(Business Lounge – Operate Efficiently) Banyak kalangan menilai bahwa efisiensi biaya operasional adalah dengan melakukan pemangkasan biaya atau cost cutting. Namun sebenarnya efisiensi bukanlah hanya selalu berkutat pada pemangkasan biaya. Perlu diingat bahwa masih banyak komponen bisnis lainnya yang dapat dilakukan untuk sebuah penyesuaian. Komponen bisnis tersebut misalnya bagaimana meningkatkan kwalitas pelayanan untuk menjaga loyalitas pelanggan.
Banyak organisasi bisnis yang terlalu khawatir dengan pelonjakan beban operasional dan tidak menyadari bahwa nilai-nilai bisnis yang sebenarnya justru dapat terabaikan apabila pendekatan hanya murni pada tindakan pemangkasan biaya.
Jikapun kita ingin berfokus kepada efisiensi, maka perlu kita pahami dengan benar definisi dari efisiensi itu sendiri. Berikut definisi yang dapat digunakan untuk terminologi “Efisien”:
Pengertian Efisiensi
Efisiensi merupakan sebuah ukuran yang tepat dari sumber daya yang dimanfaatkan untuk melakukan kegiatan proses produksi, bisnis pelayanan atau aktifitas lainnya. Tujuan efisiensi tercapai apabila berhasil melakukan minimalisasi biaya, waktu, sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.
Sedangkan efektivitas merupakan sebuah ukuran saat tujuan dari suatu proses, layanan atau aktifitas telah tercapai. Sebuah proses atau kegiatan yang efektif adalah salah satu tujuan yang sebelumnya telah disepakati untuk dicapai.
Mari kita gunakan definisi di atas untuk mencapai efisiensi
Salah satu tujuan bisnis adalah bagaimana agar dapat memberikan layanan yang memenuhi atau sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dalam iklim ekonomi saat ini jelas bahwa faktor terbesar dari suatu bisnis adalah biaya atau cost untuk menyediakan sebuah layanan. Dengan demikian pemangkasan biaya dalam penyediaan layanan sering menjadi pendorong utama demi peningkatan efisiensi operasional. Perlu dicatat bahwa Anda dapat mengurangi biaya layanan atau biaya proses lainnya, tetapi jika pelanggan Anda tetap pergi karena kualitas layanan yang telah menurun maka Anda masih dalam bahaya bisnis.
Mengurangi Biaya
Jadi bagaimana cara Anda untuk mengurangi biaya? Kita mungkin telah menggunakan seluruh pendekatan standar untuk mengurangi biaya, seperti :
• Memutus untuk menggunakan kontraktor, tidak ada lagi budget outing, memotong biaya training atau pelatihan, meniadakan atau menurunkan persentase bonus, pengurangan jumlah karyawan.
• Memaksimalkan sumber daya yang tersisa
• Orientasi pada produktivitas
• Dampak negative dari penurunan kwalitas layanan, dimana nasabah hengkang dan pendapatan yang berukarang
Acapkali sebuah perusahaan melakukan mekanisme ini setiap tiga atau 6 bulan dalam sebuah kondisi yang menyulitkan. Atau kadang kala juga perusahaan melakukan tindakan untuk menghindarinya, namun hal ini memerlukan banyak sekali usaha. Mungkin Anda berpikir untuk datang kepada seorang konsultan. Sebagai hasilnya konsultasi tersebut memberikan rekomendasi untuk melakukan seperti hal-hal yang sudah disebut di atas. Tentu banyak ekspektasi yang Anda inginkan, namun ujung dari solusi yang diatawarkan seringkali adalah pemangkasan biaya. Apakah benar hal ini menjadi jalan yang terbaik.
Menurut beberapa pakar untuk sekedar save money mungkin tidaklah sulit mencapainya melalui pemangkasan biaya, namun tujuan yang lebih besar ternyata tidak tercapai yaitu bagaimana memperoleh keseimbangan neraca yang maksimal antara biaya dan segi kwalitas layanan atau produk.
Dengan demikian yang ingin disamapaikan adalah bahwa ternyata nilai-nilai yang penting yang juga sepadan dengan biaya atau cost adalah pada peningkatan kualitas. Pertanyaan yang timbul kemudian adalah bagaimana meningkatkan kualitas sebuah layanan atau produk dengan biaya yang logis.
Bagaimanaka kita dapat melakukan pendekatan untuk peningkatan efisiensi? Apa yang akan muncul di pikiran kita? Apa saja resiko-resiko yang kita kawatirkan atau kendala yang mungkin terjadi? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut patut kita ingat bahwa efisiensi perlu dilakukan dengan suatu ukuran jumlah biaya yang tepat dalam pengerahan sumber daya demi memberikan peningkatan kwalitas dari suatu proses, layanan ataupun kegiatan produksi. Pertanyaan kemudian adalah apa yang dimaksud dengan sumber daya.
P. Adi/Contributor/VMN/BL
Editor: Ruth Berliana