(Business Lounge – Manage Your Business) – Apakah yang menjadi jaminan keberhasilan sebuah proyek? Sebuah perusahaan pernah meminta saya mengajarkan tentang project management karena dari banyak ide yang diterjemahkan menjadi sebuah proyek, banyak yang berhenti di perjalanan.
Diagram Project Constrain
Dari gambar diatas maka terlihat apa saja penentu keberhasilan sebuah proyek, apa saja yang menjadi faktor penting untuk diperhatikan agar sebuah proyek itu bisa sukses. Ada tiga paramater yang penting diperhatikan untuk keberhasilan sebuah proyek, time atau waktu yang tersedia untuk mengerjakan proyek, cost atau dana atau sumber daya yang tersedia, dan quality atau kualitas proyek yang memenuhi tujuan proyek itu.
Waktu sebuah proyek bersifat terbatas, proyek memiliki awal dan akhir yang biasanya tidak berlangsung lama, karena itu sangat penting untuk mengatur penggunaan waktu dengan cermat dan tepat. Proyek-proyek tertentu memiliki hasil yang ditunggu pada waktu tertentu, contohnya penyelenggaraan sebuah acara, maka proyek seperti ini ditunggu hasilnya pada hari pelaksanaan even. Implikasi dari parameter waktu adalah pentingnya mengatur secara detil rencana sebuah proyek. Semakin teliti memikirkan pembagian waktu untuk sebuah proyek semakin besar kemungkinan untuk berhasil, namun semakin global atau umum saja dalam pembagian waktu sebuah proyek, semakin besar kemungkinan gagal.
Dana atau sumber daya adalah parameter kedua keberhasilan proyek, bisa terjadi proyek mengalami kegagalan karena keuangan yang sudah menipis atau sumber daya manusia, sumber daya lainnya sudah juga habis. Implikasi dari parameter ini sekali lagi perlunya perencanaan yang matang dalam hal penggunaan dana dan sumber daya. Khususnya untuk proyek-proyek yang dana dan sumber dayanya terbatas haruslah lebih ekstra memikirkan perencanaan yang cermat agar tidak berhenti ditengah jalan.
Kualitas adalah parameter yang ketiga dalam menentukan keberhasilan sebuah proyek. Kualitas diterjemahkan dalam manajemen sebuah proyek, melalui indikator keberhasilan kinerja (Key Performance Indicator) yang terdiri dua bagian besar yaitu indikator hasil (lag indicator) dan indikator proses (lead indicator). Impilikasi dari parameter ini adalah pentingnya sebuah proyek merencanakan apakah indikator keberhasilan yang akan dicapai, dan bukan hanya indikator keberhasilan output dari proyek namun yang terpenting adalah indikator-indikator proses yang mesti disusun untuk mencapai keberhasilan.
Benang merah dari ketiga parameter proyek tersebut adalah pentingnya sebuah perencanaan dalam proyek. Perencanaan disini tentulah perencanaan yang cermat, atau yang dikenal dengan detail action plan. Setiap action plan selalu mengandung parameter waktu, biaya dan kualitas. Ada kata-kata bijak mengatakan fail to plan is plan to fail, karena itu rencanakanlah dengan baik sebuah proyek dengan menyertakan parameter waktu, dana atau sumberdaya dan ukuran kualitas yang tepat maka sebuah proyek akan mengurangi resiko kegagalan yang akan terjadi.
Fadjar Ari Dewanto /Managing Partner Vibiz Consulting Divisi Business Advisory