(Business Lounge Journal – Human Resources)
Pada tulisan sebelumnya: Kompleksitas Bisnis Internal tentang melakukan manajemen kinerja, KPI-Tim versus KPI-Individu? Jika tulisan sebelumnya membahas bagaimana Anda (dan Perusahaan) menetapkan mana yang lebih penting KPI-Individu versus KPI-Tim, maka tulisan kali ini mengenai bagaimana mengintegrasikan OKR dan KPI, baik KPI-Individu maupun KPI-Tim. Seperti tulisan sebelumnya, KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator dan OKR singkatan dari Objectives and Key Results.
Mengapa manajemen kinerja yang fokus hanya pada KPI tidak optimal? Dengan KPI, Anda – (dan pemilik perusahaan), dapat memonitor kinerja karyawan, tim, atau organisasi, apakah pada tingkatan yang bagus atau buruk, apakah secara kuantitatif dalam kondisi performa prima atau tidak.
OKR dapat digunakan untuk menguji KPI. Setelah Anda (dan Perusahaan) menetapkan KPI, dalam proses manajemen kinerja seringkali terbentur dengan pertanyaan, apakah diperlukan pengurangan atau lebih banyak KPI? Masalahnya Anda tidak dapat mengambil data tambahan dari metrik KPI yang belum ditetapkan. Kalaupun diusahakan tersedia data tambahan dapat mengakibatkan jumlah data yang sangat banyak.
Kesenjangan Strategi dan Eksekusi
Dunia bisnis bergerak cepat, dan pendekatan manajemen strategi sering kali kesulitan untuk mengimbanginya. Berbagai industri bisnis seperti keuangan, telekomunikasi, media, dan otomotif, pemimpin perusahaan seperti Anda (dan pemilik perusahaan) bertanya:
- Apa yang penting sekarang?
- Apa yang dapat kita abaikan dengan aman?
- Haruskah kita menyesuaikan inisiatif kita?
- Apakah kita mengalokasikan sumber daya secara efektif?
Ini adalah beberapa pertanyaan penting yang dihadapi bisnis dalam melakukan manajemen kinerja. Bagaimana Anda (dan perusahaan) dapat melakukan pengukuran yang dapat beradaptasi secara efektif terhadap bisnis atau tujuan perusahaan?
Jadi, bagaimana Anda dapat menguji apa yang harus dilacak sebelum menetapkan perubahan KPI Anda? Gunakan OKR untuk menandai KPI. OKR dan KPI dapat bekerja sama untuk menetapkan dan mencapai tujuan. OKR membantu mengomunikasikan dan mendorong penetapan tujuan perusahaan, keterlibatan, dan penyelarasan dalam tim Anda dengan hasil yang terukur. Sementara KPI menyediakan metrik yang sangat terfokus untuk memonitor kinerja dengan presisi.
OKR, pada dasarnya, memiliki beberapa data pencapaian yang sama dengan data kinerja pada KPI. Dengan dua hingga empat data pencapaian OKR, Anda dapat menguji potensi pencapaian KPI secara efisien. OKR membantu Anda menilai validitas dan relevansi KPI sebelum ditetapkan secara permanen dalam pelaporan Anda. Jika Anda melihat metrik kesehatan KPI Anda berubah menjadi merah, OKR dapat membantu Anda menemukan dan memperbaiki penyebabnya.
Contoh: volume penjualan pada akhir kuartal 4 tahun 2099 dengan membagi volume penjualan kepada anggota tim penjualan. Indikator OKR ini dapat secara akurat memberikan informasi untuk Anda (dan perusahaan) dalam pengambilan keputusan.
| Target | |
| KPI | OKR |
| – Rupiah: 10 Milyar atauUS $500 ribu
– Rasio konversi prospek menjadi pelanggan – Laba program penjualan
|
– Rupiah: 12 Milyar atau US $600 ribu
– 100 transaksi dari semua pelanggan – Volume transaksi rata-rata 2 Milyar atau US $100 ribu – Membuat program penjualan untuk 40% prospek dan 60% upsell |
Anda perlu memastikan titik-titik lemah ditangani untuk keberhasilan dan titik-titik yang perlu dipertahankan. Untuk membantu Anda mendapatkan hasil yang diinginkan dari OKR dan KPI Anda, berikut adalah hal-hal yang dapat Anda gunakan saat mengintegrasikannya ke dalam perusahaan Anda.
- Sejajarkan OKR dan KPI Anda dengan tujuan organisasi dan sasaran strategis perusahaan. OKR dan KPI yang terhubung dengan tujuan organisasi dan sasaran strategis perusahaan Anda dapat memastikan karyawan bekerja untuk mencapai prioritas organisasi, memfasilitasi kemajuan yang stabil dan berkelanjutan menuju tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Perbedaan KPI dan OKR yang berlebihan dapat merenggangkan fokus sumber daya. Pada contoh di atas utamanya anggota-anggota penjualan dapat tidak fokus melakukan aktivitas penjualan. Di sisi lain, Anda perlu memberikan dukungan agar anggota-anggota penjualan dapat mencapai target yang ditetapkan. Misalnya: proses pemberian reward, hadiah atau bonus, baik kepada prospek, maupun upsell kepada pelanggan. Anda perlu memberikan jumlah yang pasti dengan menggunakan kalkulator program dan berapa lama dapat diterima setelah transaksi dilakukan.
- Batasi jumlah OKR dan KPI Anda. Membatasi OKR dan KPI menyederhanakan pengelolaannya dengan membuatnya tidak memakan banyak waktu, menghapus kebingungan tentang prioritas perusahaan, dan memastikan penggunaan sumber daya yang memadai.
- Tinjau OKR dan KPI Anda secara berkala. Periode peninjauan rutin untuk OKR dan KPI memastikannya terus relevan — kerangka kerja ini menjadi bagian integral dari operasional dengan karyawan. Anda perlu memperhatikan KPI, yang adalah indikator kinerja utama. Perlu dipastikan penyesuaian OKR tidak membuat ambigu KPI atau mungkin menyulitkan pengukuran karena penambahan data dalam jumlah banyak. Penyesuaian OKR dipastikan selaras dengan KPI untuk pencapaian tujuan organisasi dan sasaran strategis. KPI perlu dan penting di komunikasikan untuk mendapatkan komitmen dan pemahaman di seluruh organisasi perusahaan. Tidak dilakukan tindak lanjut atas hasil monitoring dan evaluasi untuk mendukung pencapaian anggota-anggota penjualan, termasuk penyesuaian OKR jika diperlukan. Atau dilakukan dilakukan tindak lanjut atas hasil monitoring dan evaluasi, namun prosesnya lambat sehingga mungkin sudah melewati waktu atau ketinggalan tren untuk merespons bisnis yang terus berkembang secara efektif.
- Selalu komunikan kepada karyawan tentang kemajuan OKR dan KPI. OKR dan KPI harus menjadi prioritas utama dan kontributor yang relevan harus dimintai pertanggungjawaban — hal ini memotivasi tim dan departemen untuk tetap produktif, secara aktif mendorong pencapaian tujuan ini. Penyesuaian yang tidak melibatkan anggota-anggota penjualan. Hal ini menyebabkan penolakan dan kurangnya kepemilikan yang dapat menghambat efektivitas OKR dan KPI.
Anda dapat mengintegrasikan OKR dan KPI yang dapat meningkatkan pengelolaan tujuan, mendorong kolaborasi, inovasi, kepemilikan, dan pengambilan keputusan berdasarkan data yang saling melengkapi.