(Business Lounge Journal – Human Resources)
Merintis sebuah bisnis berarti akan terlibat dalam puluhan bahkan ratusan hal-hal kecil yang harus dilakukan setiap harinya. Jika Anda adalah si pemegang bisnis, maka dari sejak pagi hari akan sangat penting bagi Anda untuk memiliki things to do yang berguna untuk membuat keseluruhan organisasi Anda bergerak maju. Salah satu yang tidak dapat diabaikan adalah masalah penggajian. Ya, benar bahwa tanggal penggajian memang sudah ditentukan. Namun itu bukan berarti bahwa hal penggajian baru akan dipikirkan ketika sudah mendekati tanggal tersebut. Penggajian adalah hal yang penting dan perlu untuk disadari, sebab sebagaimana operasional bisnis dapat menjadi begitu fleksibel mengikuti perkembangan teknologi, maka demikian juga seharusnya masalah penggajian.
Saya ingat bagaimana orang tua saya masih mengalami masa pengambilan gaji dalam bentuk cash. Saya juga ingat bagaimana pekerja dapat dipotong gajinya oleh karena berhalangan masuk kantor atau bahkan datang terlambat, walaupun hal ini masih juga diterapkan dalam beberapa kondisi. Ini semua masih terbilang kordinasi.
Teknologi telah mengubah cara bisnis memproses penggajian dan ini tidak hanya terjadi terkait masalah bagaimana gaji itu dibayarkan tetapi bagaimana bisnis meninggalkan model penggajian para karyawan yang dengan waktu kerja jam 8 ke jam 5.
Berikut ada beberapa cara penggajian yang di era modernisasi ini.
One Stop HR Service System
Bagi beberapa perusahaan maka bagian accounting and finance adalah department yang memproses pembayaran gaji. Namun ada juga perusahaan yang pembayaran gajinya dilakukan oleh bagian payroll dari pihak SDM itu sendiri terkait masalah confidentiality. Ada begitu banyak tahapan yang harus dilakukan untuk dapat menyamakan data.
Dalam hal pembayaran gaji dilakukan oleh pihak bukan accounting and finance, maka penting untuk adanya kesepakatan perihal komunikasi sehingga masalah penggajian dapat dicatatkan dengan benar oleh pihak accounting and finance. Namun untuk menghindari terjadinya kesalahan antara dua pihak, maka banyak bisnis yang memilih untuk menggunakan HR Payroll System yang akan menangani segala sesuatu yang terkait dengan penggajian karyawan, mulai dari memproses daftar gaji dan penghitungan pajak, hingga mengelola data pelamar dan masuknya pegawai baru.
Outsourcing dalam sistem penggajian
Kebanyakan startup lebih memilih untuk mempekerjakan pegawai outsourcing atau freelance daripada pegawai tetap. Pola pikir ini ternyata tidak hanya ada pada pihak pemilik bisnis namun juga pada para tenaga kerja. Saya banyak menemukan para tenaga kerja di bidang IT lebih memilih menjadi pekerja paruh waktu sehingga dapat menangani banyak proyek.
Hal ini juga dapat diberlakukan pada sistem penggajian. Para pemilik bisnis dapat mulai memikirkan untuk meng-outsource-kan sistem penggajiannya kepada para konsultan yang akan memproses semua angka yang diberikan, menyiapkan slip gaji, bahkan sampai membantu menyiapkan formulir SPT 1721 a1 untuk para karyawan.
On-Demand Payment
On-Demand Payment merupakan sistem pembayaran gaji sesuai dengan kebutuhan atau permintaan karyawan. Sehingga tidak terpaku kepada sebulan sekali atau dua minggu sekali, tetapi dapat sesuai dengan kebutuhan.
Sistem penggajian ini mungkin belum umum di Indonesia, namun telah dapat kita lihat, misalnya saja dalam sistem pembayaran gaji para driver online. Mereka tidak mendapatkan pembayaran satu bulan sekali, tetapi mereka dapat mengambil pembayaran mereka sesuai dengan kebutuhan mereka.
Bagi pekerja hal ini dapat menjadi sesuatu yang menarik, sebab mereka tidak perlu lagi berhutang menjelang akhir bulan. Juga bila mereka tidak merasa membutuhkan untuk mengambil gaji, dapat menundanya sesuai dengan kebutuhannya. Saya pernah mengenal seseorang yang tidak pernah mengutak-atik gaji bulanannya di rekening oleh karena ia masih hidup dari pembiayaan orang tuanya.
Namun hal ini bukan juga sebuah hal yang mudah, perlu perhitungan yang cermat bagi pebisnis sebab akan sangat mempengaruhi arus kas perusahaan. Tetapi saya ingin mengatakan bahwa ini akan menjadi salah satu daya tarik bagi para pekerja, namun lagi-lagi akan mempengaruhi gaya hidup.
Canggihnya AI dan Cloud Computing
Artificial Intelligence dan remote technology saat ini benar-benar mengubah wajah bisnis dalam beberapa tahun terakhir ini walaupun semua perubahan masih terus berjalan. Hal ini pun ternyata berdampak pada bagaimana penggajian diproses. Dengan AI, proses penggajian dapat dijalankan dengan cara otomatis. Bayangkan saja ketika anak buah Anda menyelesaikan proyeknya, atau katakanlah job desc-nya dan kemudian secara sistem mengirimkan hasilnya pada Anda. Ketika Anda telah merasa puas dan melakukan approval maka si pekerja pun akan mendapatkan pembayarannya.
Secara payroll hal ini akan meminimalkan proses-proses secara manual. Selain itu, hal ini tentu saja akan memacu setiap pekerja untuk bekerja dengan cepat dan cermat. Sebab apa yang dihasilkan itulah yang akan dibayarkan. Sehingga tidak ada lagi mereka yang memiliki prestasi di bawah rata-rata.
Cloud Computing akan memberikan peluang untuk memproses penggajian dari mana pun Anda berada, asalkan ada koneksi internet. Kemajuan ini memungkinkan bisnis beroperasi seperti biasa dan memberi para pemimpin organisasi lebih banyak kebebasan.
Ini barulah salah satu proses yang berkembang seiring perkembangan teknologi yang semakin canggih dan bersiaplah untuk beradaptasi dalam sistem penggajian Anda.
Ruth Berliana/VMN/BL/Managing Partner Human Capital Development