(The Manager’s Lounge – Sales & Marketing) – Artikel ini akan melanjutkan artikel sebelumnya yaitu “Komunikasi Bisnis via Telepon“ . Ini adalah langkah-langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan:
Siapkan Kalimat Pembuka
Persiapan yang bagus memungkinkan Anda untuk mengatur pikiran Anda sebelum melakukan panggilan telepon dan mencegah Anda melakukan kesalahan dalam membuka percakapan. Beberapa komentar menyebutkan bahwa bukan awal yang baik jika Anda bertanya: “apakah ini adalah saat tepat untuk berbicara?” atau “bagaimana kabar Anda hari ini?”
Anda harus mempunyai kalimat pembuka yang mampu digunakan sebagai framework untuk membangun percakapan. Anda harus selalu memperkenalkan diri Anda sendiri sebelum berdiskusi mengenai benefit yang akan Anda tawarkan. Misalnya, jika prospek mengumumkan di surat kabar bahwa mereka sedang mempertimbangkan untuk membuka pabrik baru, maka perusahaan arsitek mungkin bisa menawarkan layanan yang relevan berkaitan dengan pembangunan yang cost-effective.
Email setelah Prospecting
Email yang disusul oleh prospecting call adalah hal yang semakin populer sebagai alternative yang lebih murah dibandingkan direct mail. Jika Anda tidak nyaman melakukan cold call, maka email bisa menjadi alasan untuk melakukan panggilan telepon.
Jangan Langsung Atur Pertemuan
Panggilan pertama yang Anda lakukan haruslah berfokus pada prospecting saja. Jalin hubungan yang baik dengan orang tersebut. Baru kemudian pada kesempatan lain Anda menghubungi ia kembali untuk mengajak bertemu. Jika Anda ingin ajukan pertemuan, maka ajukan saja seperti ini “Bisakah kita bertemu besok pukul 10?”. Pertanyaan tersebut lebih baik dibandingkan jika Anda bertanya ”dapatkah kita bertemu minggu ini?”
Pendekatan ini mendemonstrasikan bahwa perusahaan Anda memahami bisnis prospek dan tantangan yang mereka hadapi. Maka, persepsi dari prospek berpindah dari “mereka berusaha menjual sesuatu yang tidak saya butuhkan” kepada “mereka memahami kebutuhan saya dan mereka menawarkan solusi”
Maka, ketika perusahaan kembali melakukan kontak untuk mengatur pertemuan, prospek Anda akan lebih menerima dengan baik.
Mengelola Panggilan Telepon
Seiring dengan semakin berkembangnya bisnis, pelanggan, dan perusahaan Anda, maka akan semakin banyak penggilan yang dilakukan. Untuk mengukur efektivitas dan produktivitas panggilan, maka manajer tentu perlu tahu bagaimana karyawan melakukannya. Oleh karena itu, diperlukan software yang mampu mengumpulkan mengenai informasi dan tindakan staf ketika melakukan panggilan.
Data mempunyai peran penting dalam mengelola pelanggan. Informasi yang tepat mengenai pelanggan akan mampu memberikan gambaran tepat pada kita akan tindakan yang harus diambil dalam menangani berbagai tipe pelanggan. Oleh karena itu, maka sangat dibutuhkan software untuk mengelola data pelanggan.
Di call center misalnya, kini sudah disediakan teknologi yang mampu merekam seluruh interaksi antara petugas dan pelanggan. Sehingga hal tersebut bisa digunakan sebagai pengukur kinerja dan perangkat dalam memberikan feedback.
(Rinella Putri/AA/TML)