(Business Lounge – Operation Management) Dalam dunia bisnis yang bergerak cepat, persediaan adalah nadi yang menjaga organisasi tetap hidup. Ia memastikan pelanggan mendapatkan apa yang mereka cari, mendukung kebutuhan produksi, dan menjadi penyangga ketika permintaan atau pasokan berubah tanpa peringatan. Namun persediaan juga bisa menjadi sumber masalah yang menggerogoti keuntungan jika tidak dikelola dengan benar. Untuk itu, setiap perusahaan harus mampu mengevaluasi sistem manajemen persediaannya secara berkala agar selalu relevan dengan kondisi pasar dan kebutuhan pelanggan.
Evaluasi sistem persediaan bukan sekadar memeriksa apakah stok cukup atau tidak. Ini adalah upaya menyeluruh yang menilai bagaimana seluruh ekosistem inventaris bekerja: bagaimana barang masuk, bagaimana barang keluar, bagaimana data dicatat, bagaimana keputusan diambil, dan bagaimana semua faktor ini memengaruhi biaya dan pelayanan. Jika sebuah perusahaan tidak pernah mengevaluasi sistem persediaannya, mereka berjalan dalam kegelapan sambil berharap semuanya baik-baik saja.
Masalahnya, persediaan cenderung menyembunyikan masalah. Ketika persediaan terlalu banyak, sistem terlihat stabil padahal sebenarnya ada pemborosan besar yang tidak terlihat. Ketika persediaan terlalu sedikit, sistem terlihat efisien padahal sebenarnya perusahaan kehilangan penjualan. Sering kali, perusahaan baru menyadari bahwa sistem persediaannya bermasalah justru ketika dampaknya sudah parah: pelanggan kecewa, gudang penuh barang usang, dan biaya membengkak.
Itulah mengapa evaluasi menyeluruh sangat penting. Evaluasi yang baik dimulai dengan memeriksa apakah strategi persediaan perusahaan masih selaras dengan tujuan bisnis. Jika perusahaan ingin bergerak menuju efisiensi biaya, mereka harus mengurangi persediaan berlebih. Jika tujuannya meningkatkan kecepatan layanan, perusahaan mungkin harus meningkatkan ketersediaan barang. Tujuan menentukan arah, dan tanpa arah yang jelas, sistem persediaan hanya akan berjalan mengikuti kebiasaan masa lalu.
Ketika organisasi melihat lebih dekat ke dalam datanya, sering kali mereka menemukan fakta yang mengejutkan. Barang-barang tertentu mungkin telah duduk berbulan-bulan di gudang tanpa pergerakan. SKU lain justru terus-menerus kehabisan karena permintaan melonjak tetapi sistem tidak cukup responsif. Ada pula kasus di mana data persediaan di komputer tidak sesuai dengan kenyataan fisik di gudang. Ketidakkonsistenan ini bukan masalah kecil; mereka adalah sinyal bahwa sistem sedang kehilangan kendali.
Akurasi data adalah fondasi dari sistem persediaan yang sehat. Banyak perusahaan tidak menyadari betapa pentingnya data yang akurat hingga mereka menghadapi masalah serius. Jika sistem mengatakan ada 75 unit barang, tetapi gudang hanya menemukan 40 unit, keputusan restock akan meleset. Jika sistem mencatat terlalu banyak stok padahal sebenarnya barang hampir habis, pelanggan akan kecewa. Evaluasi harus menilai seberapa sering data tidak sesuai dan apa penyebabnya: kesalahan pencatatan, prosedur yang tidak diikuti, teknologi usang, atau kurangnya pelatihan.
Selain akurasi, kecepatan aliran informasi juga menentukan kualitas sistem persediaan. Di era digital, keterlambatan dalam memperbarui data sama berbahayanya dengan data yang salah. Ketika permintaan tiba-tiba naik, data stok yang diperbarui dua hari sekali tidak akan menolong. Ketika pemasok mengirim barang terlambat, sistem harus segera mencatatnya agar bagian produksi dapat menyesuaikan rencana. Evaluasi harus menilai apakah informasi mengalir cukup cepat untuk mendukung keputusan real-time.
Fleksibilitas adalah aspek penting lainnya. Permintaan tidak selalu stabil, dan dunia usaha penuh ketidakpastian. Perubahan teknologi, fluktuasi ekonomi, tren sosial, dan musim liburan dapat membuat permintaan melonjak atau menurun dalam sekejap. Sistem persediaan yang baik tidak hanya dirancang untuk kondisi normal, tetapi untuk menangani kejutan. Evaluasi harus memeriksa apakah perusahaan mampu menyesuaikan pesanan, produksi, dan distribusi dengan cepat ketika pasar bergerak.
Dalam mengevaluasi sistem persediaan, perusahaan juga harus melihat bagaimana proses sehari-hari berjalan di gudang. Prosedur penerimaan barang, penyimpanan, penempatan lokasi, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman semuanya memengaruhi efektivitas. Jika barang sering salah ditempatkan, pekerja gudang akan membutuhkan waktu lama untuk menemukannya. Jika layout gudang tidak efisien, waktu picking meningkat dan keterlambatan pengiriman menjadi tak terhindarkan. Evaluasi harus mencakup observasi fisik terhadap aliran barang agar perusahaan memahami hambatan nyata yang tidak terlihat dalam laporan.
Salah satu indikator kuat bahwa sistem perlu diperbaiki adalah tingginya jumlah dead stock — barang yang tidak lagi bergerak. Ini sering menjadi bukti bahwa forecasting tidak akurat atau pembelian dilakukan berlebihan. Dead stock adalah modal kerja yang terjebak, dan jika jumlahnya besar, perusahaan bisa kehilangan fleksibilitas keuangan. Evaluasi harus mengidentifikasi kategori barang yang menumpuk terlalu lama dan mencari akar masalahnya: apakah permintaannya menurun, apakah variasinya terlalu banyak, apakah pemasok mewajibkan jumlah minimum pembelian, atau apakah perusahaan mengandalkan intuisi dalam memesan?
Evaluasi juga harus mempertimbangkan hubungan perusahaan dengan pemasok. Dalam sistem persediaan yang sehat, pemasok bukan hanya sumber barang, tetapi mitra strategis yang membantu perusahaan menjaga ketersediaan dengan biaya rendah. Jika pemasok sering terlambat, perusahaan perlu menyimpan lebih banyak safety stock. Jika pemasok tidak dapat menaikkan volume dengan cepat, perusahaan akan kesulitan merespons lonjakan permintaan. Mengevaluasi pemasok adalah bagian tak terpisahkan dari mengevaluasi persediaan.
Selain pemasok, hubungan dengan distributor dan pelanggan juga penting. Distributor perlu memberikan perkiraan permintaan yang lebih akurat. Pelanggan besar mungkin bisa memberi informasi rencana pembelian di masa depan. Informasi ini membantu perusahaan merencanakan persediaan dengan lebih baik. Evaluasi harus menilai kualitas komunikasi eksternal sebagai faktor yang memengaruhi keseluruhan sistem persediaan.
Selama proses evaluasi, perusahaan sering menemukan bahwa banyak keputusan persediaan dibuat berdasarkan kebiasaan lama yang tidak lagi relevan dengan kondisi terkini. Mungkin perusahaan dahulu harus menyimpan banyak stok karena pemasok jauh atau proses produksi lambat. Namun kini pemasok lebih dekat, dan teknologi lebih cepat. Tanpa evaluasi, perusahaan tetap terjebak dalam pola lama dan kehilangan kesempatan mengurangi biaya.
Teknologi adalah elemen penting dalam evaluasi. Perusahaan harus menilai apakah sistem yang mereka gunakan masih mampu menangani kompleksitas operasional. Spreadsheet mungkin cukup ketika perusahaan kecil, tetapi tidak memadai untuk ribuan SKU dengan pola permintaan berbeda-beda. Sistem ERP modern yang terintegrasi memberi visibilitas menyeluruh dari pemasok hingga pelanggan. Barcode dan RFID meningkatkan akurasi. Sistem analitik membantu memahami tren permintaan. Evaluasi harus menilai apakah saatnya berinvestasi dalam teknologi baru untuk meningkatkan efisiensi.
Namun teknologi tanpa manusia yang mampu menggunakannya hanya menjadi alat mahal. Evaluasi harus mencakup kompetensi tim yang mengelola persediaan. Apakah staf gudang memahami prosedur? Apakah bagian pembelian mengerti data yang mereka lihat? Apakah tim produksi berkomunikasi dengan baik dengan gudang? Sistem persediaan terbaik pun tidak berarti jika tim tidak bekerja dengan konsisten. Pelatihan, SOP yang jelas, dan budaya disiplin adalah elemen penting yang harus dinilai.
Ketika evaluasi selesai, perusahaan akan memiliki pandangan menyeluruh tentang bagaimana sistem persediaannya bekerja. Mereka dapat melihat kelebihan dan kekurangan, serta mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kualitas layanan pelanggan. Evaluasi bukan tentang mencari siapa yang salah, tetapi menemukan apa yang bisa lebih baik.
Perusahaan yang rutin mengevaluasi sistem persediaannya akan selalu lebih gesit dan siap menghadapi perubahan. Mereka dapat merespons permintaan lebih cepat, menjaga biaya tetap rendah, dan mempertahankan kepercayaan pelanggan. Mereka tidak hanya menjalankan bisnis, tetapi mengendalikannya dengan presisi.