(Businesslounge Journal-General Management) Manajer proyek memimpin tim untuk menciptakan sumber daya, mengaudit prosedur, dan menyelesaikan tugas-tugas strategis lainnya untuk meningkatkan cara suatu organisasi beroperasi. Di beberapa perusahaan, manajer proyek mungkin mengarahkan beberapa proyek sekaligus untuk mencapai berbagai tujuan strategis. Mempelajari cara memimpin lebih dari satu tim proyek dapat membantu Anda memberikan nilai lebih di tempat kerja.
Artikel ini menjelaskan manajemen multi-proyek, memberikan beberapa tips untuk mengelola beberapa proyek secara efektif, dan memberikan contoh manajemen multi-proyek di tempat kerja.
Apa Itu Manajemen Multi-Proyek?
Manajemen multi-proyek adalah proses di mana manajer proyek atau profesional kepemimpinan mengarahkan lebih dari satu proyek dalam waktu yang bersamaan. Proyek-proyek ini bisa saling tumpang tindih sepenuhnya atau sebagian. Misalnya, seorang manajer pemasaran bisa memimpin proyek untuk memperbarui logo perusahaan. Di tengah proyek tersebut, mereka mungkin memulai proyek generasi prospek untuk bertepatan dengan penjualan tahunan perusahaan. Profesional yang terlibat dalam manajemen multi-proyek menggunakan berbagai keterampilan, termasuk manajemen waktu, prioritas, dan organisasi.
Tips untuk Sukses dalam Manajemen Multi-Proyek
Berikut adalah beberapa strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengelola beberapa proyek sekaligus:
1. Tetapkan Tujuan Proyek yang Jelas
Menentukan tujuan dari setiap proyek dapat membantu Anda menciptakan rencana proyek yang terukur. Misalnya, seorang manajer pemasaran perusahaan dapat memimpin dua proyek untuk meningkatkan kinerja departemen, seperti proyek generasi prospek dan analitik situs web perusahaan. Dalam rencana proyek, manajer bisa menjelaskan mengapa proyek ini penting dan menetapkan target perbaikan, seperti meningkatkan prospek sebesar 25%.
2. Tetapkan Tenggat Waktu secara Strategis
Jika anggota tim yang sama mengerjakan beberapa proyek, mereka mungkin kesulitan menyeimbangkan tenggat waktu untuk berbagai tugas. Anda bisa memudahkan pekerjaan mereka dengan membuat jadwal proyek yang saling melengkapi. Misalnya, manajer pengembangan konten bisa mengarahkan proyek untuk membuat dua sumber daya baru bagi situs web perusahaan dengan memulai proyek kedua setelah yang pertama hampir selesai.
3. Buat Template untuk Laporan atau Dokumen Umum
Jika Anda sering membuat jenis laporan yang sama untuk beberapa proyek, membuat template dapat membantu mendelegasikan pekerjaan. Misalnya, proyek strategis penjualan sering membutuhkan riset tentang kinerja penjualan perusahaan dan pesaing. Template dapat disimpan di drive bersama atau dashboard manajemen proyek untuk memudahkan akses.
4. Bertemu dengan Anggota Tim secara Rutin
Pertemuan rutin membantu Anda memperbarui proyek dan menyesuaikan rencana saat diperlukan. Untuk manajemen multi-proyek, pertemuan ini bisa digunakan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan dukungan tambahan, terutama di awal atau akhir proyek.
5. Gunakan Alat Manajemen Proyek
Perangkat lunak manajemen proyek dan alat teknologi lainnya, seperti program obrolan dan drive bersama, dapat membantu Anda tetap terorganisir saat mengelola banyak proyek. Beberapa alat manajemen proyek menyediakan dashboard untuk menyimpan informasi dan jadwal proyek-proyek Anda.
6. Minta Masukan
Berbicara dengan anggota tim manajemen proyek setelah proyek selesai dapat membantu mengembangkan sistem yang lebih efektif untuk manajemen multi-proyek. Misalnya, Anda bisa mengadakan survei umpan balik anonim atau pertemuan untuk mendiskusikan pengalaman mereka selama proyek berlangsung.
Contoh Manajemen Multi-Proyek
Berikut adalah beberapa contoh fungsi pekerjaan yang mungkin melibatkan pengelolaan beberapa proyek sekaligus:
– Pemasaran: Profesional pemasaran sering terlibat dalam manajemen multi-proyek untuk mencapai beberapa tujuan perusahaan atau melayani beberapa klien sekaligus.
– Penjualan: Manajer penjualan mungkin mengelola beberapa proyek untuk meningkatkan proses departemen dan mengidentifikasi sumber pendapatan tambahan.
– Operasi: Dalam departemen operasi, profesional logistik dan inventaris mungkin memimpin proyek multi-proyek untuk meningkatkan cara perusahaan memproduksi dan mendistribusikan produk.
– Manajemen Senior: Anggota dewan direksi atau pimpinan senior perusahaan seringkali mengelola proyek strategis untuk seluruh perusahaan atau departemen mereka.