(Business Lounge Journal – Human Resources)

Masih dalam suasana liburan sekolah, biasanya para karyawan akan memanfaatkan kesempatan ini untuk ikut berlibur bersama dengan keluarga mereka. Karena itu, masa liburan sekolah menjadi kesempatan bagi beberapa karyawan untuk mengajukan cuti tahunan mereka. Sehingga wajar saja, pada bulan Juni dan Juli setiap tahunnya, ada lebih banyak karyawan yang tidak bekerja.

Lalu bagaimanakah agar masalah cuti tidak mengganggu kinerja tim Anda? Sangat penting untuk melakukan kordinasi sehingga segala sesuatunya tetap dapat berjalan dengan lancar.

Namun demikian, masalah cuti adalah sesuatu yang dapat diatur dan dikonsolidasikan sejak awal. Bukan sesuatu yang mendadak dan kemudian menjadi tidak terkendali sehingga menurunkan performance tim Anda. Ini tentu saja akan berdampak pada kinerja Anda.

Lalu apakah yang dapat Anda lakukan sebagai sebuah antisipasi untuk tetap mempertahankan performance Anda?

Membuat Rencana Cuti Tahunan di Awal

Idealnya, pada awal tahun setiap karyawan akan mengisi rencana cuti tahunannya selama satu  tahun ke depan. Sehingga team leader akan segera mengetahui keberadaan timnya sepanjang tahun. Bayangkan saja jika secara mendadak kebanyakan akan mengajukan cuti pada akhir tahun. Sudah tentu akan mengganggu keberlangsungan pekerjaan.

Dengan adanya perencanaan cuti tahunan, maka Anda pun akan dapat merencanakan proyek dengan memperhitungkan man power yang Anda miliki. Hal ini juga setidaknya akan membantu mereka yang ingin berlibur dapat menjalankan cutinya dnegan tenang. Sebab, segala sesuatunya sudah diperhitungkan.

Buatlah Kalender Bersama

Memanfaatkan kalender bersama sebenarnya tidak hanya dapat dilakukan pada masa liburan, melainkan sepanjang tahun. Melalui kalender bersama, maka akan membantu tidak hanya meningkatkan time management Anda, namun juga akan membantu meningkatkan komunikasi, transparansi, serta team work.

Semua anggota tim dapat mengakses kalender bersama, sehingga semua dapat mengetahui time schedule untuk proyek yang sedang berlangsung. Melalui kalender tersebut, rencana adanya rapat atau tenggat waktu tim, semuanya dapat diakses bersama. Para karyawan yang pergi berlibur pun dapat dengan mudah memeriksa tenggat waktu mana yang harus mereka penuhi dengan segera. Mereka yang masih berada di kantor juga dapat mengecek jadwal liburan rekannya sehingga mereka tahu siapa yang harus dihubungi jika ada pertanyaan atau hendak memberikan komentar.

Membuat Out-of-Office Plan

Pastikan bahwa setiap orang pada tim Anda telah memahami sejak awal apa yang dibutuhkan dari mereka ketika rekan kerja mereka sedang cuti. Beberapa penyesuaian harus dilakukan sehingga tim tetap dapat bekerja dengan baik walaupun sedang kehilangan satu atau dua anggota yang sedang cuti.

Apa yang dimaksud dengan Out-of-Office Plan adalah sebuah rencana darurat ketika “musim libur” menghabiskan SDM Anda. Perencanaan ini akan memaksa Anda untuk mengatur ulang alur kerja antar karyawan dan memastikan beban kerja didistribusikan secara merata pada semua pekerja yang tersisa.

Mempererat Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi. Komunikasi pun menjadi semakin penting ketika anggota tim secara bergantian mengambil liburan karena memang sangat membutuhkannya. Semakin baik metode komunikasi yang Anda miliki, maka semakin mudah untuk tetap menjaga agar operasional tetap berjalan lancar dengan karyawan yang ada.

Salah satu metode komunikasi yang sangat berguna dalam beberapa tahun terakhir adalah melalui project management software. Software seperti ini akan memudahkan seluruh anggota tim untuk saling berbagi informasi, file, sumber informasi lainnya. Bahkan seorang karyawan yang sedang berlibur dapat check-in sebentar dari kamar hotel mereka jika mereka merasa sangat ingin untuk melakukan update.

Beberapa project management software dapat membantu jalannya komunikasi dengan lebih efektif dibandingkan dengan email berantai. Komunikasi dengan teks mendorong percakapan dan dialog yang berkelanjutan. Sedangkan email berantai akan menjadi rumit, dan informasi dapat dengan mudah hilang. Cobalah beberapa project management software dan lihat bagaimana komunikasi Anda dapat berubah menjadi lebih efektif.

Menyusun Summary Pekerjaan bagi Mereka yang Cuti

Bagian dari membantu agar mereka yang cuti dapat langsung bekerja ketika kembali dari liburan mereka adalah membuatkan ringkasan kondisi ter-update dari proyek yang sedang berjalan. Hal ini untuk memastikan karyawan yang kembali dari perjalanan tidak akan kehilangan langkah. Sebagai seorang pemimpin, Anda tentu tidak ingin mereka yang baru pulang cuti akan berlarut-larut selama seminggu penuh untuk mengikuti perkembangan yang ada. Cara yang efektif untuk mempercepat mereka adalah dengan menyiapkan ringkasan untuk semua orang saat mereka kembali.

Ringkasan yang Anda susun harus ringkas namun menyeluruh. Tuliskan apa pun yang menurut Anda perlu diketahui oleh karyawan tersebut. Apa saja yang telah mereka lewatkan selama ketidakhadiran mereka. Misalnya, mereka dapat menggunakan poin-poin dari rapat yang terlewatkan. Dengan cara ini, setiap informasi penting yang disampaikan melalui organisasi tetap sampai kepada mereka.

Kompilasi lain yang dapat Anda susun adalah daftar tugas yang harus diselesaikan setiap karyawan setelah mereka kembali dari cuti. Ini memberi mereka gambaran tentang dari mana mereka harus mulai setelah mereka kembali. Bahkan tambahkan sedikit arahan sehingga mereka benar-benar dapat membantu masa pasca-liburan si karyawan tersebut untuk dapat kembali ke posisi semula dengan lebih cepat.

Merekrut Temporary Staff

Ketika semua perencanaan yang Anda buat dengan baik ternyata gagal dan proyek yang harus Anda jalankan membutuhkan SDM, maka pertimbangkanlah pilihan terakhir. Anda dapat mencoba mempekerjakan karyawan sementara. Para karyawan “musiman” terkadang akan mengambil kesempatan kerja saat permintaan tinggi. Mereka mendapatkan upah yang biasanya lebih tinggi karena memang dipekerjakan untuk smenetara waktu atau per proyek.

Anda mungkin harus membayar lebih mahal untuk mendapatkan tenaga kerja sementara yang terbaik. Namun ingatlah bahwa ini hanya sementara. Bandingkan dengan kesempatan cuti yang Anda berikan kepada tim Anda dan membuat kondisi mereka kembali fresh dan dapat kembali bekerja untuk satu tahun ke depan. Percayalah bahwa karyawan Anda cenderung akan merasa lebih bahagia dan lebih bersemangat ketika tempat kerja mereka begitu peduli terhadap mereka. Hal ini akan meningkatkan kinerja mereka.

Para temporary staff juga dapat Anda pekerjakan pada akhir tahun, ketika tidak dapat dihindari bahwa banuak dari anggota tim Anda harus mengambil cuti akhir tahun.