(Business Lounge Journal – General Management)
Realisasi manfaat atau pengelolaan manfaat merupakan elemen penting dalam pengembangan bisnis yang memungkinkan perusahaan memastikan bahwa investasi mereka dalam perubahan membuahkan hasil yang baik. Pengelolaan seperti ini selalu bertujuan untuk meningkatkan kesuksesan proyek atau program. Meninjau berbagai elemen dalam realisasi manfaat dapat membantu Anda memahami proses ini dan mendukung pemberi kerja Anda saat mereka fokus pada implementasi perubahan dalam organisasi mereka. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengelolaan manfaat, membahas tahapan dalam siklus hidup realisasi manfaat, dan menunjukkan cara mengembangkan rencana pengelolaan manfaat dalam suatu proyek.
Apa Itu Pengelolaan Manfaat?
Pengelolaan manfaat, juga dikenal sebagai realisasi manfaat, adalah proses di mana perusahaan fokus pada memaksimalkan hasil bisnis mereka melalui identifikasi, perencanaan, pengukuran, dan pelacakan manfaat proyek. Manfaat adalah hal-hal yang diberikan oleh tim proyek kepada para pemangku kepentingan mereka. Bergantung pada proyeknya, manfaat ini bisa berupa peningkatan kualitas, pengurangan biaya produksi, peningkatan layanan pelanggan, atau peningkatan retensi pelanggan. Melalui realisasi manfaat, perusahaan dapat menginvestasikan sumber daya, seperti waktu atau tenaga, secara efektif untuk mendorong perubahan positif dalam sebuah proyek.
Pentingnya Realisasi Manfaat
Realisasi manfaat adalah elemen penting dalam manajemen perubahan, yang memungkinkan perusahaan menyelesaikan dan mengirimkan proyek dengan sukses. Ketika tim menerapkan pendekatan berbasis manfaat terhadap program atau proyek, mereka lebih mungkin memaksimalkan nilai investasi perusahaan. Agar organisasi dapat merasakan manfaat dari realisasi manfaat yang efektif, para pemimpin harus mengintegrasikan pendekatan tim mereka dengan perencanaan perusahaan. Hal ini memastikan fokus manajemen yang lebih kuat, yang sering kali melampaui implementasi proyek.
Siklus Hidup Pengelolaan Manfaat
Siklus hidup pengelolaan manfaat adalah diagram yang secara visual menggambarkan setiap langkah yang dapat diadopsi oleh perusahaan untuk memaksimalkan nilai bisnis dari investasi mereka dalam perubahan. Mengikuti siklus hidup ini saat menentukan dan merealisasikan manfaat membantu memastikan keberhasilan proyek. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti untuk mencapai realisasi manfaat yang sukses:
1. Pemodelan Manfaat
Tahap pertama ini terjadi segera setelah proyek atau program dimulai. Tim proyek mengidentifikasi pemangku kepentingan yang penting bagi investasi dalam perubahan. Mereka juga berusaha menyelaraskan manfaat dengan tujuan strategis proyek. Untuk mempermudah pemahaman, seringkali perlu membuat peta manfaat yang menunjukkan hubungan antara manfaat.
2. Profiling Manfaat
Profiling manfaat berfokus pada gagasan bahwa setiap manfaat memiliki profilnya sendiri. Profil ini mencakup judul, deskripsi, pemilik, timeline, dan ukuran manfaat. Bagian penting yang perlu dimasukkan adalah risiko manfaat, karena ini dapat membantu tim proyek mengurangi atau menghilangkan risiko yang mungkin terjadi.
3. Strategi Realisasi Manfaat
Langkah ini fokus pada pembuatan strategi manajemen manfaat dalam proyek. Mulailah dengan mengembangkan kerangka dasar proyek, menetapkan target manfaat yang realistis, dan terus memperbarui pemangku kepentingan utama tentang perkembangan proses ini.
4. Rencana Realisasi Manfaat
Setelah menyusun strategi, saatnya membuat rencana realisasi manfaat yang lebih praktis. Langkah ini melibatkan deskripsi jelas tentang bagaimana manfaat berkaitan dengan investasi dalam perubahan, dan penetapan tanggung jawab, misalnya dengan menetapkan pemilik manfaat. Rencana ini biasanya dalam bentuk dokumen tertulis yang mencakup:
– Jadwal realisasi manfaat
– Manajemen sumber daya
– Manajemen risiko
– Pedoman dan jadwal pelaporan
– Ukuran dan perkiraan manfaat
5. Pengukuran Target
Begitu proyek atau program mulai dilaksanakan, tim dapat mulai melacak kemajuan dan hasilnya. Selama proses ini, fokuslah pada pencapaian tonggak penting dan mengoptimalkan perubahan untuk realisasi maksimal.
6. Tinjauan Manfaat
Setelah penutupan proyek, tim dapat mulai meninjau manfaat yang telah dicapai. Menyusun laporan pasca-investasi memungkinkan perusahaan menilai kinerja realisasi manfaat dan menentukan bagaimana proses tersebut dapat diperbaiki di masa mendatang.
Jenis-jenis Manfaat
Organisasi dapat memfokuskan pada dua jenis manfaat, yaitu:
– Manfaat Tangible (Berwujud): Manfaat yang mudah diukur, seperti pengurangan biaya.
– Manfaat Intangible (Tak Berwujud): Manfaat yang sulit diukur, seperti kesadaran merek.
Peran dan Tanggung Jawab dalam Realisasi Manfaat
Realisasi manfaat adalah proses multi-langkah yang melibatkan berbagai peran dalam organisasi, seperti pemilik proyek, manajer program, dan agen perubahan bisnis.
Mengembangkan Peta Ketergantungan Manfaat
Peta ketergantungan manfaat adalah dokumen yang merinci bagaimana proyek berkaitan dengan tujuan strategis organisasi. Biasanya, peta ini mencakup lima elemen utama: tujuan, manfaat akhir, manfaat antara, output bisnis, dan enabler (pendukung perubahan).
Dengan mengikuti panduan ini, organisasi dapat memastikan bahwa mereka memaksimalkan investasi dalam perubahan dan mencapai hasil bisnis yang diharapkan.