(The Manager’s Lounge – Quality) Seperti yang sudah kita ketahui, metodologi Six Sigma punya berbagai macam perangkat untuk melakukan process improvement. SIPOC Diagram adalah sebuah perangkat yang digunakan dalam metodologi Six Sigma, yakni suatu gambar visual yang mendeskripsikan tentang bagaimana proses dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan.
SIPOC diagram adalah peranghkat yang digunakan oleh tim Six Sigma untuk mengidentifikasi seluruh elemen yang relevan dalam suatu process improvement sebelum proses tersebut dilakukan. Diagram ini membantu dalam menjelaskan suatu proyek yang kompleks dan ruang lingkupnya belum jelas. Dalam fase DMAIC, maka SIPOC diagram ini terdapat pada fase Measure. Prosesnya mirip dan terkait dengan process mapping, namun lebih mendetail lagi.
Perangkat SIPOC ini bermanfaat ketika terdapat ketidakjelasan dalam hal:
• siapa yang menyediakan input untuk proses?
• spesifikasi apa yang ditetapkan untuk input?
• siapa yang menjadi pelanggan dalam proses?
• apa persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan?
Selama proses berlangsung, supplier (S) menyediakan input (I) untuk proses. Proses yang dilakukan ini berusaha untuk meningkatkan value added, dan menghasilkan output (O) yang memenuhi bahkan melampaui ekspektasi dari customer/pelanggan (C)
• Suppliers bisa merupakan individual atau perusahaan, dan bisa jadi pihak internal maupun eskternal yang menyediakan input untuk proses.
• Inputs: Input yang digunakan dalam proses, diantaranya termasuk material, jasa, informasi, SDM, dan sebagainya yang diproses untuk menghasilkan output.
• Process: serangkaian aktivitas yang dapat memberikan nilai bagi input untuk memproduksi output bagi pelanggan.
• Outputs: hasil dari proses untuk pelanggan internal dan eksternal. Output ini bisa berupa produk, jasa, informasi, hingga laporan dan dokumen.
• Customers: pelanggan adalah pihak yang menerima output yang dihasilkan dari proses. Jika seseorang menerima barang dari pihak ketiga, maka mereka (dianggap) bukan customer. Customer haruslah pihak yang membawa output tersebut langsung dari unit bisnis, dan tidak harus menggunakan output tersebut. Contoh pihak yang bisa menjadi customer adalah manajer, CEO, direksi dan divisi lainnya.
Mengapa SIPOC dibutuhkan?
Adanya SIPOC diagram dapat membantu tim yang menjalankan proses Six Sigma dalam memahami tujuan dan ruang lingkup proses. SIPOC diawali dengan cara mengidentifikasi suara pelanggan (voice of customer), kemudian memberikan insigght kepada input proses (variabel X) yang kemudian menghasilkan dampak kepada output (variabel Y).Selanjutnya SIPOC ini dibuat dengan mengidentifikasi output, input, customer dan supplier. Pembuatan map ini dilakukan oleh tim Six Sigma Anda, berdasarkan sesi brainstorming yang mendetail mengenai keseluruhan proses.
Perusahaan yang mengimplementasikan SIPOC juga dapat mencapai hasil yang lebih baik karena komunikasi yang semakin meningkat. Chart SIPOC yang mudah untuk dipahami memungkinkan setiap orang untuk dapat mengidentifikasi proses dengan mudah, dan dapat mengkomunikasikan kebutuhannya dengan mudah satu sama lain.
SIPOC diagram tidak hanya bermanfaat untuk mengidentifikasi input, output, proses dan customer, melainkan juga membantu dalam menjelaskan ruang lingkup suatu proyek, sehingga setiap orang dalam tim melihat proyek dalam kacamata yang sama. Hal ini disebabkan karena SIPOC merupakan suatu panduan yang mendetail terkait dengan proses bisnis dengan bahasa yang mudah dipahami.
Kebanyakan bisnis sangat memuja penggunaan SIPOC diagram bagi personil IT mereka, hal ini disebabkan IT punya bahasa yang berbeda dengan perusahaan, sehingga SIPOC membantu jalan komunikasi antara IT dan bagian perusahaan lainnya.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat SIPOC Diagram adalah sebagai berikut:
1. membuat area dimana tim akan menggambar SIPOC diagram. Bisa menggunakan transparansi, chart
2. mulai dengan Proses. Gambarkan Proses dalam empat hingga lima level langkah
3. Identifikasi Output dari Proses
4. Identifikasi pelanggan yang nantinya akan menerima Output dari Proses
5. Identifikasi Input yang dibutuhkan supaya Proses berjalan dengan baik
6. Identifikasi Supplier dari Input yang dibutuhkan untuk Proses
7. Langkah opsional: identifikasi persyaratan awal dari Pelanggan.
8. diskusi dengan sponsor proyek, champion dan stakeholder yang lainnya sebagai verifikasi
RP/RP/TML