni rumusan tentang kemampuan umum yang akan dicapai oleh pelatihan tersebut. Misalnya setelah pelatihan ini peserta pelatihan mampu melakukan deteksi dini kehamilan beresiko.
Tujuan khusus, yakni rincian kemampuan yang dirumuskan dalam tujuan umum ke dalam kemampuan khusus. Misalnya tujuan umun dalam contoh tersebut ke dalam kemampuan khusus, misalnya: kemampuan mengenal tanda-tanda kehamilan beresiko, kemampuan diagnosis kehamilan beresiko, dan sebagainya.
Pengembangan Kurikulum
Dari tujuan-tujuan diklat yang telah dirumuskan tadi akan dapat diketahui kemampuan-kemampuan apa yang harus diberikan dalam pelatihan. Maka selanjutnya di indentifikasi materi-materi atau bahan-bahan pelajaran yang akan diberikan dalam pelatihan.
Dengan kata lain materi-materi apa yang dapat mengembangkan atau meningkatkan kemampuan para peserta diklat. Selanjutnya dilakukan indentifikasi waktu yang diperlukan unluk tiap-tiap materi atau topik/sub topik yang ‘lebih terinci. Setelah itu di tentukan metoda belajar mengajar yang bagaimana yang akan digunakan, serta alat bantu belajar mengajar yang diperlukan dalam pelatihan tersebut. Proses ini disebut pengembangan kurikulum (Curiculum Development).
Persiapan Pelaksanaan Diklat
Sebelum pendidikan dan pelatihan dilaksanakan terlebih dahulu dilakukan persiapan, yang pada umumnya mencakup kegiatan-kegiatan administrasi, antara lain :
1) Menyusun silabus dan jadwal dikiat (penjabaran kurikulum ke dalam kegiatan pembelajaran)
2) Pemanggilan dan seleksi peserta
3) Menghubungi para pengajar atau pelatih
4) Penyusunan materi pelatihan serta penyediaan bahan-hahan refe-rensi.
5) Penyiapan tempat, akomodasi peserta (bila perlu), dan seba-gainya.
Pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan diklat, antara lain, adanya penanggung jawab harian, adanya monitoring pelak¬sanaan pelatihan melalui evaluasi harian, adanya alat-alat bantu yang diperlukan (OHP, LCD, flip chart, dan sebagainya).
Evaluasi
Setelah berakhimya pelatihan, seyogianya dilaku-kan evaluasi, yang mencakup:
1) Evaluasi terhadap proses, yang meliputi:
– Organisasi penyelenggaraan pelatihan, misalnya : administrasi, konsumsinya, ruangannya, para petugasnya dsb.
– Penyampaian materi pelatihan, misalnya: relevansinya, ke dalamnya, pengajarnya, dsb.
2) Evaluasi terhadap hasilnya yang mencakup evaluasi sejauh mana materi yang diberikan itu dapat dikuasai atau diserap oleh peserta diklat. Lebih jauh lagi apakah ada peningkatan kemampuan atau keterampilan pengetahuan, sikap dan para peserta pelatihan. Cara melakukan evaluasi ini dapat secara formal dalam arti dengan mengedarkan kuesioner yang harus diisi oleh para peserta pelatihan. Tetapi juga dapat dilakukan secara informal, yakni melalui diskusi antara peserta dengan penyelenggara pelatihan.
(bersambung)
(Prof. Dr. Soekidjo Notoatmodjo Skm, M. Com. H/SO/IR/TML)