(Business Lounge Journal – Human Resources)
Fractl, yang memiliki spesialisasi pada strategi PR digital membuat sebuah survei dengan bertanya kepada hampir 1.100 orang tentang perasaan dan taktik mereka dalam menangani percakapan yang sulit di tempat kerja.
Kebanyakan dari mereka berpikir bahwa mereka ingin nampak “setuju” atau terlihat “menyenangkan” ketika ada dalam sebuah percakapan yang sulit.
- Sejumlah 81% responden cenderung mengakui bahwa ada berbagai cara untuk mengamati situasi ini, sementara hanya 6% yang tidak mengakuinya.
- Hampir dua pertiga responden (65%) melaporkan bahwa mereka cenderung berusaha keras untuk membuat lawan bicara merasa nyaman selama percakapan yang sulit.
- Lebih dari tiga perempat (78%) cenderung bersifat langsung dan ringkas.
- Hampir dua pertiga (65%) cenderung mengakui bahwa mereka berperan dalam menciptakan situasi tersebut.
- Hanya 10% orang yang tidak mengakui bahwa mereka berperan dalam menciptakan situasi yang menantang ini.
Pertanyaan lain yang diajukan adalah bagaimana menegosiasikan kenaikan gaji. Hal ini merupakan hal yang tidak nyaman bagi sebagian besar orang, namun lebih sulit bagi perempuan dibandingkan laki-laki. Tetapi, perempuan lebih cenderung puas dengan hasil negosiasi kenaikan gaji.
- Sejumlah 58% responden merasa tidak nyaman menegosiasikan kenaikan gaji, sementara kurang dari seperempat (23%) merasa nyaman melakukannya.
- Sejumlah 67% perempuan merasa sangat tidak nyaman dalam menegosiasikan kenaikan gaji, sementara 52% responden laki-laki merasakan hal yang sama.
- Di sisi lain, 26% laki-laki merasa sangat nyaman atau nyaman dalam menegosiasikan kenaikan gaji (dibandingkan dengan 19% perempuan).
- Bagi mereka yang pembicaraan terakhirnya adalah mengenai negosiasi kenaikan gaji, 36% perempuan merasa tidak puas dengan hasilnya sementara 50% laki-laki merasa tidak puas. Sebanyak 48% perempuan merasa puas dengan hasilnya, dan 35% laki-laki merasa puas.
Kebanyakan orang akan mempersiapkan diri sebelum percakapan yang sulit, namun mereka cenderung tidak mempersiapkan pihak lain mengenai percakapan tersebut.
- Mayoritas orang cenderung bersiap untuk percakapan (85%), dan hanya 6% yang tidak mempersiapkan diri.
- Hampir sepertiga (29%) tidak akan memperingatkan pihak lain tentang percakapan tersebut, sementara 42% cenderung memberikan peringatan.
Karyawan secara signifikan lebih mungkin merasa puas dengan hasil percakapan sulit dengan bawahan langsung dibandingkan dengan supervisor.
- Sejumlah 76% merasa puas dengan hasil percakapan sulit dengan bawahan langsung, sementara hanya 18% yang merasa tidak puas.
- Sejumlah 46% merasa puas dengan hasil percakapan sulit dengan supervisor, sementara 39% merasa tidak puas.
Harvard Business Review pernah membahas mengenai 9 kesalahan yang sering kali dilakukan pada sebuah percakapan yang sulit.
Kesalahan #1: Kita memiliki mental “berperang”.
Sebuah percakapan yang sulit dapat saja berubah menjadi sesuatu yang “berbahaya”. Hal ini sering kali terjadi karena kita telah melakukan kesalahan besar, yaitu kita telah jatuh ke dalam mentalitas berperang. Hal ini mengubah percakapan menjadi zero-sum game, dengan pihak yang menang dan yang kalah. Ketika kita membiarkan percakapan seperti ini berlangsung dalam jangka waktu yang lama – terutama di kantor – semua orang pun akan terlihat buruk, dan hanya membawa semua orang pada kerugian. Sebenarnya lawan bicara Anda bukanlah musuh Anda, tetapi ketika Anda mempunyai mentalitas tempur, itulah yang mengubah segala sesuatunya. Pada saat itu, Anda hanya dapat mengalahkan mental tersebut, dengan strategi dan keterampilan.
Kesalahan #2: Kita mencoba menyederhanakan masalah secara berlebihan.
Jika Anda melakukan sebuah argumentasi dengan berterus terang, kemungkinan besar Anda tidak akan sampai pada suatu perdebatan. Namun karena Anda mencoba dan mengatasi beberapa masalah sekaligus, maka di sinilah kesulitannya. Ketika kita mencoba untuk menggabungkan masalah ini menjadi sebuah masalah yang lebih besar namun tidak terlalu rumit, namun pada kenyataannya hal ini adalah sebuah ilusi. Untuk menghindari penyederhanaan yang berlebihan, ingatkan diri Anda bahwa jika masalahnya tidak rumit, mungkin tidak akan terlalu sulit untuk membicarakannya.
Kesalahan #3: Kita tidak cukup hormat pada percakapan tersebut.
Kunci untuk menghindari sikap yang “mengentengkan” adalah menghargai masalah yang ingin Anda selesaikan. Untuk menghindari mentalitas berperang, Anda perlu melangkah lebih jauh – Anda perlu menghormati lawan bicara Anda, dan Anda perlu menghormati diri sendiri. Memastikan bahwa Anda merespons dengan cara yang nantinya bisa Anda banggakan akan mencegah Anda terlempar keluar jalur jika lawan bicara Anda bersikap bermusuhan secara terbuka.
Kesalahan #4: Kita menyerang – atau menutup diri.
Ketakutan, kemarahan, rasa malu, sikap defensif – sejumlah perasaan tidak menyenangkan dapat menjalar ke dalam diri kita selama percakapan yang tidak ingin kita lakukan. Beberapa dari kita bereaksi dengan menghadapi lawan kita secara lebih agresif; yang lain, dengan bergegas untuk memuluskan segalanya. Kita bahkan mungkin melihat-lihat antara kedua kutub yang kontraproduktif. Sebaliknya, cobalah untuk menyatakan apa yang sebenarnya Anda inginkan. Emosi yang keras tidak akan hilang. namun dengan latihan, Anda akan belajar untuk fokus pada hasil yang Anda inginkan.
Kesalahan #5: Kita bereaksi terhadap taktik yang menggagalkan.
Berbohong, mengancam, diam, menangis, menyindir, membentak, membungkam, menuduh, tersinggung: hanya dapat berdampak pada sebuah kegagalan. Perundingan yang alot hanya akan menimbulkan banyak taktik yang menggagalkan. Ketika Anda mencoba untuk melampaui mentalitas bertarung bukan berarti lawan Anda juga demikian. Namun Anda juga memiliki serangkaian respons potensial, mulai dari pasif hingga agresif. Sekali lagi, cara yang paling efektif adalah mengambil jalan tengah: melucuti taktik tersebut dengan mengatasinya. Misalnya, jika lawan bicara Anda berhenti merespons Anda, Anda cukup mengatakan, “Saya tidak tahu bagaimana menafsirkan sikap diam Anda.”
Kesalahan #6: Kita “ketagihan”.
Setiap orang mempunyai titik lemah. Ketika seseorang menemukan milik kita – baik secara tidak sengaja, dengan panah nyasar, atau karena dia berharap untuk menyakiti kita – akan semakin sulit untuk menghindari mentalitas berperang. Mungkin pekerjaan Anda terikat dengan pekerjaan Anda – Anda merasa departemen Anda tidak mendapatkan rasa hormat yang layak. Atau mungkin ini lebih pribadi. Tapi apa pun itu, luangkan waktu untuk mempelajari apa yang membuat Anda tertarik. Mengetahui di mana Anda rentan akan membantu Anda tetap memegang kendali ketika seseorang menyodok Anda di sana.
Kesalahan #7: Kami berlatih.
Jika kita yakin suatu percakapan akan sulit, secara naluriah kita akan melatih apa yang akan kita katakan. Namun percakapan yang sulit bukanlah sebuah pertunjukan, dengan aktor dan penonton. Begitu Anda memulai diskusi, rekan Anda dapat bereaksi dengan berbagai cara – dan memikirkan “naskah” akan menghambat kemampuan Anda untuk mendengarkan secara efektif dan bereaksi sesuai dengan itu. Sebaliknya, bersiaplah dengan bertanya pada diri sendiri: 1. Apa masalahnya? 2. Menurut rekan saya, apa masalahnya? 3. Apa hasil pilihan saya? 4. Hubungan kerja apa yang saya sukai dengan rekan kerja saya? Anda juga dapat meminta orang lain untuk melakukan hal yang sama sebelum pertemuan Anda.
Kesalahan #8: Kita membuat asumsi tentang niat lawan kita.
Orang optimis cenderung berasumsi bahwa setiap perselisihan hanyalah kesalahpahaman antara dua orang yang mempunyai niat baik; orang yang pesimis mungkin merasa bahwa perbedaan pendapat sebenarnya merupakan serangan yang bertujuan buruk. Di tengah perbincangan yang sulit, kita cenderung lupa bahwa kita tidak memiliki akses terhadap niat siapa pun kecuali niat kita sendiri. Ingatlah bahwa Anda dan rekan Anda sama-sama menghadapi ambiguitas ini. Jika Anda mengalami kebuntuan, ungkapan praktis yang perlu diingat adalah, “Saya menyadari saat kita berbicara bahwa saya tidak sepenuhnya memahami cara Anda memandang masalah ini.” Mengakui apa yang tidak Anda ketahui bisa menjadi cara ampuh untuk mengembalikan percakapan ke jalur yang benar.
Kesalahan #9: Kita lupa akan tujuan.
Kunci dalam setiap pembicaraan yang sulit adalah selalu memperhatikan tujuan. Karena itu, Anda penting untuk melakukan percakapan dengan hasil pilihan yang jelas dan realistis; pengetahuan tentang bagaimana Anda menginginkan hubungan kerja Anda dengan rekan kerja Anda; dan telah memikirkan secara cermat segala hambatan yang dapat mengganggu keduanya. (Ingat, “menang” bukanlah hasil yang realistis, karena lawan Anda kemungkinan besar tidak akan menerima hasil “kalah.”) Jika Anda telah melakukan latihan yang dijelaskan pada Slide 7, hal ini akan lebih mudah dan kecil kemungkinannya Anda akan keluar jalur karena kegagalan taktik atau emosi Anda sendiri.
Saat kita lengah, kemungkinan besar kita akan kembali ke kebiasaan lama yang tidak efektif seperti mentalitas berperang. Jika bukan Anda yang memulai percakapan sulit, atau jika masalah muncul tiba-tiba, maka patuhilah hal-hal mendasar berikut: pertahankan konten Anda jelas, jaga nada bicara Anda netral, dan pertahankan ungkapan Anda tetap moderat. Ketika perselisihan terjadi, Anda akan lebih mungkin mencapai hasil yang produktif – dan tampil dengan reputasi yang utuh.
Photo by Christina