(Business Lounge Journal – General Management)
Apakah Anda menyadarinya atau tidak, orang selalu mengevaluasi risiko memberi tahu Anda kebenaran sepenuhnya. Banyak orang tidak mau memberikan umpan balik yang sebenarnya dan bisa saja berbohong untuk menyenangkan hati Anda. Pada satu penelitian yang pernah dilakukan, 86% orang akan memberikan umpan balik yang tidak benar. Hanya 14 % orang yang mengatakan kebenaran.
Mendapatkan umpan balik yang benar adalah sesuatu yang berharga bagi perusahaan ataupun perseorangan. Sebab dari umpan balik yang benar itulah kita dapat melakukan perbaikan dan menyempurnakan yang ada.
Buatlah nyaman bagi orang lain untuk memberi tahu Anda kebenaran
Apa rahasianya agar orang mau memberitahukan yang benar? Rasa aman!
Benar, semakin aman mereka merasa, semakin bersedia mereka untuk berbagi umpan balik yang Anda butuhkan—dan semakin sedikit mereka perlu mengumpulkan keberanian untuk melakukannya. Salah satu cara untuk membuat mereka lebih nyaman berbagi secara langsung adalah dengan menormalkan umpan balik dengan membingkainya sebagai bagian alami dari pembelajaran berkelanjutan Anda.
Beberapa contoh perkataan yang meminta umpan balik yang benar misalnya seperti di bawah ini:
-
- “Ketika saya melihat ke depan, saya berusaha meningkatkan kepemimpinan saya, dan saya menghargai perspektif Anda. Apa titik buta yang harus saya sadari yang mungkin tidak saya lihat?”
- “Saya akan menghargai perspektif Anda tentang bagaimana pesan saya diterima dalam rapat hari ini. Sinyal atau reaksi apa yang Anda perhatikan? Dan bagaimana perasaan Anda tentang itu?”
- “Mengacu pada peran Anda, Anda mungkin melihat hal-hal yang saya lewatkan. Pola atau kekhawatiran apa yang harus saya sadari?”
Meskipun diharapkan, kadang-kadang orang lain enggan memberikan umpan balik langsung. Dalam situasi ini, mungkin akan membantu untuk meminta nasihat dan saran strategis. Pembingkaian semacam ini menurunkan hambatan, menggugah keinginan alami orang untuk membantu, dan sering kali menghasilkan wawasan yang lebih kaya tentang kinerja dan peluang pengembangan. Misalnya dengan berkata:
-
- “Sebagai bagian dari pengembangan profesional saya, saya selalu mencari cara untuk memperbaiki diri. Apa satu hal yang Anda pikir bisa saya lakukan secara berbeda untuk meningkatkan kemampuan saya?”
- “Berdasarkan pengalaman dan sudut pandang Anda, bagaimana Anda akan mendekati tantangan ini dengan cara yang berbeda dari saya?”
- “Jika Anda mengingkari seseorang yang menghadapi keadaan serupa, nasihat apa yang akan Anda tawarkan?”
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu menguraikan pola yang Anda lihat dan lebih jelas meminta jika ada sesuatu yang penting yang harus Anda dengar. Pengakuan langsung ini sering kali membuka ruang bagi para pemangku kepentingan untuk menyampaikan kekhawatiran yang telah mereka ragukan untuk disampaikan secara eksplisit. Contohnya adalah kalimat seperti di bawah ini:
-
- “Saya telah memperhatikan topik ini muncul dalam beberapa percakapan. Apakah ada kekhawatiran yang lebih luas yang harus kita diskusikan?”
- “Ini tampaknya menjadi tema berulang dalam interaksi kita. Masalah mendasar apa yang bisa kita tangani?”
- “Saya melihat pola di sini yang mungkin menunjukkan sesuatu yang penting. Dapatkah Anda membantu saya memahami apakah ada lebih banyak yang perlu dijelajahi?”
Sebagai contoh, seorang manajer secara langsung berkata kepada CEO-nya, “Saya memperhatikan Anda sangat tertarik dengan waktu kami. Apakah ada kekhawatiran yang lebih luas tentang kecepatan eksekusi kami, atau hal lainnya? Jika ada, saya ingin memahaminya sehingga kami bisa tampil sebaik mungkin.”
Demikian pula, contohnya adalah seorang karyawan yang menghubungi rekannya secara individu, dengan mengatakan, “Saya telah menyadari pola dalam kehadiran rapat bakat senior saya. Saya penasaran apakah ada sesuatu tentang proses kami yang tidak berjalan dengan baik untuk Anda, atau jika Anda memiliki saran bagaimana cara membuatnya lebih baik.”
Hal kedua yang penting dalam mendapatkan umpan balik yang benar adalah seberapa jauh Anda sendiri mau mendengar. Terlepas dari pertanyaan yang Anda ajukan, baik atau tidak Anda mengungkapkan umpan balik yang tersembunyi tergantung sepenuhnya pada seberapa baik Anda mendengarkan.
Jenis mendengarkan yang penting sangat berbeda dari mendengarkan yang kebanyakan dari kita lakukan. Ini bukan mendengarkan untuk membuktikan sebuah poin, membela diri, atau terlihat seolah-olah Anda sedang mendengarkan. Mendengarkan untuk belajar berarti dengan mendalam dan sengaja berusaha memahami pesan-pesan paling esensial yang disampaikan seseorang kepada Anda.
Berikut cara melakukannya:
- Beri waktu
Ketika Anda meminta umpan balik dari seseorang yang tidak pernah memberikannya, itu bisa mengejutkan mereka. Jika mereka menjadi diam, jangan terburu-buru untuk mengisi keheningan—biarkan mereka mengumpulkan pemikiran mereka. Anda mungkin juga perlu kembali ke percakapan ketika mereka siap. Anda bahkan dapat mengantisipasi ini dengan memberi tahu mereka tentang pertanyaan sebelumnya dan memberi tahu mereka bahwa Anda ingin pemikiran mereka tentangnya pada pertemuan berikutnya. Misalnya, “Saya ingin perspektif Anda tentang _____. Bisakah Anda memikirkannya, dan mari kita diskusikan saat kita bertemu selanjutnya?”
- Tarik benang.Setelah mereka mulai berbagi, jangan berasumsi bahwa hal pertama yang mereka katakan adalah satu-satunya atau bahkan umpan balik paling penting yang mereka miliki untuk Anda. Terutama jika mereka adalah pemberi umpan balik yang enggan, mereka mungkin memulai dengan saran yang tidak signifikan atau berputar-putar untuk melihat reaksi Anda. Setelah mereka mulai membagikan sesuatu, dorong mereka untuk menggali lebih dalam dengan pertanyaan lanjutan, seperti, “Itu menarik. Bisakah Anda menjelaskan lebih lanjut tentang itu?” atau “Sangat membantu. Bisakah Anda memberikan contoh?” atau “Bagus untuk tahu itu. Apa lagi?”
- Berkat dan uji.Akhirnya, pastikan Anda benar-benar memahami umpan balik sebelum Anda segera merespons. Untuk menghindari kesalahan ini, parafrase apa yang Anda dengar dan periksa apakah Anda memahaminya dengan benar. Ini adalah salah satu strategi yang paling kurang dimanfaatkan tetapi berdampak besar yang seharusnya dimiliki setiap pemimpin dalam kotak alat mereka. Tidak hanya meningkatkan peluang Anda untuk mendengar orang lain dengan akurat, tetapi juga memberi sinyal kepada mereka seberapa besar Anda menghargai apa yang mereka katakan, karena Anda mengambil waktu untuk memastikan bahwa Anda telah memahami pesan mereka.
Dalam contoh di atas, maka sang manajer mengajukan pertanyaan yang meminta umpan balik maka , CEO-nya mengakui bahwa dia memang khawatir tentang kemampuan perusahaan untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan pasar. Manajer memintanya untuk menjelaskan lebih lanjut, dan dia mengatakan bahwa kekhawatirannya berlaku untuk setiap fungsi perusahaan. Manajer kemudian berkata, “Tapi hanya untuk memeriksa, apakah Anda khawatir terutama tentang pemasaran?” CEO tersebut mengkonfirmasi bahwa dia memang khawatir tentang kecepatan eksekusi pemasaran dan membagikan beberapa contoh yang membuatnya khawatir.
Ketika seorang karyawan menemukan dari rekan-rekannya bahwa rapat-rapat yang dia adakan dianggap tidak efisien, ini mengejutkannya. Mengapa? karena dia selalu menghabiskan banyak waktu dan usaha untuk mengembangkan agenda rinci dengan kesempatan terstruktur bagi setiap orang untuk membagikan pandangan mereka. Setelah dia meminta contoh, dia menemukan bahwa rekan-rekannya yang sibuk lebih memilih untuk menerima pembaruan dan pertanyaan darinya sebelumnya dan hanya mengadakan rapat untuk isu-isu kontroversial yang memerlukan keterlibatan langsung. Dengan umpan balik seperti ini maka seseorang dapat melakukan perubahan dan penyesuaian yang lebih cocok untuk lingkungan sekitarnya.
Melalui hal-hal ini kita dapat memperoleh umpan balik yang benar dan bukan yang berisi kebohongan. Masukan yang kita terima akan menjadi sangat berguna untuk kemajuan di masa yang akan datang.