(Businesslounge Journal-General Management)
Cara mengurangi biaya saat mengelola proyek
Meskipun kita semua ingin melakukan apa yang kita bisa untuk menjaga biaya kita serendah mungkin, hal itu mungkin tampak mustahil dalam beberapa situasi. Jika Anda merasa seolah-olah batasan pengeluaran terlalu ketat atau ada sedikit peluang untuk memangkas, mungkin sulit untuk membuat kemajuan. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengurangi biaya saat mengelola proyek dan menjaga anggaran Anda tetap efisien:
1. Luangkan waktu untuk menilai
Hal pertama yang Anda lakukan saat ingin mengurangi biaya dalam proyek yang Anda kelola adalah menilai sepenuhnya anggaran proyek saat ini. Dengan merenungkan hal ini, Anda dapat menemukan peluang untuk pemotongan pengeluaran yang mungkin tidak Anda lihat saat pertama kali menulis rencana keuangan Anda. Selain itu, harga beberapa barang yang Anda butuhkan untuk proyek tersebut mungkin telah disesuaikan, memberi Anda lebih banyak peluang untuk menghemat uang. Periode refleksi sederhana ini mungkin tidak selalu menghasilkan penghematan, tetapi dapat menjadi sumber yang bagus.
2. Bicaralah dengan tim
Selain merenungkan apa yang dikatakan neraca dan anggaran tentang rencana pengeluaran yang diproyeksikan, cobalah untuk berbicara dengan anggota staf yang mengerjakan proyek tersebut. Mereka tidak hanya dapat memberi tahu Anda jika ada pengeluaran berlebih, tetapi ini berperan dalam meningkatkan moral tim dengan membuat mereka merasa lebih terlibat dalam proses tersebut.
Anda dapat meningkatkan efisiensi karyawan dan efisiensi keuangan dengan melibatkan anggota staf standar dalam keputusan penting. Penting untuk dicatat bahwa beberapa anggota staf memiliki kepentingan pribadi dalam bidang anggaran tertentu. Ketahui tugas yang harus diselesaikan oleh setiap anggota staf dan di mana bias masing-masing anggota staf berada untuk memanfaatkan saran mereka sebaik-baiknya.
3. Tulis anggaran baru
Setelah Anda menerima semua informasi,
Saran yang Anda butuhkan, Anda dapat mulai menulis anggaran baru. Saat menulis anggaran baru, usahakan untuk tidak terlalu berbeda dari rencana awal karena hal ini dapat sangat mengganggu tenaga kerja, tetapi perubahan signifikan dalam struktur umum yang sama mungkin dapat diterima. Saat melakukan ini, ingatlah untuk mencatat jumlah yang telah berubah di antara departemen sehingga Anda memiliki gambaran yang akurat tentang berapa banyak yang Anda hemat dan di mana keuntungan utamanya.
4. Terapkan rencana pengeluaran baru
Setelah rencana pengeluaran baru dibuat, Anda menerapkannya dan mulai menghemat uang secara praktis. Implementasi ini mungkin tidak sederhana pada awalnya, tetapi Anda memastikan bahwa orang-orang benar-benar mematuhi aturan pengeluaran yang Anda terapkan. Jika orang-orang menghabiskan uang pada batas sebelumnya sambil mengabaikan transisi, Anda dapat menemukan diri Anda berjuang untuk memastikan bahwa perubahan pengeluaran berhasil dan Anda bahkan dapat menghabiskan lebih banyak karena tinjauan itu sendiri menghabiskan uang tanpa ada perubahan.
(Bersambung ke Artikel Selanjutnya)