(Businesslounge Journal-Entrepreneurship)
Tujuan akhir dari benchmarking adalah perbaikan berkelanjutan, sesuatu yang harus dituju oleh semua bisnis. Membandingkan bisnis Anda dengan bisnis lain dapat membantu Anda menghasilkan ide-ide yang dapat Anda adopsi untuk maju.
Apa yang dimaksud dengan proses benchmarking pada umumnya?
Dalam bentuknya yang paling sederhana, benchmarking melibatkan penentuan di mana Anda berada, di mana Anda ingin berada, dan bagaimana Anda berencana untuk mencapainya. Berikut adalah ikhtisar singkat tahapan proses benchmarking yang diikuti sebagian besar bisnis:
1. Rencanakan apa yang ingin Anda jadikan patokan.
Benchmarking dimulai dengan mengidentifikasi apa yang ingin Anda ukur. Baik itu gaji, penjualan, pengembangan tim, atau area pertumbuhan lainnya, Anda pasti ingin menentukan aktivitas yang Anda jadikan tolok ukur dan metrik utama yang akan Anda gunakan untuk melacak kemajuan.
2. Melakukan penelitian untuk mengumpulkan data yang relevan.
Setelah Anda mengetahui apa yang ingin Anda ukur, Anda dapat mulai berbicara dengan karyawan, pesaing, pelanggan, dan pemangku kepentingan bisnis lainnya yang mungkin terlibat atau terkena dampaknya. Memulai percakapan tatap muka atau kelompok atau mengumpulkan tanggapan survei dari pihak-pihak ini dapat memberikan umpan balik yang berharga untuk menginformasikan proses pembandingan Anda.
Anda juga harus melakukan penelitian tentang posisi perusahaan atau departemen lain saat ini. Misalnya, jika Anda membuat tolok ukur gaji, Anda sebaiknya melihat situs seperti Glassdoor dan Payscale untuk melihat berapa yang dibayar perusahaan lain untuk peran dan jabatan yang sama di organisasi Anda. Memahami rata-rata industri atau departemen dapat membantu Anda menetapkan tolok ukur Anda sendiri dengan lebih baik untuk mengukur kinerja perusahaan Anda.
3. Analisis data untuk menilai di mana Anda berada dan di mana Anda ingin berada.
Dengan menggunakan penelitian dan data yang dikumpulkan, Anda dapat mengetahui di mana kinerja Anda saat ini dibandingkan dengan perusahaan atau departemen lain dan menentukan tujuan perbaikan yang tepat dan realistis. Menyusun data Anda dalam format yang mudah dicerna (misalnya grafik atau bagan) dapat memberi Anda gambaran menyeluruh tentang kesenjangan apa pun dalam kinerja Anda dan seberapa jauh Anda harus berusaha untuk mencapai tolok ukur yang Anda inginkan.
4. Kembangkan rencana aksi.
Ini adalah fase penerapan proses benchmarking di mana Anda akan mengembangkan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda dan pemangku kepentingan ambil untuk mencapai tujuan Anda. Mendefinisikan kesuksesan dan rencana tindakan di awal memberi Anda jalur yang jelas untuk mencapai tolok ukur Anda.
Cara yang baik untuk memulai adalah dengan memanfaatkan pendekatan penetapan tujuan umum seperti SMART (Specific, Measurable, Actionable, Relevant, Time-Bound) dan HEART (Habit-Forming, Emotional, Actionable, Realistic, Time-Bound). Dengan menggunakan salah satu pendekatan ini, Anda dapat memecah sasaran benchmarking secara keseluruhan (“meningkatkan penjualan”) menjadi langkah-langkah kecil dengan tenggat waktu yang konkret (“menjangkau lima prospek baru per minggu selama kuartal berikutnya”).
5. Pantau kemajuan Anda.
Secara berkala, periksa kemajuan yang dicapai tim Anda terhadap tujuan yang ditentukan dalam rencana tindakan Anda. Ini mungkin mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan, namun penting untuk melacak metrik Anda secara konsisten. Jika Anda memenuhi tolok ukur Anda, itu berarti rencana Anda telah berhasil dan Anda harus melanjutkannya. Jika tidak, Anda mungkin perlu meninjau kembali rencana Anda dan melakukan tindakan yang benar.
Meskipun langkah-langkah ini dapat disesuaikan dengan banyak operasi bisnis yang berbeda, perusahaan Anda mungkin ingin mengembangkan proses pembandingan uniknya sendiri berdasarkan sasaran spesifik yang ingin Anda capai. Bergantung pada keadaan Anda saat ini dan ke mana Anda ingin pergi, beberapa langkah mungkin lebih rumit atau memerlukan bantuan mitra eksternal.
Untuk mulai membuat tolok ukur, identifikasi metrik yang ingin Anda lacak, nilai posisi Anda saat ini, dan tentukan seperti apa kesuksesan itu. Kemudian, buat rencana tindakan dan lacak kemajuan Anda secara teratur.
Contoh benchmarking
Tidak yakin harus mulai dari mana dalam proses benchmarking Anda? Berikut adalah contoh hipotetis tentang cara kerjanya untuk organisasi Anda:
Sebuah perusahaan menggunakan sistem tiket yang sama untuk departemen layanan pelanggan dan departemen TI-nya. Saat chief operating officer melihat statistik dasbor, dia melihat bahwa tim TI menyelesaikan 80% tiketnya dalam waktu tiga hari, yang jauh lebih cepat daripada tim layanan pelanggan.
Dia memulai proses benchmarking untuk tiket tertutup dan mempelajari apa yang dilakukan tim TI untuk mencapai hasilnya. COO mengetahui bahwa setiap kali ada tiket masuk untuk TI, kepala departemen akan menugaskan tiket tersebut kepada anggota tim yang paling ahli di bidangnya, sementara tiket layanan pelanggan akan diberikan kepada karyawan mana pun yang saat ini tersedia.
Tim layanan pelanggan mengadopsi praktik penugasan tiket tim TI berdasarkan keahlian dan menetapkan tujuan untuk memotong setengah waktu penutupan tiket rata-rata mereka pada akhir bulan berikutnya. Setelah beberapa minggu mengikuti praktik ini, perwakilan layanan pelanggan mengatasi lebih banyak masalah setiap minggunya dan berhasil mencapai tolok ukur waktu yang ditentukan tim TI.
Kesimpulan utama: Proses benchmarking memungkinkan tim atau perusahaan menentukan praktik spesifik apa yang membantu departemen lain atau pesaing mencapai hasil tertentu. Tim atau perusahaan kemudian dapat mengadopsi praktik tersebut untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Cara membuat benchmarking berfungsi untuk bisnis Anda
Jika bisnis Anda ingin memulai proses benchmarking, hal terpenting yang dapat Anda lakukan adalah melibatkan karyawan Anda dalam proses tersebut. Perubahan adalah bagian yang sulit namun penting dalam mencapai tujuan tolok ukur Anda, dan penting bagi semua orang di tim Anda untuk memahami apa yang perlu mereka lakukan, kapan mereka perlu melakukannya, dan bagaimana caranya.
Memberi setiap orang tempat duduk di meja dan membiarkan suara mereka didengar akan membantu Anda mendorong dan menumbuhkan kreativitas, kata Zheng. Ide-ide hebat bisa datang dari mana saja dalam organisasi, dan Anda mungkin menemukan bahwa karyawan tingkat bawah memiliki rencana terbaik untuk meningkatkan proses tertentu.
“Jangan terjebak dalam pemikiran bahwa hanya manajer senior yang dapat menawarkan ide-ide inovatif,” kata Zheng. “Ciptakan mekanisme di mana setiap karyawan dapat menjadikan perusahaan lebih baik dan memberikan penghargaan yang sesuai kepada mereka karena mewujudkan ide-idenya.”
Libatkan karyawan Anda dari semua tingkatan dalam proses benchmarking. Hal ini tidak hanya akan menghasilkan ide-ide yang beragam dan layak dalam jumlah terbesar, namun juga mendorong dukungan dari tim Anda