Cara Mengumumkan Karyawan Baru (Bagian 2)

(Businesslounge Journal-Human Resources)

Praktik terbaik untuk menulis email perkenalan karyawan
Beberapa detail penting harus menjadi bagian dari setiap pengumuman karyawan baru. Ada juga beberapa parameter dan opsi yang perlu dipertimbangkan. Berikut ini adalah kelanjutan dari praktik terbaik untuk diikuti.

3. Pelajari dasar-dasarnya.
Dalam isi pengumuman, cantumkan nama lengkap karyawan baru, tanggal mulai, peran pekerjaan, dan nama manajer langsungnya. Tentukan departemen tempat mereka akan bekerja dan tanggung jawab utama mereka. Mungkin juga bermanfaat untuk menyoroti di mana kantor atau meja karyawan baru akan berada atau apakah mereka akan berbasis jarak jauh. Catat apakah posisi tersebut baru dibuat dan alasannya — misalnya, bisnis Anda berkembang atau Anda ingin membawa fungsi yang sebelumnya dialihdayakan ke dalam perusahaan — atau sebutkan anggota tim mana yang akan digantikan oleh karyawan baru tersebut.

Anda juga harus mencatat prestasi profesional dan akademis orang tersebut dan memberikan informasi kontak mereka.

4. Berikan fakta menarik.
Sangat menyenangkan untuk mempersonalisasi pengumuman Anda dengan menyertakan beberapa fakta menarik tentang karyawan baru tersebut. Hal ini dapat berupa bakat khusus seseorang, hobi unik, aspirasi yang tidak biasa, daftar favorit, seperti buku, acara televisi, film dan makanan, atau hal serupa yang akan membantu memicu percakapan dan koneksi dengan staf yang ada.

Beberapa pemilik bisnis yang kami ajak bicara memberikan kuesioner kepada karyawan baru untuk mengumpulkan fakta-fakta ini. Yang lain meminta orang tersebut untuk menulis satu atau dua kalimat untuk membantu rekannya mengenal mereka lebih baik.

5. Jangan berlebihan.
Lebih sedikit lebih baik dalam email perkenalan karyawan. Targetkan maksimal 300 hingga 400 kata. Anda ingin melakukannya
Berikan informasi secukupnya kepada karyawan Anda saat ini sehingga mereka tahu ada karyawan baru yang bergabung dengan tim dan memahami siapa orang tersebut. Anda tentu tidak ingin berbagi terlalu banyak tentang anggota staf baru sehingga rekan kerja tidak menghabiskan waktu untuk mengenal mereka di kehidupan nyata. Beri tahu staf Anda dasar-dasarnya dan beri mereka ruang yang cukup untuk tetap bertanya ketika karyawan baru tiba.

6. Tutup dengan sambutan — dan undangan.
Akhiri email dengan mengatakan betapa bersemangat atau senangnya Anda menyambut karyawan baru dan Anda yakin tim Anda juga akan menyambutnya. Jika memungkinkan, sebutkan bahwa akan ada makan siang selamat datang, happy hour (virtual atau tatap muka) atau acara serupa untuk memperkenalkan karyawan baru tersebut kepada semua orang secara pribadi. Dorong staf untuk meluangkan waktu untuk memperkenalkan diri mereka kepada karyawan baru ketika mereka mulai.

7. Lampirkan foto.
Foto karyawan baru, seperti foto profesional mereka, dalam pengumuman perkenalan karyawan memungkinkan karyawan mengetahui nama tersebut. Jika perusahaan Anda beroperasi dari jarak jauh dan mengadakan panggilan video, hal ini juga menghilangkan pertanyaan tentang wajah asing yang tiba-tiba muncul di layar komputer semua orang.

Kirim email perkenalan karyawan Anda ke seluruh perusahaan, dengan foto anggota tim baru jika memungkinkan. Dalam 300 hingga 400 kata, berikan jabatan, tanggung jawab, prestasi profesional dan akademis karyawan baru, serta beberapa fakta menarik tentang mereka.

(Bersambung ke Artikel Selanjutnya)