Panduan bagi Anda yang ingin Menerapkan Kompresi Upah

(Business Lounge Journal – Human Resources)

Kompresi upah (juga dikenal sebagai kompresi gaji) terjadi ketika karyawan dengan keterampilan atau tingkat pengalaman yang sangat berbeda tetapi memiliki perbedaan nominal gaji yang tidak sesuai. Misalnya, ketika seorang karyawan baru direkrut memiliki upah yang lebih tinggi dari seorang karyawan yang telah bekerja dalam pekerjaan tersebut dalam waktu lebih lama. Otomatis, kondisi ini dapat memengaruhi karyawan yang merasa dibayar lebih rendah daripada rekan kerja baru, meskipun mereka memiliki lebih banyak keterampilan dan pengalaman.

Kompresi upah juga dapat terjadi antara manajer dan bawahan langsung mereka. Karena itu, penting untuk mengatasi kompresi upah agar karyawan merasa dihargai dan termotivasi. Sebab hal ini akan mendukung stabilitas dan pertumbuhan organisasi.

Menjadi Masalah Besar

Ketika Anda tidak memperhatikan perbandingan besarnya gaji antar karyawan, maka hal ini dapat berdampak timbulnya rasa kurang dihargai. Hal ini jelas akan menimbulkan masalah yang besar. Jika tidak segera diperbaiki, kompresi upah akan dapat menyebabkan:

  • Ketidakpuasan karyawan
  • Moral yang rendah dan produktivitas menurun
  • Turnover yang tinggi
  • Adanya pemeriksaan hukum

Lalu apa yang menjadi solusinya? Lakukanlah pendekatan strategis dalam mengelola kompresi upah.

Apa itu Kompresi Upah?

Seperti telah dibahas di atas, kompresi upah terjadi ketika perbedaan gaji antara karyawan tidak sesuai, walaupun terjadi perbedaan keterampilan, pengalaman, atau senioritas mereka. Ini berarti bahwa kesenjangan gaji antara hal-hal berikut lebih sempit daripada yang biasanya diharapkan: Posisi junior vs. senior atau karyawan baru vs. karyawan jangka panjang.

Apa Penyebab Kompresi Upah?

Kompresi upah disebabkan oleh dua jenis faktor: eksternal dan internal.

Faktor Eksternal

Faktor eksternal mengacu pada pengaruh di luar organisasi yang memengaruhi struktur gaji. Ini termasuk perubahan upah minimum, resesi, dan pasar kerja yang kompetitif.

1.Kenaikan Upah Minimum
Ketika perusahaan menanggapi kenaikan upah minimum yang ditetapkan oleh pemerintah negara atau nasional, gaji untuk karyawan yang baru direkrut otomatis akan naik. Namun, jika gaji untuk peran lain tidak disesuaikan, kesenjangan gaji antara karyawan baru dan karyawan dengan peran yang lebih tinggi dapat berkurang. Hal ini menjadi masalah karena kesenjangan gaji sekarang tidak mencerminkan dengan akurat perbedaan tingkat keterampilan mereka.

2. Resesi
Orang yang dipekerjakan selama resesi biasanya memulai dengan gaji lebih rendah karena pemotongan anggaran. Ketika pasar pulih, karyawan baru diberi gaji lebih tinggi. Tanpa menyesuaikan gaji karyawan yang dipekerjakan selama resesi, karyawan ini akhirnya mendapatkan penghasilan lebih rendah daripada karyawan baru meskipun memiliki pengalaman lebih banyak.

3. Pasar Kerja yang Kompetitif
Pasar kerja yang kompetitif sering berarti perusahaan harus meningkatkan gaji untuk menarik talent baru, terutama dalam industri yang permintaannya tinggi. Ini dapat menyebabkan kompresi upah karena gaji awal untuk karyawan baru meningkat dibandingkan dengan gaji karyawan saat ini yang dipekerjakan lebih awal dengan tarif lebih rendah.

Faktor Internal

Faktor internal terkait dengan kebijakan dan praktik perusahaan sendiri, seperti penggunaan data gaji yang usang dan memiliki rentang gaji yang luas.

1. Data Gaji “Usang”
Data gaji yang usang dapat menyebabkan ketidakadilan dalam pembayaran. Ketika skala gaji tidak diperbarui secara teratur, gaji karyawan jangka panjang tertinggal dari tarif pasar, sementara karyawan baru dibayar sesuai tarif pasar saat ini. Untuk memastikan keadilan, skala gaji internal harus diperbarui seiring perubahan pasar, termasuk penyesuaian untuk:

  • Kenaikan upah minimum
  • Perubahan ekonomi seperti resesi atau inflasi
  • Pasar kerja yang kompetitif

2. Rentang Gaji yang Luas
Struktur skala gaji yang buruk atau rentang gaji yang luas dapat menyebabkan kebingungan tentang gaji antara berbagai tingkat senioritas. Sebagai contoh, jika Anda memiliki engioneer level 1, level 2, dan level 3 tetapi hanya satu rentang gaji untuk semuanya, sulit untuk melihat perbedaan antara peran-peran tersebut. Kurangnya diferensiasi antara peran yang memerlukan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda dapat menyebabkan kompresi upah.

Kemajuan Karir yang Lambat

Pada organisasi di mana kemajuan karir lambat atau promosi jarang terjadi, karyawan dapat berakhir dengan gaji yang serupa meskipun ada perbedaan dalam masa kerja, pengalaman, atau tanggung jawab. Sekarang, mari kita lihat dampak negatif dari kompresi upah.

Dampak negatif dari kompresi upah

Kompresi upah dapat berdampak negatif pada organisasi Anda dalam beberapa hal kunci:

  1. Moral dan Produktivitas Karyawan Menurun

Ketika terjadi kompresi upah, karyawan mungkin merasa pengalaman dan waktu mereka dengan perusahaan tidak dihargai. Hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan dan motivasi yang berkurang. Terutama bagi karyawan jangka panjang yang melihat karyawan baru mendapatkan tarif gaji yang serupa atau lebih tinggi.

2. Bertambahnya Turnover Rates 

Ketika karyawan merasa frustrasi dengan kurangnya perbedaan gaji yang signifikan antara peran dan masa kerja, tingkat pergantian dapat meningkat. Karyawan saat ini, terutama yang berada di posisi menengah atau senior, mungkin mencari peluang dengan perbedaan gaji yang lebih baik di tempat lain. Ini mengakibatkan: Kehilangan pengetahuan dan pengalaman institusional, biaya merekrut karyawan baru, serta biaya pelatihan karyawan baru.

3. Risiko Hukum

Kompresi upah dapat secara tidak sengaja mengakibatkan disparitas gaji di antara karyawan dengan karakteristik yang berbeda: Usia, jenis kelamin, dan ras, dll. Hal ini dapat mengakibatkan risiko hukum bagi organisasi terkait diskriminasi atau ketidakpatuhan dengan undang-undang kesetaraan gaji.

Apa ROI dari Mengatasi Kompresi Upah?

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa memperbaiki kompresi upah tampaknya membutuhkan biaya yang mahal. Hal ini dapat terlihat menyebabkan biaya gaji yang tidak berkelanjutan saat Anda mencoba memperbaiki ketidakseimbangan. Namun, biaya awal untuk memperbaiki ketidaksetaraan gaji sering jauh lebih rendah daripada biaya jangka panjang:

  • Kehilangan karyawan berharga Anda kepada pesaing
  • Biaya merekrut, menggaji, dan melatih karyawan baru

Sebagai bukti, 80% organisasi di Inggris meningkatkan gaji pada tahun 2023, dengan sekitar setengah dari kenaikan ini sejalan atau melebihi tingkat inflasi. Statistik ini menunjukkan bahwa banyak perusahaan mengakui pentingnya secara proaktif mengatasi kompresi upah.

Karena itu, terdapat beberapa langkah kunci yang dapat Anda ambil.

Langkah-langkah untuk Mengatasi Kompresi Upah

  1. Selaraskan Gaji Anda dengan Tingkat Pasar
    Pastikan gaji Anda kompetitif dengan pasar. Karena itu Anda dapat mengambil beberapa pendekatan: Menyesuaikan dengan rata-rata tingkat pasar, membayar lebih tinggi dari rata-rata pasar, atau membayar sedikit lebih rendah dari rata-rata.

Pilihan pendekatan ini akan tergantung pada faktor-faktor seperti:

  • Tujuan bisnis Anda
  • Ukuran perusahaan
  • Lokasi
  • Tujuan keuangan
  • Persaingan
  • Kondisi pasar saat ini

2. Identifikasi Faktor Pengganti Kompensasi
Selain tingkat pasar, Anda juga harus mengetahui elemen-elemen lain yang memengaruhi kompensasi di organisasi Anda, yang disebut faktor pengganti kompensasi. Menurut Mercer, faktor pengganti kompensasi yang memengaruhi posisi pekerjaan dalam struktur gaji (yaitu, grade atau rentang) meliputi: Pay grade, karakteristik pekerjaan (tanggung jawab, keterampilan, persyaratan pendidikan, dll.), serta lokasi kerja. Faktor pengganti kompensasi yang memengaruhi posisi seorang karyawan dalam rentang gaji meliputi: pengalaman dan kinerja.

3. Tetapkan Jalur Karir yang Jelas
Pastikan karyawan memahami bagaimana mereka dapat naik di perusahaan. Ini termasuk menguraikan:

  • Apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai tingkat berikutnya
  • Bagaimana gaji mereka akan meningkat ketika mereka mencapai tingkat baru

Hal ini akan membantu memotivasi karyawan dan menjelaskan harapan.

4. Perbaiki Transparansi dan Komunikasi dengan Karyawan
Bagikan dengan manajer dan karyawan bagaimana gaji ditentukan di seluruh organisasi. Tunjukkan bahwa para pemimpin bekerja keras untuk memperbaiki masalah gaji yang tidak adil. Ini dapat meningkatkan moral karyawan dan mendapatkan dukungan mereka dalam melakukan perubahan yang diperlukan pada struktur gaji.

5. Proaktif Perbarui Kompensasi Setiap Tahun
Meskipun mungkin menggoda untuk memperbaiki masalah kompresi upah ketika diperbincangkan oleh karyawan sendiri, para ahli menyarankan sebaliknya: “Tahan keinginan untuk menangani satu kasus karena biasanya ada efek berantai.” Sebagai gantinya, jadikan kebiasaan untuk meninjau dan menyesuaikan gaji di seluruh organisasi setiap tahun. Memperbarui kompensasi secara proaktif dan teratur di seluruh perusahaan menawarkan beberapa manfaat kunci:

  • Kenaikan gaji adil dan bukan hanya untuk mereka yang bersuara atau bernegosiasi dengan baik.
  • Deviasi dari kebijakan yang telah ditetapkan dengan cepat diidentifikasi dan diperbaiki, menjaga keadilan jangka panjang.
  • Dengan merencanakan penyesuaian ini dalam anggaran tahunan Anda, biaya penyesuaian gaji tidak datang sebagai kejutan.

Sekarang mari kita lihat bagaimana sebenarnya melakukan penyesuaian gaji di seluruh perusahaan.

Cara Memperbarui Kompensasi di Seluruh Perusahaan

  1. Lakukan Audit Gaji Internal
    Untuk melakukan audit gaji internal yang komprehensif, mulailah dengan mengumpulkan data terperinci tentang distribusi gaji saat ini untuk mengidentifikasi di mana kompresi upah terjadi. Ini melibatkan pengumpulan dan analisis data kompensasi dari berbagai sumber di dalam perusahaan, termasuk gaji dasar, bonus, dan jenis pembayaran lainnya. Selanjutnya, periksa dan bandingkan data gaji untuk karyawan yang baru saja dipekerjakan dengan karyawan yang telah bekerja lebih lama di berbagai peran dan tingkat pengalaman. Dengan memeriksa data ini, Anda dapat melihat ketidaksesuaian dan pola yang menunjukkan adanya kompresi upah.

2. Benchmarking dan Analisis Pasar
Langkah berikutnya adalah melakukan benchmarking dan analisis pasar secara menyeluruh. Mulailah dengan membandingkan skala gaji perusahaan Anda dengan standar industri. Selama perbandingan ini, fokus pada evaluasi di mana karyawan jangka panjang tidak dihargai secara adil dibandingkan dengan tarif pasar saat ini.

3. Hitung Dampak Keuangan
Sekarang bahwa Anda tahu apakah dan di mana kompresi upah terjadi, Anda perlu menghitung dampak keuangan dari memperbaikinya. Mulailah dengan menemukan biaya proyeksi dari berbagai penyesuaian kompensasi. Kemudian, tentukan penyesuaian yang mengurangi kompresi upah paling banyak sambil tetap berada dalam anggaran keseluruhan Anda.

4. Dapatkan Persetujuan Pimpinan
Langkah berikutnya adalah mendapatkan persetujuan dari pimpinan untuk penyesuaian yang Anda pilih. Buat rencana terperinci yang menguraikan waktu, dampak keuangan, dan strategi komunikasi untuk perubahan ini. Sajikan rencana ini kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan mereka.

5. Ukur Retensi dan Kepuasan Karyawan
Setelah mendapatkan persetujuan dan melakukan perubahan, penting untuk melacak dan mengukur hasilnya. Gunakan survei karyawan dan data untuk memeriksa apakah penyesuaian gaji telah memengaruhi tingkat pergantian dan semangat karyawan. Lacak dan bagikan efek positifnya dengan pimpinan untuk mendapatkan dukungan dalam meninjau dan memperbaiki kompresi upah setiap tahun.

Kesimpulan: Mengelola kompresi upah secara proaktif sangat penting untuk memastikan karyawan merasa dihargai dan termotivasi, yang pada gilirannya mendukung stabilitas dan pertumbuhan organisasi.