(Businesslounge Journal-Operation Management)
Tips untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda di tempat kerja
Meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda di tempat kerja dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan meningkatkan kualitas pekerjaan yang Anda hasilkan di hampir semua karier. Berikut adalah tips kami untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda:
Cari celah atau hambatan dalam alur kerja Anda saat ini
Pemimpin tim dan manajer dapat meningkatkan efisiensi tim mereka dengan mengamati alur kerja mereka secara cermat untuk menemukan masalah apa pun. Mereka kemudian dapat fokus pada area di mana terdapat penundaan atau masalah lain. Ini mungkin memungkinkan tim untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan (meningkatkan produktivitas mereka) atau menggunakan sumber daya mereka dengan lebih efisien.
Temukan alat yang membantu Anda menjadi lebih efisien
Karyawan di berbagai industri dapat menggunakan berbagai alat dan teknologi untuk membuat pekerjaan mereka lebih efisien. Contohnya adalah alat yang mengotomatiskan proses berulang tertentu, yang dapat membantu Anda menghemat waktu dan menyelesaikan pekerjaan Anda dengan lebih efisien. Meskipun alat-alat ini mungkin memerlukan biaya, Anda dapat membandingkannya dengan waktu yang saat ini Anda butuhkan untuk melakukan tugas secara manual, dan pada akhirnya alat-alat ini mungkin merupakan cara yang lebih hemat biaya untuk melakukan sesuatu.
Lacak dan batasi waktu yang Anda habiskan untuk tugas
Dengan melacak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas atau bagian dari tugas di tempat kerja, Anda dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan waktu lebih lama dari biasanya. Anda bahkan dapat membandingkan waktu yang Anda lacak dengan rekan kerja yang melakukan pekerjaan yang sama. Kemudian, Anda dapat mencari cara untuk menyederhanakan bagian-bagian tugas yang saat ini membutuhkan waktu paling lama, untuk meningkatkan efisiensi Anda secara keseluruhan.
Istirahat teratur
Salah satu cara pasti untuk membunuh produktivitas Anda adalah bekerja dalam waktu lama tanpa istirahat. Meskipun mungkin terdengar tidak masuk akal, istirahat teratur memungkinkan otak Anda untuk beristirahat dan mengatur ulang. Anda mungkin akhirnya bekerja lebih sedikit waktu sepanjang hari, tetapi menyelesaikan lebih banyak pekerjaan karena Anda dapat bekerja lebih cepat saat Anda aktif.
Gunakan aturan dua menit
‘Aturan dua menit’ adalah teknik produktivitas yang menyarankan untuk menyelesaikan tugas segera jika membutuhkan waktu dua menit atau kurang untuk menyelesaikannya. Ini menghindari pemborosan waktu dengan menunda tugas, atau tugas-tugas kecil yang menumpuk menjadi beban kerja besar dari waktu ke waktu. Dengan mengikuti aturan ini, Anda dapat menciptakan waktu untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih besar dan lebih penting tanpa gangguan.
Adakan rapat sambil berdiri
Jika Anda seorang manajer atau pemimpin tim yang perlu mengadakan rapat rutin dengan tim Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengadakan rapat sambil berdiri. Teknik ini dapat membantu memastikan bahwa semua orang terlibat. Ini juga dapat mempersingkat rapat (sehingga membuat pekerjaan Anda lebih efisien) karena orang cenderung tidak membuang waktu ketika mereka merasa kurang nyaman. Tentu saja, penting untuk memastikan bahwa setiap orang di tim Anda secara fisik mampu menghadiri rapat dengan cara ini sebelum menerapkan strategi ini.
Coba teknik ‘makan katak’
Teknik ‘makan katak’ adalah metode produktivitas menarik lainnya. Teknik ini menyarankan bahwa jika Anda memiliki tugas yang tidak menyenangkan untuk diselesaikan (seperti memakan katak), Anda melakukannya di pagi hari. Dengan cara ini, prospek harus melakukan hal yang tidak menyenangkan tidak akan mengganggu Anda sepanjang hari dan dapat melakukan sisa pekerjaan Anda dengan lebih efisien.