How To Manage Your Cash and Control Your Business

(Business Lounge – Finance) – Di dalam bisnis yang sehat pasti ada cash flow yang baik, seringkali pengusaha mengiabaikan hal ini dan mengangap tidak terlalu penting management cash dan cost control, hampir 60% bisnis gagal karena tidak memiliki cash flow yang baik,  sebab ada kalanya dalam bisnis anda perlu memotong biaya-biaya karena tidak terlalu diperlukan atau karena memang bisnis anda sedang mengalami penurunan. Kas adalah elemen yang paling penting untuk kelangsungan bisnis kecil. Pengusaha kecil sering mengatakan bahwa ketidakmampuan untuk mengendalikan kas adalah satu masalah terbesar mereka.

Kita akan melihat pengertian dari kas itu sendiri
Menurut Munawir (1983:14), pengertian kas adalah sebagai berikut:
Kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank dalam bentuk giro atau demand deposit, yaitu simpanan di bank yang dapat diambil kembali (dengan menggunakan cek atau bilyet).

Pendapat lainnya juga hampir sama di kemukakan oleh: Theodarus M. Tuanakotta, AK, (1982:150) dalam bukunya Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntan Publik, yaitu:
Kas dan bank meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan di bank yang langsung dapat diuangkan pada setiap saat tanpa mengurangi nilai simpanan tersebut. Kas dapat terdiri dari kas kecil atau dana-dana kas lainnya seperti penerimaan uang tunai dan cek-cek (yang bukan mundur) untuk disetor ke bank keesokan harinya.

Dari pendapat-pendapat tersebut diatas dapatlah di tarik kesimpulan bahwa kas adalah seluruh uang tunai dan bentuk-bentuk lainnya yang dapat diuangkan setiap saat apabila perusahaan membutuhkan.

Manajemen Kas
Salah satu pengertian manajemen kas adalah pengawasan investasi harta nyata yang paling lancar, berupa uang tunai yang dimiliki oleh perusahaan.

Mengelola kas anda dengan baik bukan perkara yang sulit jika dikerjakan dari awal anda membangun bisnis, fungsi manajemen kas juga bervariasi  Sebuah usaha kecil dapat beroperasi hanya dengan satu rekening bank, sedangkan bisnis yang lebih besar mungkin memiliki beberapa akun, termasuk akun gaji yang terpisah, rekening penagihan dan rekening pengeluaran. Jika lebih dari satu lokasi yang terlibat, mungkin ada rekening bank yang terpisah di lokasi masing-masing.

Berikut ini adalah beberapa cara yang disarankan untuk merampingkan manajemen kas:
1.  Menutup account aktif atau mengkonsolidasikan rekening dengan aktivitas sedikit. Hal ini akan menghilangkan biaya bank yang tidak perlu dan merupakan praktik kontrol yang baik internal untuk menghindari penyalahgunaan rekening bank.

2.  Negosiasikan kondisi terbaik dengan bank-bank, dalam hal biaya dan biaya, bunga yang dibayar atas rekening giro, biaya untuk cerukan, dan bunga atas jalur kredit.

3. Bekerja dengan rekening bank on line, untuk memantau transaksi dan saldo.

4. Rekonsiliasi rekening bank secara teratur dan menindaklanjuti setiap perbedaan.

5. Optimalkan pembayaran ke supplier dengan memanfaatkan syarat kredit dan pembayaran penjadwalan untuk tanggal jatuh tempo (30 hari dari tanggal faktur, misalnya).

6. Ambil keuntungan dari diskon pembayaran tepat waktu (2% untuk pembayaran dalam waktu 10 hari, misalnya).

Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya mempengaruhi setiap kategori pengeluaran dalam sebuah perusahaan, control biaya bukan berarti mengurangi biaya saja tapi juga memantau, mengevaluasi, dan pada akhirnya meningkatkan efisiensi bidang tertentu, seperti departemen, divisi, atau lini produk, dalam bisnis anda. Pemotongan biaya-strategis harus direncanakan dengan hati-hati, karena tidak semua teknik pengurangan biaya menghasilkan manfaat yang sama.

Strategi pengendalian biaya dipandang perlu untuk mempertahankan atau meningkatkan laba perusahaan dan untuk menjaga atau mendapatkan keuntungan kompetitif. Tujuannya sering menjadi produsen biaya rendah dalam suatu industri tertentu, yang biasanya akan memungkinkan perusahaan untuk mengambil keuntungan yang lebih besar per unit penjualan dibandingkan kompetitornya pada tingkat harga tertentu.

Pengendalian biaya merupakan proses berkelanjutan yang dimulai dengan anggaran tahunan yang diusulkan. Anggaran membantu untuk mengatur dan mengkoordinasikan produksi, dan fungsi penjualan, distribusi, layanan, dan administratif; dan untuk mengambil keuntungan maksimum dari kesempatan yang tersedia. Dengan membuat anggaran biaya anda dapat lebih efektif mengontrol biaya anda apakah sesuai dengan anggaran atau tidak, anda tidak harus kaku terhadap anggaran yang sudah anda, anggaran dapat merupakan acuan untuk mengontrol biaya pada bisnis anda.

Beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk mengendalikan biaya pada bisnis anda adalah sebegai berikut:
1.  Mengurangi periode antara pesanan penjualan dan pengiriman, atau antara permintaan pekerjaan dan mulai bekerja.
2.  Mengurangi periode antara pengiriman dan penagihan – segera setelah pengiriman faktur atau selesainya pekerjaan, jika mungkin.
3. Persyaratan kredit yang diberikan kepada pelanggan dapat menjadi bagian penting dari penjualan bisnis dan strategi pemasaran, dan dalam hal ini adalah normal untuk membawa keseimbangan dalam piutang.
4.  Pilih pelanggan hati-hati – mengembangkan, melaksanakan dan menindaklanjuti kebijakan kredit. Mengevaluasi calon pelanggan dan kemampuan mereka untuk membayar. Dapatkan referensi kredit.
5. Mengintegrasikan sistem manajemen kredit dengan sistem lain, seperti pembelian, persediaan, produksi, pengiriman, dan manajemen kas.
6.    Berkomunikasi dengan pelanggan sebelum tanggal jatuh tempo faktur mereka.

Mengelola kas anda dengan baik sangat penting untuk kelanjutan bisnis anda, perlunya control terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan juga merupakan hal yang tidak kalah penting, jika anda melakukannya dengan baik maka anda akan memiliki cash flow yang baik bagi bisnis anda dan ini akan sangat berpengaruh pada bisnis anda untuk dapat berjalan dengan baik.

Dina Aryati/Business Lounge
Editor: Iin Caratri