(Business Lounge – Operation Management) Persediaan yang tidak dikelola dengan baik dapat menciptakan dua skenario yang sama-sama merugikan. Jika stok terlalu rendah, pelanggan tidak mendapatkan produk yang mereka inginkan dan penjualan hilang begitu saja. Jika stok terlalu tinggi, perusahaan membayar biaya penyimpanan yang tidak perlu dan memerangkap modal kerja dalam bentuk barang yang belum tentu dibutuhkan pasar. Inilah alasan berbagai sistem pengendalian persediaan diciptakan: untuk menjaga agar jumlah barang selalu sesuai kebutuhan bisnis, tidak lebih dan tidak kurang.
Setiap organisasi memiliki karakteristik permintaan dan kemampuan operasional yang berbeda. Barang yang berputar cepat membutuhkan pendekatan berbeda dibanding barang musiman atau produk bernilai tinggi yang jarang terjual. Karena itu, sistem pengendalian persediaan yang efektif tidak pernah bersifat satu ukuran untuk semua. Bisnis harus memilih metode yang paling sesuai dengan pola permintaan, biaya logistik, dan strategi layanan pelanggan mereka.
Salah satu pendekatan paling umum adalah sistem pemantauan persediaan kontinu yang mengawasi tingkat stok setiap saat. Sistem seperti ini memastikan bahwa setiap kali persediaan menyentuh batas minimum, pesanan baru langsung dipicu. Pendekatan ini sangat cocok untuk barang bernilai tinggi atau yang tidak boleh kehabisan karena berdampak besar pada layanan pelanggan. Dengan informasi yang selalu diperbarui, bisnis dapat bergerak cepat merespons fluktuasi permintaan.
Namun tidak semua perusahaan memiliki sumber daya teknologi dan operasional untuk memantau stok secara real-time. Banyak yang lebih cocok menggunakan pendekatan berkala, yaitu memeriksa persediaan pada interval tertentu, seperti mingguan atau bulanan. Ketika waktu pemeriksaan tiba, perusahaan menghitung berapa banyak yang sudah terjual dan memesan kembali untuk mencapai tingkat persediaan yang telah direncanakan. Sistem ini lebih sederhana untuk diterapkan, terutama ketika jumlah SKU sangat banyak dan risiko kehabisan stok tidak terlalu kritis.
Teknik sederhana lain yang telah digunakan selama beberapa dekade adalah kanban atau sistem berbasis sinyal visual. Dalam pendekatan ini, pergerakan fisik barang menjadi indikator kapan saatnya melakukan pemesanan ulang. Contohnya adalah rak yang dipisahkan menjadi dua bagian atau penggunaan kartu kanban di pabrik. Begitu bagian depan kosong atau kartu sampai ke pemasok, artinya saatnya memenuhi stok kembali. Sistem ini sangat efektif dalam lingkungan manufaktur yang stabil dan berulang.
Untuk produk yang sulit diprediksi permintaannya, banyak perusahaan beralih ke mekanisme berbasis permintaan seperti make-to-order. Alih-alih menyimpan barang jadi, organisasi hanya memulai produksi ketika pesanan pelanggan tiba. Pendekatan ini mengurangi risiko inventaris menganggur, tetapi membutuhkan proses produksi yang cepat dan pemasok yang responsif. Ini sering digunakan untuk produk yang sangat bervariasi atau sangat mahal untuk disimpan dalam jumlah besar.
Ketika variasi meningkat dan pelanggan menginginkan pilihan tanpa batas, strategi postponement dapat memberikan jalan tengah. Produk diproduksi dalam bentuk standar terlebih dahulu, kemudian dikustomisasi mendekati waktu pengiriman. Misalnya, pengecatan dilakukan setelah pelanggan memilih warna. Sistem ini mengurangi ketidakpastian dalam produksi awal sekaligus memberikan fleksibilitas untuk memenuhi preferensi spesifik pelanggan.
Sistem pengelolaan persediaan modern tidak hanya mengandalkan aturan dan perhitungan, tetapi juga teknologi integratif. Perkembangan perangkat lunak ERP, otomatisasi gudang, barcode, dan RFID menciptakan visibilitas yang lebih tinggi dalam rantai pasok. Data mengalir lebih cepat, keputusan diambil lebih cermat, dan kelebihan atau kekurangan stok dapat dicegah lebih awal. Ketika teknologi semakin cerdas, peran manusia bergeser dari mencatat data ke melakukan analisis strategis.
Namun bahkan dengan teknologi canggih, manusia tetap harus memahami tujuan inti dari pengendalian persediaan: memenuhi permintaan pelanggan dengan biaya terendah yang mungkin. Sistem yang terlalu kompleks bisa menambah beban operasional tanpa memberikan manfaat nyata. Sebaliknya, sistem yang terlalu sederhana bisa gagal mengantisipasi dinamika pasar modern. Kuncinya adalah menjaga keseimbangan — sistem harus cukup kuat untuk mendukung pertumbuhan, tetapi cukup fleksibel untuk merespons perubahan.
Sebuah perusahaan yang berhasil mengelola persediaan dengan tepat akan selalu berada selangkah di depan pasar. Mereka tahu kapan harus mengisi ulang, kapan harus mengurangi stok, dan kapan harus menghentikan produk sepenuhnya. Mereka menghindari pemborosan besar yang perlahan menggerogoti keuntungan. Dan yang terpenting, mereka membangun kepercayaan pelanggan melalui ketersediaan produk yang konsisten.
Persediaan yang tepat bukanlah keberuntungan. Ia merupakan hasil dari pemilihan sistem yang cerdas, pemahaman mendalam tentang pelanggan, serta eksekusi operasional yang disiplin. Ketika semuanya bekerja dalam harmoni, perusahaan tidak hanya memiliki barang di gudang — tetapi memiliki bisnis yang siap melayani, bersaing, dan terus berkembang.